Σύμφωνα με την περ. θ' του άρθρου 23 του ΚΦΕ (ν. 4172/2013) δεν εκπίπτουν από το ακαθάριστο εισόδημα των επιχειρήσεων οι δαπάνες για την οργάνωση και διεξαγωγή ενημερωτικών ημερίδων και συναντήσεων που αφορούν στη σίτιση και διαμονή πελατών ή εργαζομένων της κατά το μέτρο που υπερβαίνουν το ποσό των τριακοσίων (300) ευρώ ανά συμμετέχοντα και κατά το μέτρο που η συνολική ετήσια δαπάνη υπερβαίνει το μισό τοις εκατό (0,5%) επί του ετήσιου ακαθάριστου εισοδήματος της επιχείρησης.

Με την εγκ. ΠΟΛ. 1113/2015 έχει διευκρινιστεί ότι στις δαπάνες για τη σίτιση και διαμονή πελατών ή εργαζομένων της επιχείρησης δεν περιλαμβάνονται οι δαπάνες που γίνονται για την αίθουσα των εκδηλώσεων, τη μεταφορά των επισκεπτών, τυχόν αμοιβές ομιλητών, ενώ περιλαμβάνονται τα τέλη που σχετίζονται με τη διαμονή (π.χ. δημοτικοί φόροι ημεδαπής ή αλλοδαπής - «city tax»).

Δεδομένου ότι δε καταλαμβάνονται από τις διατάξεις της περίπτωσης θ’ του άρθρου 23, οι δαπάνες π.χ. μετακίνησης των υπαλλήλων εκπίπτουν από τα ακαθάριστα έσοδα της επιχείρησης.

Σημειώνουμε περαιτέρω ότι στο άρθρο 14 του ΚΦΕ ορίζεται ότι εξαιρείται από τον υπολογισμό του εισοδήματος από μισθωτή εργασία η αποζημίωση για έξοδα κίνησης που καταβάλλεται από τον εργοδότη για υπηρεσιακούς λόγους, εφόσον αφορά έξοδα κίνησης που πραγματοποιήθηκαν από τον εργαζόμενο κατά την εκτέλεση της υπηρεσίας του και αποδεικνύονται από νόμιμα παραστατικά.

Οι υπάλληλοι δηλαδή προκειμένου να αποδείξουν την ανάλωση των ποσών που λαμβάνουν ως έξοδα κίνησης, πρέπει να συγκεντρώνουν όλα τα παραστατικά στοιχεία για τα έξοδα που πραγματοποιούν και να τα καταθέτουν στην επιχείρηση. Διαφορετικά τα ποσά αυτά θεωρούνται μισθός του υπαλλήλου.

Tα προσκομιζόμενα στοιχεία μπορεί να εκδίδονται είτε στο όνομα των υπαλλήλων, είτε στο όνομα της επιχείρησης. Όταν τα δικαιολογητικά έχουν εκδοθεί στο όνομα του υπαλλήλου ή είναι ανώνυμες αποδείξεις λιανικής, παραδίδονται στην επιχείρηση, η οποία πρέπει να εκδώσει απόδειξη δαπάνης, σε κάθε δικαιούχο υπάλληλο, το ποσό της οποίας θα αντιστοιχεί στα δικαιολογητικά που προσκομίστηκαν. 

Aντίθετα, όταν τα παραστατικά δαπανών έχουν εκδοθεί απ’ ευθείας στο όνομα της επιχείρησης, τότε αρκεί η έκδοση απόδειξης πληρωμής (σε διπλογραφικά βιβλία) δεδομένου ότι, στην περίπτωση αυτή, τα έξοδα καταχωρούνται στα βιβλία απευθείας από τα στοιχεία των τρίτων.

Δείτε αναλυτικά το θέμα 21 του άρθρου 23 του βιβλίου μας "Κώδικας Φορολογίας Εισοδήματος - Ανάλυση - Ερμηνεία" των Δημ. Σταματόπουλου - Αντ. Καραβοκύρη και το θέμα 513 του άρθρου 8 του βιβλίου μας "Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα - Ανάλυση - Ερμηνεία".