Η κοινοτική νομοθεσία προβλέπει ότι η ENS «... πρέπει να υποβάλλεται από το πρόσωπο που μεταφέρει τα εμπορεύματα ή που φέρει την ευθύνη για τη μεταφορά των εμπορευμάτων στο τελωνειακό έδαφος της Κοινότητας». Αυτό σημαίνει ότι ο χειριστής του ενεργού μεταφορικού μέσου με το οποίο τα εμπορεύματα εισέρχονται στο τελωνειακό έδαφος της Κοινότητας είναι αρμόδιος για την υποβολή της ENS. Αναφορικά με τα εμπορευματοκιβώτια μεταφορών μεγάλων αποστάσεων, αρμόδιος είναι ο μεταφορέας ανοιχτής θαλάσσης ο οποίος εκδίδει την φορτωτική για τη μεταφορά των εμπορευμάτων στην Κοινότητα.
Εντούτοις, στην περίπτωση συμφωνίας καταμερισμού ναύλωσης πλοίων (vessel sharing agreement-VSA) ή παρόμοιων συμβατικών ρυθμίσεων, η υποχρέωση υποβολής μιας ENS εναπόκειται στον μεταφορέα που έχει συμβληθεί, και έχει εκδώσει μια φορτωτική ή μια αεροπορική φορτωτική, για τη μεταφορά των εμπορευμάτων στην Κοινότητα με το πλοίο ή το αεροσκάφος υποκείμενο στη ρύθμιση. Έτσι, κάθε συμβαλλόμενο μέρος που εκδίδει φορτωτική για τη μεταφορά των εμπορευμάτων με το πλοίο θεωρείται ότι είναι ο υπερπόντιος μεταφορέας και πρέπει να υποβάλει την ENS για τα εμπορευματοκιβώτια που μεταφέρονται στο πλοίο.
Για τις ακτοπλοϊκές μεταφορές (μικρών αποστάσεων), συνήθως ισχύουν οι ίδιοι κανόνες, αλλά στην περίπτωση της "συνδυασμένης μεταφοράς" (π.χ. ένα φορτηγό που μεταφέρεται πάνω σε οχηματαγωγό) όπου το μέσο μεταφοράς που εισέρχεται στο τελωνειακό έδαφος της Κοινότητας (το οχηματαγωγό) απλώς μεταφέρει ένα άλλο μέσο μεταφοράς το οποίο μετά από την είσοδο στο τελωνειακό έδαφος της Κοινότητας, θα κινηθεί ως ένα ενεργό μέσο μεταφοράς (δηλ το φορτηγό), η υποχρέωση για την υποβολή της ENS εναπόκειται στο διαχειριστή αυτού του ενεργού μέσου μεταφοράς ( την μεταφορική εταιρεία που διαχειρίζεται το φορτηγό). Ο μεταφορέας του πλοίου όμως πρέπει πάντα, να υποβάλει γνωστοποίηση άφιξης.