Του Βασίλη Κορρέ, Οικονομολόγου, MBA, Λογιστή Α' Τάξης

Λογιστικές εγγραφές

Πριν από οποιαδήποτε απεικόνιση λογιστικής εγγραφής, είναι σκόπιμο να θυμηθούμε, να ξεκαθαρίσουμε, αλλά και να κάνουμε γνωστές στους νέους και επίδοξους λογιστές, ορισμένες σημαντικές λεπτομέρειες, με τον επαναπροσδιορισμό σημαντικών εννοιών.

Είναι σημαντικό να μιλήσουμε για το Λογιστικό σχέδιο λογαριασμών, για τις Γενικές αρχές τήρησης, για την τήρηση των Γενικών αρχών των λογαριασμών και πολύ σημαντικό να αποσαφηνίσουμε την έννοια του Κόστους, του Εξόδου, αλλά και της Δαπάνης.

Έννοιες πολύ κοντά η μία με την άλλη –δυσθεώρητες οι διαφορές- αλλά τελείως διαφορετικές όταν αναφερόμαστε σε αυτές, και πρέπει ο Λογιστής-Οικονομολόγος να γνωρίζει τι λέει όταν αναφέρεται σε αυτές τις έννοιες.

Τις παραπάνω έννοιες τις βρίσκουμε ενταγμένες στους λογαριασμούς του Γενικού Λογιστικού Σχεδίου το οποίο απαρτίζεται από τρείς (3) αυτόνομες ομάδες, ανεξάρτητες μεταξύ τους.

Οι ομάδες αυτές είναι δυνατόν να λειτουργούν κάτω από το ίδιο λογιστικό κύκλωμα αλλά η κάθε μία λειτουργεί αυτόνομα και δεν επηρεάζεται από την άλλη, δίνοντας τις πληροφορίες που πρέπει και έχουν ορισθεί να δίνουν.

Έχουμε λοιπόν τις εξής ομάδες :

Λογιστικό Σχέδιο

Ομάδα 1-8 ή Λογαριασμοί ουσίας της Γενικής Λογιστικής

Ομάδα 9 ή Λογαριασμοί Αναλυτικής Λογιστικής

Ομάδα 0 ή Λογαριασμοί Τάξεως (κυρίως Πληροφοριακοί )

Οι λογαριασμοί ενημερώνονται με την χρεοπίστωσή τους.

Σκοπός η κατ είδος ενημέρωση των λογαριασμών.

Κατ επέκταση η κατ είδος πληροφόρηση του Μετόχου, του Εταίρου, των Κράτους μέσω των Δημοσίων Οικονομικών υπηρεσιών, και εν τέλει του απλού κοινού, του εν δυνάμει αγοραστή ή του εν δυνάμει επενδυτή στην υπό εξεταζόμενη εταιρεία.

Σημαντική πληροφόρηση σε όλους τους παραπάνω δίνει ένας λογαριασμός, αυτός της Γενικής Εκμετάλλευσης, στον οποίο συγκεντρώνονται λογαριασμοί από την Ομάδα 1-8, όπως αυτοί των Αποθεμάτων (λογ. 2) των οργανικών εξόδων (λογ. 6) καθώς και των οργανικών εσόδων (λογ. 7).

Γενικές αρχές τήρησης λογαριασμών

Για την τήρηση των Γενικών αρχών τήρησης των λογαριασμών, θα πρέπει πρώτα να έχουμε εξασφαλίσει τις τρείς (3) πολύ σημαντικές αρχές τήρησης οι οποίες ήδη έχουν αναφερθεί.

Οι τρείς (3) αρχές δεν είναι άλλες από την

• αρχή της αυτονομίας των ομάδων λογαριασμών, την
• αρχή της κατ' είδος συγκεντρώσεως των αποθεμάτων, εξόδων και εσόδων, και την
• αρχή της καταρτίσεως του λογαριασμού της γενικής εκμεταλλεύσεως με λογιστικές εγγραφές.

Στην τήρηση τώρα των λογαριασμών και τις αρχές που την διέπουν, ισχύουν οι βασικές αρχές της

α) της ύπαρξης παραστατικού (δικαιολογητικού)

β) υποχρεωτικής τήρησης αναλυτικών μερίδων σε καρτέλες

γ) ενημέρωσης των λογαριασμών της προτελευταίας βαθμίδας (περιληπτικούς) μόνο με τη συνολική κίνηση από την κίνηση (χρεοπίστωση) των αντίστοιχων λογαριασμών της τελευταίας βαθμίδας,

δ) της καταχώρησης στους λογαριασμούς της τελευταίας βαθμίδας (3^η ή 4^η )των στοιχείων του αύξοντος αριθμού του παραστατικού, και τέλος μια σύντομη αιτιολογία ανά χρεοπίστωση λογαριασμού,

Κόστος - Έξοδο - Δαπάνη

Κόστος είναι η διάθεση αγοραστικής δυνάμεως για την απόκτηση υλικών ή άυλων αγαθών και υπηρεσιών με σκοπό τη χρησιμοποίησή τους για την πραγματοποίηση εσόδων από πωλήσεις ή την κάλυψη κοινωνικών αναγκών

Το κόστος μετασχηματίζεται σε έξοδο από την στιγμή κατά την οποία εξ αιτίας της παραπάνω αγοράς υλικών κλπ αγαθών προκύπτει έσοδο από πώληση.

Με αυτή την πώληση ταυτίζεται το προαναφερόμενο έξοδο δίνοντας νόημα στην σχέση ΕΣΟΔΑ-ΕΞΟΔΑ= ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑ χρήσεως θετικό ή αρνητικό.

Έξοδο λοιπόν δεν είναι άλλο από το κόστος που βαρύνει τα έσοδα της χρήσεως (εξαφανιζόμενο κόστος)

Δαπάνη είναι η διαδικασία ή η ενέργεια πραγματοποιήσεως του κόστους ή του εξόδου. Δαπανώ σημαίνει ότι κάνω όλες εκείνες τις απαραίτητες ενέργειες υλοποίησης μιας επένδυσης σε υλικά αγαθά και υπηρεσίες.

Ομοιότητες και διαφορές κόστους, εξόδου, δαπάνης

Οι βασικές ομοιότητες και διαφορές των εννοιών κόστους, εξόδου, δαπάνης, χαρακτηρίζονται και από τα ακόλουθα:

α. Το κόστος, ως τη στιγμή που θα εκπνεύσει, αποτελεί στοιχείο του ενεργητικού

β. Το έξοδο, από τη στιγμή που θα δημιουργηθεί, αποτελεί στοιχείο διαμορφωτικό των αποτελεσμάτων της χρήσεως μέσα στην οποία πραγματοποιείται.

γ. Το έξοδο, έστω και στιγμιαία, προϋπάρχει σαν κόστος, ενώ δεν ισχύει το αντίστροφο.

δ. Το κόστος σαν επένδυση που δημιουργείται, είτε μέσα σε μία χρήση, είτε μέσα σε περισσότερες, μέχρις ότου εκπνεύσει, κατά κανόνα αλλάζει μορφές. Αυτό π.χ. παρατηρείται στην περίπτωση που το κόστος ενός μηχανήματος μετατρέπεται σε κόστος παραγωγής των προϊόντων μέσα στη διάρκεια πολλών χρήσεων (με τη διενέργεια αποσβέσεων) ή στην περίπτωση που το κόστος μιας πρώτης ύλης μετατρέπεται σε κόστος παραγωγής έπειτα από τη βιομηχανοποίησή της. Τελικά, στα παραδείγματα αυτά, το κόστος του έτοιμου προϊόντος εκπνέει με τη μετατροπή του σε έξοδο όταν το προϊόν αυτό πωλείται, είτε στην ίδια, είτε στις επόμενες χρήσεις από εκείνη που παράγεται.

ε. Το έξοδο σχηματίζεται από το κόστος που, μέσα σε μία χρήση, εκπνέει και αποτελεί ένα αυτοτελές μέγεθος που συσχετίζεται με το έσοδο για τον προσδιορισμό του αποτελέσματος, με βάση την σχέση:

ΕΣΟΔΑ Χρήσεως

- ΕΞΟΔΑ Χρήσεως

(±) ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Χρήσεως

στ. Η δαπάνη συνδέεται με το κόστος, είτε είναι αυτό για αγορές υλικών ή και υπηρεσιών οι οποίες θα χρησιμοποιηθούν για πάγια εκμετάλλευση, (κόστος πάγιας μορφής) είτε είναι για αγορές αγαθών ή υπηρεσιών οι οποίες αποκτώνται με σκοπό την μεταπώληση τους όχι σε περίοδο μεγαλύτερη των δώδεκα μηνών (κόστος τρέχουσας μορφής)

Φορολογικά η δαπάνη αναγνωρίζεται όταν

α) είναι πραγματική (όχι εικονική ή πλασματική)

β) είναι παραγωγική (να αφορά την επιχείρηση και όχι τον επιχειρηματία, να συμβάλει στην απόκτηση φορολογούμενου εισοδήματος, χωρίς να εξετάζεται αν κατά τη χρήση που πραγματοποιήθηκε συνέβαλε ή όχι στην απόκτηση τέτοιου εισοδήματος)

γ) προβλέπεται από διάταξη νόμου (π.χ. ΚΦΕ άρθρο 31)

δ) είναι βέβαιη, δεδουλευμένη και εκκαθαρισμένη

ε) έχει σαν σκοπό την απόκτηση φορολογητέου εισοδήματος και όχι απαλλασσόμενου και τέλος

στ) να έχει καταχωρηθεί στα βιβλία.

Αναλυτικές πληροφορίες σχετικές με την φορολογική αναγνώριση των δαπανών μπορείτε να βρείτε στο αρθρο 31 του ΚΦΕ.

Έσοδο

Είναι η χρηματική έκφραση της αγοραστικής δυνάμεως που αποκτάται, άμεσα ή έμμεσα, από τη δραστηριότητα της οικονομικής μονάδας και ειδικότερα από την πώληση ή εκμετάλλευση αγαθών, υπηρεσιών και δικαιωμάτων.

Λογιστικές εγγραφές

Μετά τις παραπάνω απαραίτητες διευκρινήσεις, η παρουσίαση των λογιστικών εγγραφών θα ξεκινήσει από την ομάδα 6 (60-69). Ξεκινά δηλ. από τα έξοδα. Πολύ σημαντική ομάδα, αφού στις μέρες μας όλη η προσπάθεια των οικονομικών μονάδων επικεντρώνεται είτε στην συγκράτηση τους είτε και στην μείωση αυτών, για την εξαγωγή θετικού αποτελέσματος .

Α. Λογιστική εγγραφή Μισθοδοσίας εμμίσθου και ημερομισθίου προσωπικού

* Προτείνεται η εγγραφή να γίνεται σε 4βάθμιο λογαριασμό, ο οποίος θα μπορεί να έχει την ακόλουθη μορφή. Για παράδειγμα για τον λογ.60 μπορεί να είναι 60.00.00.0000, όπου στον 4ο βαθμό θα μπορεί να παρακολουθείται ο συντελεστής ΦΠΑ, όπου απαιτείται και αν απαιτείται, για παράδιεγμα ΧΧ.ΧΧ.ΧΧ.0023.

Β. Λογιστική εγγραφή Δώρου Χριστουγέννων εμμίσθου και ημερομισθίου προσωπικού

* Προτείνεται η εγγραφή να γίνεται σε 4βάθμιο λογαριασμό, ο οποίος θα μπορεί να έχει την ακόλουθη μορφή. Για παράδειγμα για τον λογ.60 μπορεί να είναι 60.00.03.0000, όπου στον 4ο βαθμό θα μπορεί να παρακολουθείται ο συντελεστής ΦΠΑ, όπου απαιτείται και αν απαιτείται, για παράδιεγμα ΧΧ.ΧΧ.ΧΧ.0023. Οι εγγραφές εξόφλησης της Μισθοδοσίας του Δ.Χ., της εξόφλησης του Φ.Μ.Υ. και της εξόφλησης του Ι.Κ.Α. είναι ίδιες με αυτές της κανονικής μισθοδοσίας του Δεκεμβρίου

Σημαντικό για την φορολογία

Οι δαπάνες μισθοδοσίας σύμφωνα με το άρθρο 31 παρ.1 περ. α' υποπερ. αα' του Κ.Φ.Ε. (Ν. 2238/1994), αναγνωρίζονται προς έκπτωση από τα ακαθάριστα έσοδα της χρήσης , εφόσον έχουν καταβληθεί ή βεβαιωθεί οι ασφαλιστικές εισφορές υπέρ του Ι.Κ.Α. ή άλλου ασφαλιστικού οργανισμού μέχρι τη λήξη της προθεσμίας υποβολής της κατάστασης φορολογικής αναμόρφωσης που προβλέπεται από την παράγραφο 3 του άρθρου 38 του ν.2873/2000. Το παραπάνω έχει γίνει δεκτό από τη διοίκηση και ενσωματώνεται και στις διατάξεις του ΚΦΕ για τα εισοδήματα που αποκτώνται και τις δαπάνες που πραγματοποιούνται κατά περίπτωση, από το οικονομικό έτος 2014 και μετά, βάσει του άρθρου 3 § 15 του νομοσχεδίου "Ρυθμίσεις στη φορολογία εισοδήματος, ρυθμίσεις θεμάτων αρμοδιότητας Υπουργείου Οικονομικών και λοιπές διατάξεις".