Το Workspace σας έχει έναν πολύ ευέλικτο μηχανισμό ειδοποιήσεων τον οποίο μπορείτε να προσαρμόσετε για να δημιουργήσετε τις δικές σας ειδοποιήσεις στα γεγονότα που συμβαίνουν στο workspace σας.

Πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις (1) και στη συνέχεια επιλέξτε τις Ειδοποιήσεις (2) 

Στη λίστα  ​που εμφανίζεται υπάρχουν δύο βασικά tabs που διακρίνουν τα είδη των ειδοποιήσεων. Είναι οι ειδοποιήσεις Χρηστών και οι ειδοποιήσεις Πελατών.

Ενώ κάθε ειδοποίηση ανήκει σε ένα συγκεκριμένο υποσύστημα από τα:

• Αιτήματα
• Έργα
• Εργασίες
• Πελάτες

Οι ειδοποιήσεις χρηστών αφορούν τους χρήστες του workspace ενώ οι ειδοποιήσεις πελατών αφορούν λογαριασμούς πελατών. Μέσα από το σύστημα αυτό έχετε τη δυνατότητα να δημιουργήσετε ένα σύνθετο πλέγμα ειδοποιήσεων (είτε μέσω email είτε μέσω push notifications) προς τους συνεργάτες σας είτε προς τους πελάτες σας.

Για παράδειγμα μέσα από τις ειδοποιήσεις του Workspace σας μπορείτε αυτόματα να στείλετε email στον πελάτη σας όταν μια εργασία που σας έχει αναθέσει έχει ολοκληρωθεί.

Δείτε αναλυτικά πληροφορίες για τη δημιουργία ειδοποιήσεων στην ενότητα Δημιουργία ειδοποιήσεων.

Αν δημιουργήσετε ή προσπαθήσετε να επεξεργαστείτε μια ειδοποίηση θα ανοίξει μια οθόνη σαν αυτή παρακάτω:

Υπάρχουν 3 βασικά tabs που περιγράφουν την ειδοποίηση:

Γενικά

Στο tab Γενικά ορίζεται τους βασικούς κανόνες της ειδοποίησης όπως:

- αν αφορά ειδοποίηση χρήστη ή πελάτη (1)

- το όνομα της ειδοποίησης (2)

- το υποσύστημα που αφορά η ειδοποίηση αυτή (3)

- το γεγονός που ενεργοποιεί την ειδοποίηση (4)

- τους παραλήπτες της ειδοποίησης αυτής (5)

Συνθήκες

Στο tab Συνθήκες μπορείτε να ορίσετε συνθήκες που πρέπει να ισχύουν για να αποσταλεί μια ειδοποίηση

Για παράδειγμα αν θέλουμε να δημιουργήσουμε μια ειδοποίηση η οποία θα ενεργοποιηθεί όταν μια εργασία αλλάξει σε κατάσταση Ολοκληρώθηκε θα συμπληρώσουμε:

Πεδίο: [task].status.id

Σύγκριση: =

Τιμή: 3

Templates

Στο tab Templates ορίζουμε τα πρότυπα κείμενα για τις ειδοποιήσεις είτε πρόκειται για ειδοποίηση Push Notification είτε πρόκειται για Email. Αν η ειδοποίηση αφορά Πελάτη αυτή τη στιγμή υπάρχει διαθέσιμη μόνο η ειδοποίηση μέσω Email.

Πολλές φορές αυτά που συμβαίνουν στο Workspace σας είναι σημαντικά και το σύστημα φροντίζει να σας ενημερώσει σχετικά. Το Workspace σας, σας ενημερώνει:

• μέσω των ειδοποιήσεων που εμφανίζονται μέσα στην εφαρμογή (στο εικονίδιο με το καμπανάκι),
• μέσω email και
• μέσω ειδοποιήσεων browser (push notifications)

Κάθε ειδοποίηση έχει συγκεκριμένους κανόνες σχετικά με το ποιοί θα πρέπει να είναι κάθε φορά οι παραλήπτες της αλλά εσείς έχετε τη δυνατότητα να ρυθμίσετε αν θέλετε να λαμβάνετε email ή ειδοποιήσεις browser καθώς επίσης και να επιλέγετε ποιες ειδοποιήσεις σας ενδιαφέρουν.

Μπορείτε να ρυθμίσετε τις ειδοποιήσεις από τις ρυθμίσεις σας (Βλ. Οι ρυθμίσεις μου) και συγκεκριμένα πατώντας στο Tab Ειδοποιήσεις θα σας ανοίξει μια σελίδα σαν την παρακάτω:

Από τη σελίδα αυτή μπορείτε να διαλέξετε για τι θέλετε να ειδοποιήστε:

• για τα πάντα
• για συγκεκριμένες καταστάσεις ή 
• για τίποτα

 Αν επιλέξετε "συγκεκριμένες καταστάσεις" θα εμφανιστεί το υπο-μενού που βλέπετε στην εικόνα παραπάνω από το οποίο μπορείτε να επιλέξετε τις καταστάσεις που σας ενδιαφέρουν

Επίσης θα πρέπει να επιλέξετε πως θέλετε να ειδοποιήστε:

• μέσω email
• μέσω browser ειδοποιήσεων