Με τη διαχείριση χρόνου του Forin Workspaces έχετε τη δυνατότητα να καταγράψετε τις δικές σας ώρες εργασίας κάθως και των συνεργατών σας εύκολα και γρήγορα. 

Μπορείτε έτσι να παρακολουθήσετε την παραγωγικότητα της επιχείρησής σας, τη συμμετοχή των συνεργατών σας ενώ ταυτόχρονα μπορείτε να υπολογίσετε κόστη άνα εργασία ή και την κερδοφορία σας ανά εργασία και πελάτη

Προσθέστε μία νέα καταχώρηση χρόνου εύκολα και γρήγορα ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

1. Πατήστε την επιλογή + νέο που βρίσκεται δίπλα από την επιλογή Διαχείριση χρόνου. Στη συνέχεια θα σας ανοίξει η σχετική φόρμα για να προσθέσετε μια νέα εγγραφή:

Το απαραίτητα πεδία έχουν κόκκινο περίγραμμα ενώ τα υπόλοιπα είναι προαιρετικά.

Τα πεδία που υπάρχουν διαθέσιμα είναι τα εξής:

1. Χρεώσιμος χρόνος

Μπορείτε να επιλέξετε αν επιθυμείτε η καταχώρηση αυτή να είναι χρεώσιμη ή μη για τον πελάτη. Διακρίνοντας το χρόνο σας σε χρεώσιμο ή μη μπορείτε να εκτιμήσετε καλύτερα την τιμή ανά εργασία 

2. Έναρξη (Υποχρεωτικό πεδίο)

Επιλέξτε την ημερομηνία και ώρα έναρξης της εργασίας σας.

3. Λήξη

Επιλέξτε την ημερομηνία και ώρα λήξης της εργασίας σας. Εφόσον συμπληρωθεί η λήξη της εργασάις στα δεξιά ενημερώνεται η διάρκεια της.

4. Συνολικός χρόνος εργασίας

Μπορείτε να συμπληρώσετε απευθείας το χρόνο που θέλετε να καταχωρήσετε σε ώρες:λεπτά. 

5. Εργασία 

Επιλέγοντας μια εργασία μπορείτε να συνδέσετε το χρόνο που καταχωρείτε με μια ήδη υπάρχουσα εργασία. Μέσω της εργασίας είναι δυνατή η διασύνδεση και με τον Πελάτη ώστε να έχετε συνολική εικόνα του χρόνου που έχετε αφιερώσει.

6. Περιγραφή 

Μπορείτε να προσθέστε σχόλια / επεξηγήσεις για την καταχώρηση που θέλετε να δημιουργήσετε.

Μόλις τελειώσετε την εισαγωγή των δεδομένων πατήστε στο κουμπί Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε το χρόνο εργασίας σας.

Μέσα στο Workspace σας μπορείτε να ενεργοποιήσετε το χρονόμετρο για να καταγράφετε τις ώρες εργασίας σας όπως εργάζεστε. Το χρονόμετρο υπάρχει σε τρία σημεία στην εφαρμογή:

1. Μέσα στην εργασία

2. Στο dashboard

3. Στη σελίδα των καταχωρήσεων χρόνου

Στο πεδίο "Σε τι εργάζεστε τώρα" μπορείτε να επιλέξετε από τις διαθέσιμες εργασίες στις οποίες εμπλέκεστε.

Μόλις ξεκινήσετε το χρονόμετρο, ο χρόνος ξεκινάει να μετρά. Στο πάνω μέρος του Workspace σας εμφανίζεται η ένδειξη ότι το χρονόμετρο τρέχει, και από τη στιγμή αυτή μπορείτε να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε το Workspace σας κανονικά χωρίς περιορισμό. 

Μπορείτε να κάνετε παύση στο χρονόμετρο πατώντας το σχετικό κουμπί ή εναλλακτικά να σταματήσετε το χρονόμετρο. Όταν σταματήσετε το χρονόμετρο η φόρμα συμπλήρωσης χρόνου ανοίγει αυτόματα με όλα τα πεδία προ-συμπληρωμένα (έναρξη, λήξη, διάρκεια, εργασία).

Πατώντας στην επιλογή Διαχείριση χρόνου από τις επιλογές στα αριστερά μπορείτε να δείτε όλες τις καταχωρήσεις που έχετε πραγματοποιήσει.

Μπορείτε να επιλέξετε την περίοδο που σας ενδιαφέρει ή να ξεκινήσετε το χρονόμετρο καταχώρησης χρόνου (Βλ. Χρονόμετρο καταχώρησης χρόνου)

Πατώντας στα αντίστοιχα εικονίδια ανά καταχώρηση μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε την καταχώρηση. 

Σε κάθε εργασία, στο πάνω μέρος υπάρχει διαθέσιμο το tab Ώρες. Πατώντας εκεί θα ανοίξει μια οθόνη σαν την επόμενη:

Στη σελίδα αυτή, έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε την περίοδο που σας ενδιαφέρει και να εμφανιστούν όλες οι πληροφορίες που έχουν καταχωρηθεί για τη συγκεκριμένη εργασία, αναλυτικά, σε μορφή γραφήματος καθώς επίσης και:

1. Η τιμή της εργασίας (εφόσον έχει καθοριστεί στην εργασία. Βλ. Πως προσθέτω μια νέα εργασία)

2. Η τιμή της εργασίας με βάση τις εργατοώρες που έχουν καταγραφεί

3. Το κόστος της εργασίας

4. Το σύνολο των εργατοωρών

Με αυτό τον τρόπο έχετε άμεση εικόνα της εργασίας, του κόστους και της κερδοφορίας της.

Για να μπορεί το σύστημα να υπολογίζει κόστος και τιμή εργασιών με βάση τις εργατοώρες που έχουν καταχωρηθεί θα πρέπει να συμπληρώσετε αντίστοιχα κόστος και χρέωση ανά συνεργάτη.

Επιλέξτε Ρυθμίσεις - Χρήστες. Πατώντας επεξεργασία στον χρήστη που σας ενδιαφέρει θα ανοίξει η σελίδα Επεξεργασίας Χρήστη. Εκεί υπάρχει διαθέσιμη στον διαχειριστή η επιλογή Κόστη / Χρεώσεις

Εκεί πατώντας στο + Νέα εγγραφή μπορείτε να προσθέσετε αντίστοιχα Κόστος και Χρέωση για τον συνεργάτη.  Κάθε καταχώρηση μπορεί να έχει Έναρξη και Λήξη για τις τιμές που έχουν καθοριστεί ώστε να χρεωθούν οι ώρες του συνεργάτη διαφορετικά ανά περίοδο χωρίς να επηρεάζει η αλλαγή προηγούμενες κοστολογήσεις. Η τρέχουσα καταχώρηση που ισχύει σήμερα και στο μέλλον θα πρέπει να έχει το πεδίο της Λήξης κενό (όπως φαίνεται στην εικόνα παραπάνω).

Κάθε βράδυ το workspace σας κάνει επανυπολογισμό των χρεώσεων εφόσον προσθέσετε καινούργια κόστη / χρεώσεις ή αν αλλάξετε κάποια τιμή σε κάποιο συνεργάτης σας.

Δείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο χρέωσης των ωριαίων χρεώσεων στην ενότητα Ωριαίες χρεώσεις

To workspace σας έχει ένα πολύ δυναμικό τρόπο να υπολογίσει τις ωριαίες χρεώσεις και τα κόστη που προκύπτουν από το χρόνο που καταγράφουν οι συνεργάτες σας.

Υπάρχουν 4 επίπεδα ωριαίων χρεώσεων:

1. Χρέωση εργασίας (Βλ. Χρεώσεις εργασίας)

2. Χρέωση έργου (Βλ. Χρεώσεις έργου)

3. Χρέωση πελάτη (Βλ. Χρεώσεις πελάτη)

4. Χρέωση χρήστη (Βλ. Πώς μπορώ να βάλω κόστος και χρέωση ανά συνεργάτη;)

Κάθε επίπεδο έχει προτεραιότητα σε σχέση με το προηγούμενο επίπεδο και υπερισχύει σε περίπτωση που έχει ορισμένη χρέωση. Άρα αν μια εργασία έχει χρέωση υπερισχύει η χρέωση της εργασίας έναντι όλων των προηγούμενων επιπέδων (Έργο, Πελάτης, Χρήστης). 

Αν η χρέωση ή το κόστος είναι κενό σε κάποιο από τα επίπεδα τότε αυτόματα το σύστημα επιλέγει την χρέωση ή το κόστος από το αμέσως προηγούμενο επίπεδο που υπάρχει τιμή.

Ας περιγράψουμε ένα παράδειγμα:

Έχουμε ορίσει πως η ωριαία χρέωση ενός συνεργάτη μας είναι 60 ευρώ ενώ αντίστοιχα το ωριαίο κόστος του ανέρχεται στα 20 ευρώ. Ένας νέος πελάτης έρχεται με τον οποίο συμφωνούμε σε μια συνεργασία η οποία όμως λέει πως ανεξαρτήτως ποιός συνεργάτης τον εξυπηρετεί η ωριαία χρέωση μας για αυτόν θα είναι 50 ευρώ.

Ρυθμίζουμε τις χρεώσεις και τα κόστη αντίστοιχα:

Στον χρήστη:

και στον πελάτη:

Στη συνέχεια προχωράμε και δημιουργούμε εργασίες για τον πελάτη αυτό. Μόλις ο συνεργάτης μας καταχωρήσει 1 χρεώσιμη ώρα εργασίας σε μια εργασία που ανήκει στον συγκεκριμένο πελάτη το σύστημα θα προσπαθήσει να εκτιμήσει τις ωριαίες χρεώσεις και τα κόστη για την εργασία αυτή. Εφόσον υπάρχει χρέωση ανά εργασία (50,00 ευρώ) αυτή έχει προτεραιότητα σε σχέση με την χρέωση ανά χρήστη. Όμως η χρέωση της εργασίας δεν έχει ορισμένο κόστος, όπως φαίνεται στο παράδειγμα μας παραπάνω, άρα το σύστημα θα επιλέξει το κόστος από την τιμή του χρήστη (20,00 ευρώ)