ΘΕΜΑ: “Παροχή οδηγιών για την εφαρμογή των διατάξεων της κοινής υπουργικής απόφασης (κυα) 46901 ΕΞ 2024/01.04.2024 «Τροποποίηση της υπό στοιχεία οικ. 98979 ΕΞ 2021/10.08.2021 κοινής υπουργικής απόφασης “Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στο πλαίσιο των Δημοσίων Συμβάσεων δυνάμει του ν. 4601/2019 (Α' 44)” (Β'3766)»(Β.2120)’’.

Σε συνέχεια της υπ’ αριθ. 66297ΕΞ2024/14-5-2024 εγκυκλίου (ΑΔΑ: ΨΓΡΡΗ-ΤΦΡ) με την οποία σας κοινοποιήθηκαν οι εν θέματι διατάξεις - με τις οποίες τροποποιήθηκαν εκείνες της υπό στοιχεία οικ. 98979 ΕΞ 2021/10.08.2021 “Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στο πλαίσιο των Δημοσίων Συμβάσεων δυνάμει του ν. 4601/2019 (Α' 44)” κυα (Β.3766) - και για την ορθή και ενιαία εφαρμογή των σχετικών κανόνων, παρέχονται συμπληρωματικά οι κάτωθι οδηγίες/διευκρινίσεις:

Α. Απόρριψη ηλεκτρονικού τιμολογίου (ΗΤ) με δυνατότητα διόρθωσης και επανυποβολής (Soft Reject–SR)

Με την υπ’ αριθ.46901 ΕΞ 2024/01.04.2024 κυα προστέθηκε νέα παράγραφος 5 στο άρθρο 5 της ως άνω τροποποιούμενης όμοιας, παρέχοντας τη δυνατότητα διόρθωσης ενός ΗΤ από τον εκδότη (οικονομικό φορέα), σε περίπτωση που έχουν συμπληρωθεί εσφαλμένα κάποιο ή περισσότερα από τα πέντε (5) συγκεκριμένα πεδία, όπως αυτά περιγράφονται παρακάτω. Σημειώνεται ότι το διορθωμένο ΗΤ δεν αποτελεί διαφορετικό παραστατικό σε σχέση με το αρχικό, αφού αφορά στην ίδια συναλλαγή, έχει τον ίδιο μοναδικό αριθμό και ΜΑΡΚ, καθώς και το περιεχόμενό του ταυτίζεται με αυτό του αρχικού, με εξαίρεση τις πληροφορίες των υπόψη πέντε πεδίων για τις οποίες δύναται να ζητηθεί διόρθωση από τον λήπτη (αναθέτουσα αρχή ή ΑΑ).Με τη διαδικασία αυτή περιορίζεται σημαντικά η συχνότητα οριστικής απόρριψης (reject) των ΗΤ από τις αναθέτουσες αρχές και αποφεύγεται σε μεγάλο βαθμό η καθυστέρηση στον έλεγχο και την πληρωμή των δαπανών τους.

Στα εν λόγω πέντε πεδία, για τα οποία παρέχεται η δυνατότητα διόρθωσης (SR), συμπληρώνονται πληροφορίες που είναι απαραίτητες τόσο για την ορθή δρομολόγηση των ΗΤ στα εκάστοτε κατάλληλα πληροφοριακά συστήματα (ΠΣ), ώστε να αποκτούν πρόσβαση σε αυτά (ΗΤ) οι κατά περίπτωση αρμόδιες αναθέτουσες αρχές και οικονομικές υπηρεσίες, όσο και για την εν συνεχεία διαχείρισή τους. Εν προκειμένω, επισημαίνεται ότι η λανθασμένη συμπλήρωση των συγκεκριμένων πεδίων δεν δικαιολογεί την έκδοση πιστωτικού τιμολογίου, σύμφωνα με όσα αναφέρονται στις οικείες φορολογικές διατάξεις [βλ. άρθρο 8, παρ. 6, Ν. 4308/2014 (Α.251), ΠΟΛ 1003/312-12-2014 (ΑΔΑ: 7ΝΑΩΗ-96Σ)].

Ειδικότερα, τα πεδία αυτά - όπως περιγράφονται στο άρθρο 3 της υπ’ αριθ. 63446/31.05.2021 κοινής υπουργικής απόφασης «Καθορισμός Εθνικού Μορφότυπου ηλεκτρονικού τιμολογίου στο πλαίσιο των Δημοσίων Συμβάσεων» (Β.2338) και στον Εθνικό Μορφότυπο του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου - για τα οποία παρέχεται η δυνατότητα διόρθωσής τους, είναι τα εξής:

i. Στοιχείο αναφοράς Αγοραστή (ΒΤ-10): Στο πεδίο αυτό συμπληρώνεται, βάσει οδηγιών της ΑΑ, η περιγραφή της οργανικής μονάδας που είναι αποδέκτης των αγαθών/υπηρεσιών και χρησιμοποιείται για σκοπούς εσωτερικής δρομολόγησης (μπορεί να αναφέρεται σε Τμήμα, ή/και ρόλο Υπαλλήλου, όπως υπόλογος Χρηματικού Εντάλματος Προπληρωμής ή Διαχειριστή πάγιας προκαταβολής).

ii. Στοιχείο αναφοράς αγαθού/ υπηρεσίας/ μελέτης/ έργου (ΒΤ-11): Το πεδίο αυτό παίρνει τις εξής δυνατές τιμές:

«1| ΑΔΑ Ανάληψης», όταν η αναθέτουσα αρχή είναι φορέας της Κεντρικής Διοίκησης και οι δαπάνες της βαρύνουν τον τακτικό προϋπολογισμό,

«2| κωδικοποιημένος Ενάριθμος», όταν οι δαπάνες βαρύνουν τον προϋπολογισμό Δημοσίων Επενδύσεων,

«3| ΑΔΑ Ανάληψης», όταν οι δαπάνες δεν βαρύνουν τους ανωτέρω προϋπολογισμούς.

iii. Στοιχείο αναφοράς σύμβασης (ΒΤ-12): Στο πεδίο αυτό συμπληρώνεται ο ΑΔΑΜ της σύμβασης και σε περίπτωση που δεν υπάρχει ΑΔΑΜ, η τιμή 0 (μηδέν).

iv. Στοιχείο αναφοράς εντολής αγοράς (ΒΤ-13): Στο πεδίο αυτό συμπληρώνεται ο αριθμός της εντολής αγορά/παραγγελίας.

v. Κωδικός αγοραστή (ΒΤ-46): Στο πεδίο αυτό συμπληρώνεται ο κωδικός της αναθέτουσας αρχής που της έχει αποδοθεί κατά την εγγραφή της στο Μητρώο Αναθετουσών Αρχών Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης (ΓΓΠΣΨΔ) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

Η δυνατότητα διόρθωσης των πεδίων ΒΤ-10, ΒΤ-12, ΒΤ-13 και ΒΤ-46 παρέχεται όχι μόνον για τα χρεωστικά ΗΤ, αλλά και για τα πιστωτικά με εξαίρεση το πεδίο «Στοιχείο αναφοράς αγαθού/ υπηρεσίας/ μελέτης/ έργου (ΒΤ-11)», καθόσον αυτό δεν περιλαμβάνεται στο ηλεκτρονικό αρχείο του πιστωτικού ΗΤ.

Επισημαίνεται ότι τα ανωτέρω πέντε πεδία-στοιχεία ενός ΗΤ για τα οποία παρέχεται η δυνατότητα διόρθωσης δεν εντάσσονται στο υποχρεωτικό περιεχόμενο του τιμολογίου, όπως αυτό καθορίζεται στο άρθρο 9 του ν. 4308/2013. Επιπλέον, η δυνατότητα διόρθωσης και επανυποβολής (SR) των ΗΤ είναι σύμφωνη και με την παρ. 3.11 του άρθρου 3 της υπ’ αριθ. 1035/2020 κυα «Υποχρεώσεις Παρόχων Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων και διαδικασίες ελέγχου παροχής υπηρεσιών ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων.» (Β.551) όπως ισχύει, στην οποία, μεταξύ άλλων, διευκρινίζεται ότι σε περίπτωση που δεν έχουν μεταβληθεί τα σχετικά δεδομένα, που διαβιβάστηκαν με την πρώτη διαβίβαση στην ψηφιακή πλατφόρμα myDATA, δεν απαιτείται η εκ νέου διαβίβαση σε αυτή του διορθωμένου ΗΤ.

Β. Περιγραφή ροής διαδικασίας διόρθωσης και επανυποβολής

Πιο αναλυτικά, σε περίπτωση που κατά τον έλεγχο του ΗΤ από το χρήστη της ΑΑ, διαπιστωθεί ότι ένα ή περισσότερα από τα ανωτέρω πέντε περιγραφόμενα πεδία (παρ. Α της παρούσης) έχει συμπληρωθεί εσφαλμένα, ο εν λόγω χρήστης θέτει το ΗΤ σε κατάσταση SR, ορίζοντας και το/τα πεδίο/α το/τα οποίο/α έχει/ουν συμπληρωθεί εσφαλμένα καθώς και τις ορθές τιμές, που πρέπει να συμπληρωθούν. Ο εκδότης ενημερώνεται σχετικά με αυτοματοποιημένο μήνυμα που περιλαμβάνει τη συνολική πληροφορία περί SR μέσω ΚΕΔ, κατά τα οριζόμενα στην υπ’ αριθ. 98979/2021 κυα.

Διευκρινίζεται ότι ο εκδότης έχει τη δυνατότητα διόρθωσης του ΗΤ μόνον όταν προηγουμένως η αναθέτουσα αρχή έχει προβεί στην διαδικασία SR.

Έτσι, αφού ο εκδότης προβεί στις απαιτούμενες ενέργειες το διορθωμένο πλέον ΗΤ διαβιβάζεται εκ νέου στην εφαρμογή ΕΔΗΤ ή στο ΠΣ του Φορέα (ΕΔΗΤ/ΠΣ). Ο εκδότης ειδοποιείται για τη λήψη του διορθωμένου ΗΤ από το ΕΔΗΤ/ΠΣ, μέσω αυτοματοποιημένου ηλεκτρονικού μηνύματος. Το διορθωμένο τιμολόγιο, με την λήψη του από το ΕΔΗΤ/ΠΣ τίθεται σε κατάσταση «ΛΗΨΗ ΑΠΟ ΙΤ» και η διαδικασία διαχείρισής του ξεκινά από την αρχή. Κατά συνέπεια, η ανωτέρω ημερομηνία λήψης του διορθωμένου ΗΤ από το ΕΔΗΤ/ΠΣ του Φορέα αποτελεί τη μία (1) εκ των τριών (3) ημερομηνιών που λαμβάνονται υπόψη για την έναρξη της προθεσμίας πληρωμής, σύμφωνα με τις διατάξεις της υποπαρ. Ζ.5 της παρ. Ζ του άρθρου πρώτου του ν. 4152/20213 (Α.107).

Γ. Διαφορές των ενεργειών «ΑΠΟΡΡΙΨΗ», «ΑΠΟΡΡΙΨΗ ΜΕ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΑ ΕΠΑΝΥΠΟΒΟΛΗΣ» και «ΑΜΦΙΣΒΗΤΗΣΗ»

Η διαφορά της ενέργειας «ΑΠΟΡΡΙΨΗ ΜΕ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΑ ΕΠΑΝΥΠΟΒΟΛΗΣ» (ή «SOFT REJECTSR») με την ενέργεια «ΑΠΟΡΡΙΨΗ» και την ενέργεια «ΑΜΦΙΣΒΗΤΗΣΗ» είναι ότι:

• Εφόσον επιλεχθεί η ενέργεια «ΑΠΟΡΡΙΨΗ ΜΕ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΑ ΕΠΑΝΥΠΟΒΟΛΗΣ», η διαχείριση του διορθωμένου ΗΤ θα συνεχιστεί από την ίδια ή άλλη αναθέτουσα αρχή, στο ίδιο ή διαφορετικό πληροφοριακό σύστημα, ανάλογα με το πεδίο στο οποίο έχει καταχωριστεί εσφαλμένη πληροφορία. Έτσι, λχ το διορθωμένο ΗΤ θα δρομολογηθεί σε άλλη αναθέτουσα αρχή εάν η διόρθωση αφορά το πεδίο Κωδικός αγοραστή (ΒΤ-46), ενώ θα δρομολογηθεί σε άλλο ΠΣ, διαφορετικό από αρχικά επιλεχθέν, εάν η διόρθωση αφορά στον τύπο προϋπολογισμού που συμπληρώνεται στο πεδίο Στοιχείο αναφοράς αγαθού/ υπηρεσίας/ μελέτης/ έργου (ΒΤ-11). Επίσης, εάν η διόρθωση αφορά στα πεδία (ΒΤ-46) και (ΒΤ-11) το ΗΤ θα δρομολογηθεί τόσο σε διαφορετική αναθέτουσα αρχή, όσο και σε διαφορετικό ΠΣ, σε σχέση με τις εσφαλμένες αρχικές επιλογές. Εν προκειμένω, ο προμηθευτής δεν εκδίδει πιστωτικό ΗΤ αλλά διορθώνει το χρεωστικό ΗΤ και το επαναδιαβιβάζει στην αρμόδια αναθέτουσα αρχή και στο κατάλληλο ΠΣ με την ίδια διαδικασία, όπως αυτή προβλέπεται από την αριθ. 98979/2021 κυα. Στην περίπτωση αυτή δε, σύμφωνα και με την παρ. 3.11 του άρθρου 3 της αριθ. 1035/2020 υα όπως ισχύει, δεν απαιτείται εκ νέου διαβίβαση του τιμολογίου αυτού στην πλατφόρμα myData και κατά συνέπεια δεν αποδίδεται νέο ΜΑΡΚ.
• Εάν επιλεχθεί η ενέργεια «ΑΠΟΡΡΙΨΗ», το ΗΤ βρίσκεται σε τελική κατάσταση και η διαχείρισή του έχει ολοκληρωθεί. Ο προμηθευτής, εφόσον αναγνωρίσει το λάθος στην έκδοση του χρεωστικού ΗΤ, εκδίδει πιστωτικό ΗΤ. Μετά την απόρριψη του χρεωστικού τιμολογίου, η αναθέτουσα αρχή προχωρά σε αποδοχή του αντίστοιχου πιστωτικού.
• Σε περίπτωση επιλογής της ενέργειας «ΑΜΦΙΣΒΗΤΗΣΗ», το ΗΤ δεν βρίσκεται σε τελική κατάσταση και απλά ο εκδότης ενημερώνεται ότι υπάρχει μία εκκρεμότητα, η οποία πρέπει να τακτοποιηθεί από μέρους του, προκειμένου να προχωρήσει η αναθέτουσα αρχή στην πληρωμή του ΗΤ.

Δ. Υλοποιήσεις/προσαρμογές των ΠΣ/ΕΔΗΤ

Για την καλύτερη διαχείριση των ΗΤ για τα οποία ακολουθείται η διαδικασία SR, προτείνεται να γίνουν οι ακόλουθες προσαρμογές/υλοποιήσεις στα ΠΣ των Φορέων, οι οποίες είναι ήδη σε φάση υλοποίησης στο ΕΔΗΤ.

• Ένα ΗΤ μπορεί να μπει σε κατάσταση SR εφόσον είναι σε κατάσταση «1 ΛΗΨΗ ΑΠΌ IT» ή «3 ΣΕ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ» (εφόσον η κατάσταση αυτή έχει υλοποιηθεί στο πληροφοριακό σύστημα) ή «7 ΥΠΟ ΑΜΦΙΣΒΗΤΗΣΗ».
• Το ΗΤ για το οποίο έχει γίνει SR πρέπει να εμφανίζεται στον πίνακα των ΗΤ, αλλά με διακριτό τρόπο.
• Για το ΗΤ για το οποίο έχει γίνει SR δεν πρέπει να είναι πλέον δυνατή η περαιτέρω επεξεργασία του.
• Η κατάσταση SR πρέπει να εμφανίζεται ως νέα επιπλέον κατάσταση στη υφιστάμενη σχετική στήλη.

Στη συνέχεια διακρίνονται δύο διαφορετικές περιπτώσεις:

1. Το διορθωμένο ΗΤ προωθείται στην ίδια αναθέτουσα αρχή και στο ίδιο ΠΣ [διόρθωση πεδίων ΒΤ10, ΒΤ-11(εφόσον η διόρθωση αφορά στον ΑΔΑ της ανάληψης ή στον κωδικοποιημένο ενάριθμο) ΒΤ-12 και ΒΤ-13]. Στην περίπτωση αυτή επισημαίνονται τα εξής:

• Με την είσοδο του στο ΠΣ, το διορθωμένο ΗΤ πρέπει να μπαίνει σε κατάσταση «ΛΗΨΗ ΑΠΟ ΙΤ» και η διαχείρισή του ξεκινά από την αρχή σαν νέο ΗΤ.
• Πρέπει να υφίσταται η δυνατότητα εμφάνισης του αρχικού ΗΤ (με τα λανθασμένα στοιχεία).
• Η στήλη με την ημερομηνία λήψης του ΗΤ από το ΠΣ πρέπει να ενημερώνεται με τη νέα ημερομηνία λήψης του διορθωμένου ΗΤ από το ΠΣ («ΛΗΨΗ ΑΠΟ ΙΤ»).
• Στον πίνακα με το ιστορικό ενεργειών του ΗΤ πρέπει να περιλαμβάνεται το σύνολο των ενεργειών, από την αρχική λήψη έως και την πληρωμή ή απόρριψή του καθώς και τα σχετικά σχόλια.

2. Το διορθωμένο ΗΤ προωθείται σε διαφορετική αναθέτουσα αρχή (διόρθωση πεδίου ΒΤ-46) ή/και σε διαφορετικό πληροφοριακό σύστημα [διόρθωση πεδίου ΒΤ-11 εφόσον η διόρθωση αφορά στον τύπο προϋπολογισμού, δηλαδή τις τιμές 1|, 2| ή 3|)]:

Α) ΑΑ/ΠΣ που έλαβε αρχικά το λανθασμένο ΗΤ και προχώρησε σε ενέργεια SR.

• Θα υπάρχει πίνακας ιστορικού του ΗΤ με εμφάνιση όλων των ενεργειών έως και την ενέργεια SR
• Δεν πρέπει να είναι δυνατή η περαιτέρω επεξεργασία του.

Β) ΑΑ/ΠΣ που έλαβε το διορθωμένο ΗΤ:

• Με την είσοδο του διορθωμένου ΗΤ στο ΠΣ πρέπει να μπαίνει σε κατάσταση «ΛΗΨΗ ΑΠΟ ΙΤ» και η διαχείρισή του ξεκινά σαν νέο ΗΤ.
• Θα υπάρχει εμφανής ένδειξη ότι το διορθωμένο τιμολόγιο είναι σε συνέχεια ενέργειας SR

Ε. Έναρξη ισχύος και πεδίο εφαρμογής

Σύμφωνα με το άρθρο 2 της αριθ.46901 ΕΞ 2024/01.04.2024 κυα, η δυνατότητα εφαρμογής της ανωτέρω διαδικασίας διόρθωσης και επανυποβολής ΗΤ (SR) από τις αναθέτουσες αρχές, ξεκινά δύο (2) μήνες από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως, δηλαδή από την 08η Ιουνίου 2024. Τεχνικές λεπτομέρειες σχετικά με τις υλοποιήσεις των πληροφοριακών συστημάτων των Φορέων θα δίνονται από την ΓΓΠΣΨΔ μέσω του portal ηλεκτρονικού τιμολογίου (https://www.gsis.gr/polites-epiheiriseis/pliromes-kaieispraxeis/e-invoice). Τέλος, η δυνατότητα εφαρμογής της διαδικασίας SR είναι δυνατό να ακολουθηθεί και για τιμολόγια που θα εκδοθούν πριν την 8η /6/2024 αλλά και για όσα εκδόθηκαν πριν την δημοσίευση της προαναφερόμενης κυα, εφόσον δεν έχει ολοκληρωθεί η διαχείρισή τους, δηλαδή δεν έχουν πληρωθεί ή απορριφθεί οριστικά.

Ο ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣ ΕΘΝΙΚΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ

ΑΘΑΝΑΣΙΟΣ ΠΕΤΡΑΛΙΑΣ