ΘΕΜΑ: Ολοκλήρωση της αξιολόγησης του προσωπικού του δημοσίου τομέα για την αξιολογική περίοδο του έτους 2022 – Οριστικοποίηση εκθέσεων αξιολόγησης παρελθόντων ετών

Σε συνέχεια των με αριθμ. πρωτ. ΔΑΠΔΕΠ/Φ.5/38/οικ.16169/29.09.2023 (ΑΔΑ: Ω8ΜΩ46ΜΤΛ6-ΣΟ0) και ΔΑΠΔΕΠ/Φ.5/28/οικ.1231/24.01.2023 (ΑΔΑ: ΡΕΩΝ46ΜΤΛ6-Ν1Θ) εγκυκλίων του Υπουργείου Εσωτερικών, σας ενημερώνουμε σχετικά με τις ενέργειες που αφορούν στην εξέταση και οριστικοποίηση των εκθέσεων αξιολόγησης από τις Ειδικές Επιτροπές Αξιολόγησης (ΕΕΑ) για την αξιολογική περίοδο του έτους 2022, καθώς και για την υποχρέωση των αρμόδιων Επιτροπών να οριστικοποιήσουν τυχόν εκθέσεις αξιολόγησης προηγούμενων αξιολογικών περιόδων που παραμένουν σε εκκρεμότητα.

Α. Ολοκλήρωση της αξιολόγησης του προσωπικού του δημόσιου τομέα για την αξιολογική περίοδο του έτους 2022

Σε συνέχεια της ολοκλήρωσης του ελέγχου εγκυρότητας των εκθέσεων αξιολόγησης της Αξιολογικής περιόδου του έτους 2022 από τις Διευθύνσεις Διοικητικού ή Προσωπικού, προβλέπονται οι κάτωθι ενέργειες:

• Οι Αξιολογούμενοι ενημερώνονται για τα αποτελέσματα αξιολόγησής τους μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής αξιολόγησης. Σε περίπτωση που θεμελιώνουν δικαίωμα ένστασης, αυτή υποβάλλεται ηλεκτρονικά.
• Οι Διευθύνσεις Διοικητικού ή Προσωπικού:
  • ενημερώνουν τους αξιολογούμενους σχετικά με τη δυνατότητα ηλεκτρονικής πρόσβασης στις εκθέσεις αξιολόγησής τους,
  • καταχωρίζουν στην ηλεκτρονική εφαρμογή αξιολόγησης ενστάσεις που υποβάλλονται εγγράφως από τους αξιολογούμενους μόνο σε περίπτωση που δεν καθίσταται δυνατή η ηλεκτρονική υποβολή από τον ίδιο τον αξιολογούμενο
  • διαβιβάζουν στην αρμόδια ΕΕΑ - εφόσον απαιτείται - τυχόν ανώνυμα ερωτηματολόγια αξιολόγησης που αφορούν σε εκθέσεις αξιολόγησης προϊσταμένων
  • ενημερώνουν τους ορισμούς συμμετεχόντων ως προς την αρμόδια ΕΕΑ
• Οι Γραμματείς των ΕΕΑ ενημερώνουν – εφόσον απαιτείται – τα στοιχεία των ΕΕΑ στην ηλεκτρονική εφαρμογή της αξιολόγησης,
• Οι Πρόεδροι των ΕΕΑ προβαίνουν στις απαιτούμενες ενέργειες για την ολοκλήρωση της εξέτασης των εκθέσεων που παραπέμπονται στις ΕΕΑ εντός των νόμιμων προθεσμιών.

Εξαγωγή Αποτελεσμάτων

Μετά τη λήξη του σταδίου ελέγχου εγκυρότητας διενεργείται αυτόματα από την ηλεκτρονική εφαρμογή η εξαγωγή των αποτελεσμάτων των αξιολογήσεων, με βάση τα οριζόμενα στις διατάξεις των άρθρων 16, 17, 18 και 20 του ν. 4369/2016 (ΦΕΚ Α' 33/27-02-2016), για το σύνολο των εκθέσεων αξιολόγησης – ηλεκτρονικών και χειρόγραφων - που έχουν επισημανθεί ως ολοκληρωμένες και έγκυρες. Ειδικότερα, προσδιορίζονται:

Α. Οι οριστικοποιημένες εκθέσεις αξιολόγησης για τις οποίες δεν προκύπτει υποχρέωση εξέτασης από την ΕΕΑ και δε θεμελιώνεται δικαίωμα ένστασης από τον αξιολογούμενο

Β. Οι μη οριστικοποιημένες εκθέσεις αξιολόγησης που

i. είτε πληρούν τα κριτήρια για υποχρεωτική παραπομπή στην ΕΕΑ, (δηλ. εκθέσεις αξιολόγησης με βαθμολογία μεγαλύτερη ή ίση με 90 σε τουλάχιστον ένα κριτήριο, καθώς και εκθέσεις αξιολόγησης που η απόκλιση μεταξύ του μέσου όρου της βαθμολογίας των δύο (2) αξιολογητών υπερβαίνει τις είκοσι τέσσερις (24) εκατοστιαίες μονάδες), οι οποίες λαμβάνουν τη σήμανση «ΕΕΑ/Υποχρεωτικά» και προωθούνται αυτόματα στην ΕΕΑ,

ii. είτε πληρούν τα κριτήρια για υποβολή ένστασης από τον αξιολογούμενο ενώπιον της ΕΕΑ (δηλ. εκθέσεις αξιολόγησης με βαθμολογία μικρότερη του 60 σε τουλάχιστον ένα κριτήριο, καθώς και εκθέσεις αξιολόγησης με μέσο όρο βαθμολογίας μικρότερο του 75), οι οποίες λαμβάνουν τη σήμανση «Προϋποθέσεις Ένστασης».

Γνωστοποίηση εκθέσεων

Κάθε έκθεση αξιολόγησης – οριστικοποιημένη ή μη - είναι προσβάσιμη μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής αξιολόγησης στον αξιολογούμενο τον οποίο αφορά. Η οικεία Διεύθυνση Διοικητικού ή Προσωπικού καλείται να ενημερώσει τους αξιολογούμενους σχετικά με τη δυνατότητα ηλεκτρονικής πρόσβασης στις εκθέσεις αξιολόγησης τους.

Επισημαίνεται ότι, μόνο σε περιπτώσεις που διαπιστώνεται αδυναμία ηλεκτρονικής πρόσβασης του αξιολογούμενου η γνωστοποίηση της έκθεσης αξιολόγησης διενεργείται σε έντυπη μορφή με αποδεικτικό επίδοσης.

Υποβολή ενστάσεων

Για όσες εκθέσεις αξιολόγησης θεμελιώνεται δικαίωμα ένστασης στην ΕΕΑ - οι αξιολογούμενοι έχουν δυνατότητα να υποβάλουν ηλεκτρονικά την ένστασή τους. Η αποκλειστική προθεσμία για την άσκηση της ένστασης ορίζεται στις δώδεκα (12) ημέρες από την γνωστοποίηση της έκθεσης αξιολόγησης (άρθρο 20 παρ. 3 του ν.4369/2016, όπως ισχύει).

Εφόσον υποβληθεί ένσταση από τον αξιολογούμενο, η έκθεση αξιολόγησης λαμβάνει τη σήμανση «ΕΕΑ/Λόγω ένστασης» και προωθείται αυτόματα στην ΕΕΑ.

Σε περίπτωση αιτιολογημένης αδυναμίας πρόσβασης στην ηλεκτρονική εφαρμογή αξιολόγησης, ο αξιολογούμενος έχει τη δυνατότητα να υποβάλει την ένσταση του εγγράφως στην οικεία Διεύθυνση Διοικητικού ή Προσωπικού, η οποία την καταχωρεί υποχρεωτικά στην ηλεκτρονική εφαρμογή αξιολόγησης.

Διαβίβαση ανώνυμων ερωτηματολογίων στην ΕΕΑ

Η οικεία Διεύθυνση Διοικητικού ή Προσωπικού, εφόσον πληρούνται οι εκ του νόμου προβλεπόμενες προϋποθέσεις (παρ. 15 του άρθρου 18 του ν.4369/2016) διαβιβάζει στην αρμόδια ΕΕΑ τυχόν ανώνυμα ερωτηματολόγια αξιολόγησης που αφορούν σε εκθέσεις αξιολόγησης προϊσταμένων που παραπέμπονται προς εξέταση στην ΕΕΑ.

B. Οριστικοποίηση εκθέσεων αξιολόγησης έτους 2022 και παρελθόντων ετών

Ενημέρωση στοιχείων ΕΕΑ & αντιστοίχιση ορισμών αξιολόγησης

Σε συνέχεια των οδηγιών που δόθηκαν με την με αριθ. Πρωτ. ΔΑΠΔΕΠ/Φ.5/38/οικ.16169/29.09.2023 (ΑΔΑ: Ω8ΜΩ46ΜΤΛ6-ΣΟ0) εγκύκλιο καλούνται αφενός οι Γραμματείς των ΕΕΑ, να προβούν – μέσω της μικροεφαρμογής «Διαχείριση Αξιολόγησης» - σε ενημέρωση των στοιχείων της υπάρχουσας Επιτροπής ως προς τον κύκλο αξιολόγησης προσθέτοντας την αξιολογική περίοδο του έτους 2022, αφετέρου οι Διαχειριστές Αξιολόγησης Προσωπικού να επιβεβαιώσουν ότι έχει γίνει αντιστοίχιση των ορισμών αξιολόγησης με την αρμόδια ΕΕΑ προκειμένου να καταστεί δυνατή η αυτόματη προώθηση των εκθέσεων αξιολόγησης σε αυτή, στις περιπτώσεις που πληρούνται οι σχετικές προϋποθέσεις.

Επιπρόσθετα, υπενθυμίζεται ότι, σε περίπτωση που διαπιστώνονται από τις οικείες Διευθύνσεις Διοικητικού ή Προσωπικού εκκρεμότητες αναφορικά με μη οριστικοποιημένες εκθέσεις αξιολόγησης των αξιολογικών περιόδων των ετών 2019 - 2021, θα πρέπει να γίνουν οι απαραίτητες ενέργειες – τόσο από τους Γραμματείς των ΕΕΑ όσο και από τους Διαχειριστές Αξιολόγησης Προσωπικού - σύμφωνα και με τις οδηγίες του «Οδηγού Διαχείρισης Ειδικών Επιτροπών Αξιολόγησης & Ενημέρωσης ορισμών αξιολόγησης» προκειμένου να διαβιβαστούν οι εκθέσεις αξιολόγησης που είναι σε εκκρεμότητα προς εξέταση στις αρμόδιες ΕΕΑ.

Οριστικοποίηση Εκθέσεων αξιολόγησης

Ο γραμματέας ΕΕΑ, μέσω της μικροεφαρμογής «Αξιολόγηση», για κάθε έκθεση αξιολόγησης που είναι σε εκκρεμότητα στην ΕΕΑ, πρέπει να εκτελέσει την ενέργεια της «δέσμευσης» και να δώσει πρόσβαση στα μέλη που θα συμμετάσχουν στην εξέτασή της, προκειμένου να προβούν σε εξέταση και οριστικοποίηση των εκθέσεων.

Υπενθυμίζεται ότι, η «Υποβολή» έκθεσης αξιολόγησης από την ΕΕΑ αποτελεί οριστική ενέργεια κι ως εκ τούτου δεν υπάρχει δυνατότητα άμεσης τροποποίησης σε περίπτωση αστοχίας ή λανθασμένης συμπλήρωσης. Εφόσον προκύψει ανάγκη διόρθωσης - ο Πρόεδρος της ΕΕΑ υποβάλει στην οικεία Διεύθυνση Διοικητικού ή Προσωπικού αίτημα επαναπροώθησης της έκθεσης το οποίο διαβιβάζεται από την Διεύθυνση Διοικητικού ή Προσωπικού στο Τμήμα Αξιολόγησης Ανθρώπινου Δυναμικού του Υπουργείου Εσωτερικών.

Προθεσμίες ολοκλήρωσης του έργου των ΕΕΑ

Σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 5 του άρθρου 21 του ν. 4369/2016 η ΕΕΑ ολοκληρώνει το έργο της εξέτασης των εκθέσεων αξιολόγησης κάθε αξιολογικής περιόδου εντός εξαμήνου. Για την αξιολογική περίοδο του έτους 2022 το χρονικό διάστημα των έξι (6) μηνών άρχεται στις 21 Νοεμβρίου 2023. Υπενθυμίζεται ότι, όσον αφορά στις ενστάσεις, η ΕΕΑ αποφαίνεται για αυτές μέσα σε προθεσμία δύο (2) μηνών από την περιέλευσή τους σε αυτή.

Οι Γραμματείς των ΕΕΑ και οι Διαχειριστές Αξιολόγησης Προσωπικού δύνανται να ανατρέξουν για οδηγίες ως προς τις ανωτέρω ενέργειες στον «Οδηγό Διαχείρισης Ειδικών Επιτροπών Αξιολόγησης & Ενημέρωσης Ορισμών Αξιολόγησης» που βρίσκεται αναρτημένος στην ιστοσελίδα της απογραφής στη διαδρομή:

https://www.apografi.gov.gr/images/odhgoi_xrisis/Manual_Eidikes_Epitropes.pdf .

Ως προς την υποβολή ερωτημάτων, διευκρινίζεται ότι, εφόσον κατά την εφαρμογή των διατάξεων ανακύπτουν ερωτήματα τα οποία δεν καλύπτονται από τις οδηγίες που δίνονται με την παρούσα ή προηγούμενες εγκυκλίους, οι Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού δύνανται να απευθύνονται στην Υπηρεσία μας, είτε τηλεφωνικά είτε με την αποστολή εγγράφων ερωτημάτων, συνοδευόμενων από την άποψη της Υπηρεσίας και τα πραγματικά περιστατικά κάθε περίπτωσης. Οι υπάλληλοι θα πρέπει να απευθύνονται στις Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού στις οποίες υπάγονται, για τη διατύπωση ερωτημάτων που αφορούν στις ατομικές περιπτώσεις εφαρμογής των διατάξεων για την αξιολόγηση. Η Υπηρεσία μας θα θέτει στο αρχείο ή θα διαβιβάζει αρμοδίως ερωτήματα ή αιτήματα μεμονωμένων υπαλλήλων, οι οποίοι δεν έχουν απευθυνθεί αρμοδίως στην Υπηρεσία τους. Τέλος, επισημαίνεται ότι, ερωτήματα που έχουν υποβληθεί στην Υπηρεσία μας και απαντώνται με την παρούσα εγκύκλιο, δεν θα απαντηθούν μεμονωμένα, αλλά θα τεθούν στο ΑΡΧΕΙΟ.

Οι Διευθύνσεις Διοικητικού ή Προσωπικού παρακαλούνται να κοινοποιήσουν, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την παρούσα σε όλους τους υπαλλήλους αρμοδιότητάς τους και στους εποπτευόμενους φορείς, καθώς και στους Προέδρους των ΕΕΑ. Η Διεύθυνση Προσωπικού Τοπικής Αυτοδιοίκησης του Υπουργείου Εσωτερικών παρακαλείται για την άμεση κοινοποίηση της παρούσας στους ΟΤΑ α’ και β’ βαθμού, καθώς και στους Προέδρους των ΕΕΑ αυτών.

Η παρούσα εγκύκλιος βρίσκεται στην ηλεκτρονική διεύθυνση του Υπουργείου μας (www.ypes.gr), στη διαδρομή: Έργο & Δράσεις→ Ανθρώπινο Δυναμικό Δημοσίου Τομέα → Αξιολόγηση (https://www.ypes.gr/anthropino-dynamikodimosioy-tomea/category--axiologisi ) καθώς και στην ιστοσελίδα της Απογραφής (https://www.apografi.gov.gr/) στη διαδρομή: Αξιολόγηση→ Αξιολόγηση ν.4369/2016 → Θεσμικό Πλαίσιο.

Η Υφυπουργός

Παρασκευή Χαραλαμπογιάννη