1088297/715/0015/1.11.2006

ΘΕΜΑ: Καταχώρηση εξόδων στα τηρούμενα βιβλία με επικυρωμένα φωτοαντίγραφα.

Σε απάντηση της ανωτέρω αίτησης, με την οποία ερωτάτε εάν τα τιμολόγια προμηθειών πρέπει να συνοδεύονται απαραιτήτως από γνήσια δελτία αποστολής με ημερομηνία , υπογραφή και σφραγίδα του παραλαμβάνοντα και όχι φωτοαντίγραφα αυτών (προφανώς για τις ανάγκες καταχώρησης των τιμολογίων ως στοιχείων δαπανών στα τηρούμενα βιβλία του Κ.Β.Σ.), και ποια πρόβλεψη παρέχει ο νόμος για την περίπτωση απώλειας των πρωτότυπων δελτίων αποστολής ή τιμολογίων από τον προμηθευτή ή κάποια υπηρεσία της ΟΣΚ Α.Ε. σας γνωρίζουμε τα ακόλουθα:

1. Σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 18 παρ.2 του Κ.Β.Σ. (π.δ. 186/1992) “Κάθε εγγραφή στα βιβλία, που αφορά συναλλαγή ή άλλη πράξη του υπόχρεου, πρέπει να στηρίζεται σε στοιχεία που προβλέπονται από τις διατάξεις του Κώδικα αυτού ή σε δημόσια έγγραφα ή σε άλλα πρόσφορα αποδεικτικά στοιχεία”.

2. Επίσης από τις διατάξεις του Κ.Β.Σ. δεν παρέχεται η δυνατότητα στις περιπτώσεις απώλειας πρωτότυπων φορολογικών στοιχείων, η έκδοση νέου (ταυτάριθμου ή μη).

3. Μετά τα προαναφερόμενα και όπως έχει γίνει δεκτό από τη Διοίκηση, (έγγραφό μας 1121541/1125/0015/16-11-1995), σε περίπτωση απώλειας των πρωτότυπων φορολογικών στοιχείων, ο αποδέκτης αυτών δύναται να καταχωρήσει τη σχετική συναλλαγή στα τηρούμενα βιβλία, με βάση φωτοτυπίες των παραστατικών αυτών εκ των στελεχών τους, με την προϋπόθεση ότι θα φέρουν επικύρωση του εκδότη τους, θεωρούμενα ως πρόσφορα αποδεικτικά στοιχεία των συναλλαγών που απεικονίζονταν στα πρωτότυπα.

4. Διευκρινίζεται ότι, η δυνατότητα χρησιμοποίησης φωτοτυπιών λόγω απώλειας πρωτοτύπων φορολογικών στοιχείων, δεν αποκλείει τη διερεύνηση των ουσιαστικών στοιχείων που αφορούν τη συναλλαγή, από την αρμόδια φορολογική αρχή. Επισημαίνεται όμως ότι τα παραπάνω δεν έχουν εφαρμογή στις περιπτώσεις απώλειας πρωτότυπων φορολογικών στοιχείων με βάση τα οποία διεκδικείται πληρωμή, απαίτησης κατά του Δημοσίου ή Ν.Π.Δ.Δ., καθόσον στις περιπτώσεις αυτές ακολουθείται η διαδικασία που καθορίσθηκε την αρμόδια Δ/νση του Γ.Λ.Κ., με τα έγγραφά της 38792/382/22-4-1987 και 108616/1111/6-11-1988 (αντίγραφα των οποίων σας επισυνάπτουμε).

5. Τέλος, σημειώνεται ότι, η δυνατότητα καταχώρησης συναλλαγών (δαπανών – εξόδων κ.λ.π.) στα τηρούμενα βιβλία με φωτοτυπίες επικυρωμένες, λόγω απώλειας των πρωτότυπων φορολογικών στοιχείων, δεν αναιρεί τα οριζόμενα στις διατάξεις του άρθρου 5 παρ.8 περ.δ του ν.2523/1997 καθώς και του άρθρου 21 παρ.2 του Κ.Β.Σ. (π.δ. 186/1992), “Περί διαφύλαξης των φορολογικών στοιχείων και των συνεπειών που επισύρει η μη διαφύλαξή τους”.