1008225/63/0015/5.2.2007

ΘΕΜΑ: Εξόφληση τιμολογίου από Ν.Π.Δ.Δ. με επικυρωμένο φωτοαντίγραφο λόγω απώλειας του πρωτότυπου φορολογικού στοιχείου.

Απαντώντας στην από 11-1-2007 αίτησή σας, η οποία διαβιβάστηκε στην υπηρεσία μας από την Δ.Ο.Υ. Χαλανδρίου με το 1742/23-1-2007 έγγραφό της με την οποία ερωτάτε εάν η Ιερά Μονή που είναι Ν.Π.Δ.Δ. μπορεί να προβεί σε εξόφληση τιμολογίου με φωτοαντίγραφο όταν έχει για διάφορους λόγους χαθεί το πρωτότυπο καθώς επίσης και τι ορίζει η σχετική νομοθεσία και ο Κ.Β.Σ. για τις περιπτώσεις αυτές και ποιες εναλλακτικές λύσεις υπάρχουν θέτουμε υπόψη σας τα ακόλουθα:

1. Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 18 παρ.2 του Κ.Β.Σ (π.δ. 186/1992) “Κάθε εγγραφή στα βιβλία, που αφορά συναλλαγή ή άλλη πράξη του υπόχρεου, πρέπει να στηρίζεται σε στοιχεία που προβλέπονται από τις διατάξεις του Κώδικα αυτού ή σε δημόσια έγγραφα ή σε άλλα πρόσφορα αποδεικτικά στοιχεία”.

2. Επίσης από τις διατάξεις του Κ.Β.Σ. δεν παρέχεται η δυνατότητα στις περιπτώσεις απώλειας πρωτότυπων φορολογικών στοιχείων, η έκδοση νέου (ταυτάριθμου ή μη).

3. Όπως έχει γίνει δεκτό από τη Διοίκηση, (έγγραφό μας 1121541/1125/0015/16-11-1995), σε περίπτωση απώλειας των πρωτότυπων φορολογικών στοιχείων, ο αποδέκτης αυτών δύναται να καταχωρήσει τη σχετική συναλλαγή στα τηρούμενα βιβλία, με βάση φωτοτυπίες των παραστατικών αυτών εκ των στελεχών τους, με την προϋπόθεση ότι θα φέρουν επικύρωση του εκδότη τους, θεωρούμενα ως πρόσφορα αποδεικτικά στοιχεία των συναλλαγών που απεικονίζονταν στα πρωτότυπα. Διευκρινίζεται ότι, η δυνατότητα χρησιμοποίησης φωτοτυπιών λόγω απώλειας πρωτοτύπων φορολογικών στοιχείων, δεν αποκλείει τη διερεύνηση των ουσιαστικών στοιχείων που αφορούν τη συναλλαγή, από την αρμόδια φορολογική αρχή. Η ως άνω αντιμετώπιση της απώλειας των φορολογικών στοιχείων όπως είναι αυτονόητο, αφορά τους επιτηδευματίες τα δικαιώματα και οι υποχρεώσεις των οποίων, όσον αφορά την τήρηση των φορολογικών τους βιβλίων και στοιχείων, είναι το αντικείμενο των διατάξεων του Κ.Β.Σ. Έχει δε σαν σκοπό την ορθή αντιμετώπιση της εμφάνισης των συναλλαγών τους για τις ανάγκες της κύριας φορολογίας (εισοδήματος και Φ.Π.Α.). Τα παραπάνω δεν έχουν εφαρμογή στις περιπτώσεις απώλειας πρωτότυπων φορολογικών στοιχείων με βάση τα οποία διεκδικείται πληρωμή, απαίτησης κατά του Δημοσίου ή Ν.Π.Δ.Δ., καθόσον στις περιπτώσεις αυτές ακολουθείται η διαδικασία που καθορίσθηκε από την αρμόδια Δ/νση του Γ.Λ.Κ., με τα έγγραφά της 38792/382/22-4-1987 και 108616/1111/6-11-1988 αντίγραφα των οποίων σας επισυνάπτουμε για πληρέστερη ενημέρωσή σας.