• Τιμολόγιο (για εταιρεία) ή απόδειξη αγοράς (για ιδιώτη) που πρέπει να συνοδεύει τα εμπορικού χαρακτήρα είδη – εγκλείεται στα δέματα ή το προσκομίζει, αφού ειδοποιηθεί ο παραλήπτης.
• Τελωνειακή Δήλωση ( Declaration) του αποστολέα, η οποία πρέπει να συνοδεύει το δέμα είτε είναι εμπορικού ή όχι χαρακτήρα. Η φόρμα της είναι διεθνώς καθιερωμένη και παρέχεται από τα ταχυδρομικά γραφεία παγκοσμίως. Πρέπει να επικολλάται στο δέμα και να παρέχει πληροφορίες σαφής και αναλυτικές για το είδος, την αξία και τη φύση της αποστολής δηλαδή εάν πρόκειται για δώρο ή για εμπορικό είδος.
• Πιστοποιητικά καταγωγής προτίμησης σε περίπτωση, που απαιτούνται.
• Εγκρίσεις ΕΟΦ, όπου απαιτούνται για παραλαβή φαρμάκων, παρασκευασμάτων διατροφής και καλλυντικών (Η συγκεκριμένη έγκριση προσκομίζεται κατά την παραλαβή του δέματος και όχι κατά τον τελωνισμό του).
• Εγκρίσεις άλλων υπουργείων και φορέων, όπου απαιτούνται (π.χ εγκρίσεις –πιστοποιητικά για τα είδη Cites-είδη άγριας χλωρίδας και πανίδας, που απειλούνται προς εξαφάνιση-από το Υπουργείο Αγροτικής Ανάπτυξης και Τροφίμων εγκρίσεις για παραλαβή όπλων –άδεια κατοχής από το Υπουργείο Δημοσίας Τάξης κλπ.).