Το πρόγραμμα είναι ένα module του Workspace σας με το οποίο μπορείτε να οργανώσετε τις τακτικές και επαναλαμβανόμενες εργασίες που κάνετε στους πελάτες σας.

Δημιουργήστε εύκολα ένα σύστημα για να φτιάχνετε και να αναθέτετε αυτόματα εργασίες, και οπτικοποιήστε όλη την πληροφορία ώστε να γνωρίζετε εύκολα ποιες δουλείες πρέπει να γίνουν, ποιες έχουν ήδη ολοκληρωθεί και ποιες ακόμα είναι σε εκκρεμότητα χωρίς τη χρήση Excel ή άλλων συστημάτων που δεν έχουν τη δυνατότητα να εφαρμοστούν από περισσότερα μέλη μιας επιχείρησης.

Ένα πρόγραμμα μπορεί να είναι σαν την εικόνα παρακάτω:

Για κάθε πελάτη, βλέπετε τι δουλειές έχετε να κάνετε, τι έχει γίνει, ποιο μέλος της επιχείρησης σας έχει εμπλακεί και ταυτόχρονα ξέρετε τι έχετε ακόμα υπόλοιπο. 

Δημιουργήστε τη δομή που θέλετε, επιλέξτε τον τύπο της πληροφορίες που θέλετε σε κάθε βήμα να καταχωρήσετε, προγραμματίστε τις εργασίες που θέλετε να φτιάχνετε αυτόματα, και οργανώστε τη καθημερινότητα σας.

Εφόσον είναι ενεργό το module του Προγράμματος στο Workspace σας, στο κεντρικό μενού θα βρείτε την επιλογή Πρόγραμμα. Από εκεί, πατήστε στη επιλογή Νέο πρόγραμμα και θα σας ανοίξει μια σελίδα σαν την παρακάτω:

Η φόρμα νέου προγράμματος χωρίζεται σε τρεις ενότητες. Στις Πληροφορίες. στις Εργασίες, και τέλος τους Πελάτες.

Στη σελίδα με τις Πληροφορίες ορίζετε βασικές πληροφορίες για το πρόγραμμα όπως:

1) Το όνομα του προγράμματος 

2) Την ομάδα που είναι υπεύθυνη για το πρόγραμμα αυτό. (Σημ: η ομάδα που θα οριστεί θα έχει πρόσβαση στο πρόγραμμα αυτό)

3) Την περίοδο επανάληψης του προγράμματος (πχ. κάθε μήνα ή κάθε εβδομάδα ή ημερησίως)

Η σελίδα των Εργασιών είναι η βασική σελίδα στην οποία περιγράφουμε το πρόγραμμα μας.

Από τη σελίδα αυτή μπορούμε να προσθέσουμε (1) νέες εργασίες στο πρόγραμμα μας, ενώ ταυτόχρονα μπορούμε να επεξεργαστούμε ή να διαγράψουμε υπάρχουσες εργασίες (2).

Δείτε περισσότερα στην ενότητα: Τι είναι οι εργασίες σε ένα πρόγραμμα

Τέλος στη σελίδα των Πελατών μπορούμε να προσθέσουμε (1) ή να αφαιρέσουμε (2) πελάτες από το πρόγραμμα.

Οι εργασίες είναι το πιο σημαντικό κομμάτι του προγράμματος σας. Μπορείτε να περιγράψετε μέσω των εργασιών τις δουλειές που θέλετε να κάνετε ανά επαναλαμβανόμενη περίοδο και με αυτό τον τρόπο να φτιάξετε το πρόγραμμα σας.

Τα βασικά στοιχεία των εργασιών είναι (1) το όνομα της εργασίας, (2) ο τύπος, και τυχόν άλλα πεδία ή δυνατότητες που προσφέρει ο κάθε τύπος εργασίας.

Οι διαθέσιμοι τύποι εργασιών είναι:

- Φράση

Ο τύπος Φράση δίνει τη δυνατότητα στους συνεργάτες σας να συμπληρώσουν ανοιχτό κείμενο στο πρόγραμμα σας ώστε να προσφέρουν κάποια πληροφόρηση η οποία μπορεί να μην χρειάζεται συγκεκριμένη δομή (πχ. Σημειώσεις)

- Νούμερο

Ο τύπος Νούμερο σας δίνει τη δυνατότητα στους συνεργάτες σας να συμπληρώσουν έναν αριθμό στο πρόγραμμα σας (πχ. Αριθμός φακέλου)

- Δεκαδικό

Ο τύπος Δεκαδικό δίνει τη δυνατότητα στους συνεργάτες σας να συμπληρώσουν ένα ποσό στο πρόγραμμα σας (πχ. Αξία ΦΠΑ)

- Ημερομηνία

Ο τύπος Ημερομηνία δίνει τη δυνατότητα στους συνεργάτες σας να συμπληρώσουν μια ημερομηνία στο πρόγραμμα (πχ. Ημ/νια καταχώρησης παραστατικών)

- Ναί/ Όχι

Ο τύπος Ναί/ Όχι δίνει τη δυνατότητα στους συνεργάτες σας να επιλέξουν μεταξύ Ναι ή Όχι για μια ενέργεια που έχει πραγματοποιηθεί (πχ. Ειδοποίηση πελάτη)

- Ομάδα

Ο τύπος Ομάδα σας επιτρέπει να ομαδοποιήσετε τις εργασίες σας ώστε να είναι πιο ξεκάθαρο το πρόγραμμα σας και να διατηρεί τη λογική δομή που εσείς επιθυμείτε

- Λίστα

Ο τύπος Λίστα δίνει τη δυνατότητα στους συνεργάτες σας να επιλέξουν μεταξύ συγκεκριμένων επιλογών που έχετε ορίσει εσίες για μια ενέργεια που έχει πραγματοποιηθεί (πχ. Κατάσταση δήλωσης ΦΠΑ - Χρεωστική / Πιστωτική)

- Λίστα Πολλαπλής επιλογής

Η διαφορά της Λίστας Πολλαπλής επιλογής από τη Λίστα είναι ότι σας επιτρέπει να διαλέξετε περισσότερες από μία επιλογές στο πεδίο που εμφανίζεται

- Εργασία

Ο τύπος Εργασία δίνει τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα Εργασία στο Workspace σας ως πρότυπη εργασία την οποία το πρόγραμμα θα αντιγράψει και θα αναθέσει σε κάθε πελάτη και συνεργάτη σας. Οι Εργασίες του Forin Workspaces είναι ένας σύνθετος μηχανισμός που μπορεί να καλύψει κάθε μορφή εργασίας που πρέπει να πραγματοποιηθεί. Για κάθε εργασία μπορείτε να επιλέξετε σε ποιόν θα ανατεθεί, πότε θα δημιουργηθεί και ποιά θα είναι η ημερομηνία παράδοσης της

- Φορολογικό ημερολόγιο

Ο τύπος Φορολογικό ημερολόγιο είναι μια επέκταση της Εργασίας όπου μπορείτε να διαλέξετε μια φορολογική υποχρέωση από το Φορολογικό Ημερολόγιο του Forin.gr και το σύστημα θα δημιουργήσει μια σχετική εργασία για την προθεσμία αυτή. Έχετε αντίστοιχες επιλογές με τις Εργασίες και επιπλέον μπορείτε να διαλέξετε αν μια προθεσμία θα αφορά όλους τους πελάτες του προγράμματος ή μόνο αυτούς που έχουν τη συγκεκριμένη τακτική υποχρέωση ορισμένη (Βλ. Τι είναι τα φορολογικά στοιχεία του πελάτη μου)

Επιπλέον έχετε τη δυνατότητα να διαλέξετε μεταξύ κοινών φορολογικών υποχρεώσεων όπως:

- Δήλωση ΦΠΑ

- Ανακεφαλαιωτικός πίνακας

- Αναλυτική περιοδική δήλωση (ΑΠΔ)

- Δήλωση Φόρου Μισθωτών Υπηρεσιών (ΦΜΥ)

Οι εργασίες αυτές πραγματοποιούν αυτόματους ελέγχους για το αν θα πρέπει να ενεργοποιηθούν σε κάθε πελάτη, και σε περίπτωση που δεν πρέπει να ενεργοποιηθούν (πχ. έχετε ένα πελάτη με απλογραφικά βιβλία, έχετε ενεργοποιήσει τη Δήλωση ΦΠΑ αλλά είναι το πρόγραμμα του Φεβρουαρίου) το αντίστοιχο πεδίο θα εμφανίζεται απενεργοποιημένο ώστε να είμαι εμφανές ότι δεν υπάρχει τέτοια υποχρέωση για την περίοδο αυτή.