ΘΕΜΑ: «Οργάνωση και τήρηση του Εθνικού Μητρώου Διοικητικών Διαδικασιών - Μίτος (άρθρο 90 του ν. 4727/2020)». 

ΣΧΕΤ.: 1. Άρθρο 90 του ν. 4727/2020 «Ψηφιακή Διακυβέρνηση (Ενσωμάτωση στην Ελληνική Νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/2102 και της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1024) - Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες (Ενσωμάτωση στο Ελληνικό Δίκαιο της Οδηγίας (ΕΕ) 2018/1972) και άλλες διατάξεις» (Α' 184). 

2. H υπό στοιχεία ΔΔΔΔ/Φ.ΕΜΔΔ/19169/13-11-2024 Υπουργική Απόφαση της Υφυπουργού Εσωτερικών «Ζητήματα οργάνωσης και τήρησης του Εθνικού Μητρώου Διαδικασιών, κατ' εφαρμογή του άρθρου 90 του ν. 4727/2020 (Α' 184)» (Β' 6273). 

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ 

Το Υπουργείο Εσωτερικών στο πλαίσιο της γενικότερης αποστολής του για τη συνεχή βελτίωση των διοικητικών διαδικασιών, την προσαρμογή και αναβάθμιση των παρεχόμενων υπηρεσιών του Δημοσίου στις εξελισσόμενες απαιτήσεις των πολιτών, της κοινωνίας και της οικονομίας, καθώς και των ενδοδιοικητικών διαδικασιών που αφορούν στην εσωτερική οργάνωση και λειτουργία του δημοσίου τομέα, προχώρησε στη θέσπιση νέου πλαισίου λειτουργίας του Εθνικού Μητρώου Διοικητικών Διαδικασιών - «Μίτος» (εφεξής «Μίτος») με την έκδοση νέας Υπουργικής απόφασης (σχετ. 2). Στόχος του νέου κανονιστικού πλαισίου είναι το ΕΜΔΔ – Μίτος να επιτελεί σε μόνιμη βάση τον σκοπό του με σύγχρονα εργαλεία και πιο αποτελεσματικό τρόπο.

Η παρούσα εγκύκλιος απευθύνεται σε κάθε αρχή με αρμοδιότητα θεσμοθέτησης διοικητικών διαδικασιών και αποσκοπεί να καταστήσει σαφή την καθολική υποχρέωση των θεσμικών αρχών να καταχωρίζουν στο «Μίτος» κάθε νέα διοικητική διαδικασία ή να επικαιροποιούν μια υφιστάμενη διαδικασία, κατόπιν νομοθετικής ή κανονιστικής μεταβολής που λαμβάνει χώρα, δια των ρόλων που ορίζονται στο «Μίτος».  

2. ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΣΤΟ «ΜΙΤΟΣ» 

Κριτήριο για την υποχρέωση καταχώρισης διαδικασιών στο «Μίτος» είναι η νομοθετική/ κανονιστική αρμοδιότητα έκαστου φορέα επί διοικητικών διαδικασιών, είτε αυτές εκτελούνται/ διεκπεραιώνονται από τον ίδιο, είτε από άλλο φορέα που έχει την εκτελεστική/εφαρμοστική αρμοδιότητα, όπως Δήμοι, Περιφέρειες, ΝΠΔΔ, κ.λπ.. 

Ειδικότερα: 

Νομοθετική - Κανονιστική αρμοδιότητα για μία διοικητική διαδικασία έχει ο φορέας που εκπονεί και εκδίδει τη σχετική νομοθετική ρύθμιση ή την κανονιστική πράξη, καθορίζοντας τα βήματα, τις προϋποθέσεις, τα δικαιολογητικά και λοιπά στοιχεία διεκπεραίωσης της διοικητικής διαδικασίας αρμοδιότητάς του. 

Επισημαίνεται ότι φορείς όπως Δήμοι, Περιφέρειες, Αποκεντρωμένες Διοικήσεις, Ν.Π.Δ.Δ. και Ν.Π.Ι.Δ. είναι υπόχρεοι καταχώρισης/επικαιροποίησης διαδικασιών στο «Μίτος», ΜΟΝΟ ως προς τις διοικητικές διαδικασίες για τις οποίες ΟΙ ΙΔΙΟΙ με κανονιστική τους πράξη καθορίζουν τους ειδικότερους όρους και τις προϋποθέσεις των εν λόγω διαδικασιών, βάσει της κείμενης νομοθεσίας. 

Εκτελεστική - Εφαρμοστική αρμοδιότητα για μία διαδικασία έχει ο φορέας που είναι αρμόδιος για τη διεκπεραίωσή της, αναλαμβάνοντας υποχρεώσεις, όπως η συγκέντρωση των αιτήσεων και δικαιολογητικών, η διαβίβασή τους σε άλλους φορείς, ο έλεγχος των προϋποθέσεων και η έκδοση διοικητικών πράξεων όπως πιστοποιητικά, άδειες κ.λπ.. 

Σε κάποιες περιπτώσεις διαδικασιών, ο θεσμικός φορέας συμπίπτει με τον φορέα που έχει την εκτελεστική/εφαρμοστική αρμοδιότητα επί μιας διαδικασίας.

Φορείς του δημοσίου, με νομοθετική-κανονιστική αρμοδιότητα, που δεν έχουν ενεργοποιηθεί μέχρι σήμερα στο «Μίτος», θα ανατρέξουν στο Παράρτημα - Εγχειρίδιο της παρούσας και ειδικότερα στην ΕΝΟΤΗΤΑ Β για την αρχική ενεργοποίηση των οικείων ρόλων και στην ΕΝΟΤΗΤΑ Δ για την αρχική καταχώριση των διαδικασιών αρμοδιότητάς τους στο σύστημα. 

Σημειώνεται ότι η καταχώριση νέας διοικητικής διαδικασίας στο «Μίτος» ή η επικαιροποίηση ή η διαγραφή υφιστάμενης διαδικασίας πραγματοποιούνται, εντός προθεσμίας δέκα (10) ημερολογιακών ημερών, από την έναρξη ισχύος της νομοθετικής ρύθμισης ή της κανονιστικής πράξης, με την οποία αυτή θεσμοθετήθηκε ή τροποποιήθηκε ή καταργήθηκε, αντίστοιχα. 

Επισημαίνεται ότι στην πλειοψηφία των περιπτώσεων η ημερομηνία έναρξης ισχύος της ρύθμισης ή της πράξης συμπίπτει με την ημερομηνία δημοσίευσής τους στην Εφημερίδα της Κυβέρνησης (εφεξής ΦΕΚ). 

Σε περιπτώσεις νομοθετικών ρυθμίσεων ή κανονιστικών πράξεων με αναδρομική ισχύ, η προθεσμία των δέκα (10) ημερολογιακών ημερών εκκινεί από την ημερομηνία δημοσίευσής τους σε ΦΕΚ. Επίσης, σε περιπτώσεις ρυθμίσεων ή πράξεων με μεταγενέστερη της ημερομηνίας δημοσίευσης σε ΦΕΚ έναρξη ισχύος, η προθεσμία των δέκα (10) ημερολογιακών ημερών εκκινεί από την ημερομηνία έναρξης ισχύος τους. 

3. ΝΕΟΣ ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗΣ ΤΟΥ «ΜΙΤΟΣ» 

Από 1-1-2025, τίθεται σε εφαρμογή νέος μηχανισμός αυτόματης ενημέρωσης των ρόλων «Εκτελεστικού Υπευθύνου» και «Διαχειριστή» στο «Μίτος» από την Ψηφιακή Υπηρεσία Υποβολής Εγγράφων της Διαδικτυακής Πύλης του Εθνικού Τυπογραφείου για κάθε νομοθετική ρύθμιση ή κανονιστική πράξη με την οποία θεσπίζεται νέα διοικητική διαδικασία ή τροποποιείται ή καταργείται υφιστάμενη διαδικασία. 

Η λειτουργία του μηχανισμού αυτού διακρίνεται στα παρακάτω δύο στάδια:

• Στάδιο 1ο : Υποβολή νομοθετικής ρύθμισης ή κανονιστικής πράξης στην Ψηφιακή Υπηρεσία Υποβολής Εγγράφων της Διαδικτυακής Πύλης του Εθνικού Τυπογραφείου 

Όταν υποβάλλεται νομοθετική ρύθμιση ή κανονιστική πράξη στην Ψηφιακή Υπηρεσία Υποβολής Εγγράφων της Διαδικτυακής Πύλης του Εθνικού Τυπογραφείου και με τη λήψη Κωδικού Αριθμού Δημοσίευσης (ΚΑΔ), το Εθνικό Τυπογραφείο ενημερώνει μέσω διαλειτουργικότητας το «Μίτος», ως εξής: 

α) Σε περίπτωση θέσπισης νέας διοικητικής διαδικασίας, εισάγεται αυτόματα στο «Μίτος» ο τίτλος αυτής και η διαδικασία λαμβάνει Μοναδικό Αριθμό Καταχώρισης (Μ.Α.Κ.), ο οποίος αποτελεί την ταυτότητά της, καθ’ όλη τη διάρκεια ισχύος της. Η νέα διαδικασία ανατίθεται αυτόματα στον Εκτελεστικό Υπεύθυνο, ο οποίος λαμβάνει αυτόματα μήνυμα στην ηλεκτρονική του διεύθυνση με βασικά στοιχεία της προς θέσπιση νέας διαδικασίας αρμοδιότητας του φορέα του. 

β) Σε περίπτωση τροποποίησης υφιστάμενης διοικητικής διαδικασίας, δημιουργείται αυτόματα στο «Μίτος» αντίγραφο της υπό μεταβολή διαδικασίας, το οποίο ανατίθεται αυτόματα στον οικείο Διαχειριστή. Ο Διαχειριστής και ο Εκτελεστικός Υπεύθυνος λαμβάνουν αυτόματα μήνυμα στην ηλεκτρονική τους διεύθυνση με βασικά στοιχεία της προς τροποποίηση διαδικασίας αρμοδιότητας του φορέα τους. 

γ) Σε περίπτωση κατάργησης υφιστάμενης διοικητικής διαδικασίας, ο Διαχειριστής και ο Εκτελεστικός Υπεύθυνος λαμβάνουν αυτόματα μήνυμα στην ηλεκτρονική τους διεύθυνση με βασικά στοιχεία της προς κατάργηση διαδικασίας αρμοδιότητας του φορέα τους.

• Στάδιο 2ο: Δημοσίευση νομοθετικής ρύθμισης ή κανονιστικής πράξης στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως. 

Όταν η νομοθετική ρύθμιση ή κανονιστική πράξη δημοσιευθεί σε ΦΕΚ, το Εθνικό Τυπογραφείο ενημερώνει μέσω διαλειτουργικότητας το «Μίτος», ως εξής: 

α) Σε περίπτωση θέσπισης νέας διοικητικής διαδικασίας, ο Εκτελεστικός Υπεύθυνος λαμβάνει αυτόματα μήνυμα στην ηλεκτρονική του διεύθυνση για τη δημοσίευση της πράξης, από την έναρξη ισχύος της οποίας εκκινεί η προθεσμία των δέκα (10) ημερολογιακών ημερών για την καταχώρισή της στο «Μίτος». 

β) Σε περίπτωση τροποποίησης υφιστάμενης διοικητικής διαδικασίας, ο οικείος Διαχειριστής και ο Εκτελεστικός Υπεύθυνος λαμβάνουν αυτόματα μήνυμα στην ηλεκτρονική τους διεύθυνση για τη δημοσίευση της πράξης, από την έναρξη ισχύος της οποίας εκκινεί η προθεσμία των δέκα (10) ημερολογιακών ημερών για την επικαιροποίησή της στο «Μίτος». Η δημοσιευμένη στο «Μίτος» διαδικασία λαμβάνει διακριτή σήμανση: «Η διαδικασία τελεί υπό αναμόρφωση λόγω αλλαγών στο θεσμικό πλαίσιο». 

γ) Σε περίπτωση κατάργησης υφιστάμενης διοικητικής διαδικασίας, ο Διαχειριστής και ο Εκτελεστικός Υπεύθυνος λαμβάνουν αυτόματα μήνυμα στην ηλεκτρονική τους διεύθυνση για τη δημοσίευση της πράξης, από την έναρξη ισχύος της οποίας εκκινεί η προθεσμία των δέκα (10) ημερολογιακών ημερών για την διαγραφή της στο «Μίτος». Η δημοσιευμένη στο «Μίτος» διαδικασία λαμβάνει διακριτή σήμανση: «Η διαδικασία τελεί υπό διαγραφή λόγω αλλαγών στο θεσμικό πλαίσιο». 

Συναφώς σημειώνεται ότι εάν για οποιονδήποτε λόγο η νομοθετική ρύθμιση ή η κανονιστική πράξη δεν δημοσιευθεί τελικώς σε ΦΕΚ, τότε οι Εκτελεστικοί Υπεύθυνοι και οι Διαχειριστές λαμβάνουν αυτόματα σχετικό μήνυμα στην ηλεκτρονική τους διεύθυνση. 

Η Διεύθυνση Διοικητικών Διαδικασιών Δημοσίου της Γενικής Γραμματείας Δημόσιας Διοίκησης του Υπουργείου Εσωτερικών υποστηρίζει τους υπόχρεους φορείς σε κάθε ένα από τα παραπάνω στάδια για την έγκαιρη αρχική καταχώριση ή μεταγενέστερη επικαιροποίηση ή διαγραφή διαδικασιών στο «Μίτος». 

Στο πλαίσιο της διασφάλισης της εύρυθμης λειτουργίας του παρόντος μηχανισμού ενημέρωσης του «Μίτος» παρακαλούνται οι φέροντες κατά το παρόν ρόλο εκτελεστικού Υπευθύνου να προβούν άμεσα στον έλεγχο όλων των ρόλων Διαχειριστών, επιβεβαιώνοντας ότι παραμένουν ενεργοί στο σύστημα. 

Στο έργο αυτό, μπορεί να ζητηθεί η συνδρομή της αρμόδιας Διεύθυνσης Διοικητικού ή Ανθρώπινου Δυναμικού του φορέα τους. 

Αντίστοιχα, οι Διαχειριστές θα πρέπει να προβούν άμεσα σε επικαιροποίηση της Ομάδας Συντακτών τους, απενεργοποιώντας Συντάκτες που έχουν αποχωρήσει από την οργανική μονάδα, επομένως έχουν απωλέσει την ιδιότητα με την οποία αρχικώς ενεργοποιήθηκαν ως Συντάκτες στο «Μίτος», και ενεργοποιώντας νέους.

Τέλος, παρακαλούνται όλοι οι υπάλληλοι που κατέχουν ρόλους στο «Μίτος» να ελέγξουν τα στοιχεία τηλεφωνικής επικοινωνίας τους και να προβούν σε τυχόν διορθώσεις αυτών, με την είσοδο στο «Μίτος» με τους προσωπικούς κωδικούς δημόσιας διοίκησης, επιλέγοντας από το μενού "Ο Λογαριασμός μου" → "Επεξεργασία Στοιχείων". Σημειώνουμε ότι για τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις (emails) δεν υφίσταται όμοια δυνατότητα, αλλά απαιτείται να πραγματοποιηθεί διόρθωση από την ΕΔΥΤΕ Α.Ε., αποστέλλοντας σχετικό αίτημα με την επιλογή του εικονιδίου που βρίσκεται στο κάτω δεξιά μέρος της σελίδας “Μίτος” ή με απευθείας πλοήγηση στη σελίδα https://feedback.mitos.gov.gr/open.php. 

4. ΠΕΙΘΑΡΧΙΚΕΣ ΕΥΘΥΝΕΣ 

Υπενθυμίζεται ότι η παράλειψη της υποχρέωσης καταχώρισης, επικαιροποίησης ή διαγραφής διοικητικών διαδικασιών στο «Μίτος», καθώς και κάθε απόκλιση, κατά την εφαρμογή τους, από τον τυποποιημένο τρόπο προβολής τους στο «Μίτος», συνιστά πειθαρχικό παράπτωμα, σύμφωνα με την περ. κθ' της παρ. 1 του άρθρου 107 του ν. 3528/2007 (Α’ 26). 

Στις περιπτώσεις διαπίστωσης των ανωτέρω κατόπιν καταγγελίας ή αναφοράς ή αυτεπάγγελτης έρευνας της διοίκησης, το Αυτοτελές Γραφείο Συμβούλου Ακεραιότητας του άρθρου 23 του ν. 4795/2021 (Α’ 62), άλλως η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου της αρχής θεσμοθέτησης είναι αρμόδιο/-α για την κίνηση της προβλεπόμενης διαμεσολάβησης, κατόπιν εκτίμησης των πραγματικών δεδομένων, προκειμένου τα αρμόδια όργανα της οικείας αρχής να επιληφθούν της διερεύνησης τυχόν πειθαρχικών παραπτωμάτων, με κοινοποίηση των σχετικών ενεργειών στο Υπουργείο Εσωτερικών. 

Κάθε αρχή θεσμοθέτησης, στις περιπτώσεις παράλειψης καταχώρισης ή επικαιροποίησης ή διαγραφής διοικητικών διαδικασιών της στο «Μίτος», ανεξάρτητα από την πειθαρχική διαδικασία που ακολουθείται, οφείλει αμελλητί να προβεί στις απαραίτητες ενέργειες για την ορθή καταχώριση της διαδικασίας στο «Μίτος» και στην ταυτόχρονη ενημέρωση του Υπουργείου Εσωτερικών. 

Οι Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού παρακαλούνται να κοινοποιήσουν, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την παρούσα σε όλους τους υπαλλήλους αρμοδιότητάς τους. Τα Υπουργεία παρακαλούνται να κοινοποιήσουν την παρούσα εγκύκλιο στα Ν.Π.Δ.Δ. και Ν.Π.Ι.Δ. που εποπτεύουν. 

Επιπλέον, οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις παρακαλούνται να κοινοποιήσουν άμεσα την παρούσα εγκύκλιο στους ΟΤΑ α' και β' βαθμού αρμοδιότητάς τους. 

Η παρούσα εγκύκλιος βρίσκεται αναρτημένη στην ιστοσελίδα του Υπουργείου μας (www.ypes.gr), στη διαδρομή: Έργο & Δράσεις - Δημόσια Διοίκηση – Απλούστευση Διαδικασιών. 

Η ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ 

ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ ΧΑΡΑΛΑΜΠΟΓΙΑΝΝΗ