Αριθμ. 684

ΦΕΚ B’ 2117/07.04.2024

Ηλεκτρονική υπηρεσία «Δήλωση απώλειας ελληνικού διαβατηρίου».

ΟΙ ΥΠΟΥΡΓΟΙ

ΕΞΩΤΕΡΙΚΩΝ - ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ ΤΟΥ ΠΟΛΙΤΗ -

ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ

Έχοντας υπόψη:

1. Τις διατάξεις:

α) Της παρ. 19 του άρθρου 107 του ν. 4727/2020 «Ψηφιακή Διακυβέρνηση (Ενσωμάτωση στην Ελληνική Νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/2102 και της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1024) Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες (Ενσωμάτωση στο Ελληνικό Δίκαιο της Οδηγίας (ΕΕ) 2018/1972) και άλλες διατάξεις» (Α’ 184),

β) του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ΕΚ (L 119/1),

γ) των παρ. 2 και 3 του άρθρου 47 του ν. 4623/2019 «Ρυθμίσεις του Υπουργείου Εσωτερικών, διατάξεις για την ψηφιακή διακυβέρνηση, συνταξιοδοτικές ρυθμίσεις και άλλα επείγοντα ζητήματα» (Α’ 134),

δ) του ν. 4624/2019 «Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, μέτρα εφαρμογής του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ενσωμάτωση στην εθνική νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/680 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 και άλλες διατάξεις» (Α’ 1137),

ε) του ν. 4781/2021 «Οργάνωση και λειτουργία Υπουργείου Εξωτερικών, Συμβούλιο Απόδημου Ελληνισμού, ρύθμιση θεμάτων διεθνούς αναπτυξιακής συνεργασίας και ανθρωπιστικής βοήθειας και άλλες διατάξεις» (Α’ 31),

στ) του άρθρου 90 του Κώδικα νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα κυβερνητικά όργανα (π.δ. 63/2005, Α’ 98), το οποίο διατηρήθηκε σε ισχύ με την περ. 22 του άρθρου 119 του ν. 4622/2019 (Α’ 133),

ζ) του π.δ. 178/2014 «Οργάνωση Υπηρεσιών Ελληνικής Αστυνομίας» (Α’ 281),

η) του π.δ. 40/2020 «Οργανισμός του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης» (Α’ 85),

θ) του π.δ. 25/2022 «Προϋποθέσεις χορήγησης διαβατηρίων, χρονική ισχύς, αντικατάσταση, απώλεια και ακύρωση αυτών» (Α’ 66),

ι) του π.δ. 77/2023 «Σύσταση Υπουργείου και μετονομασία Υπουργείων - Σύσταση, κατάργηση και μετονομασία Γενικών και Ειδικών Γραμματειών - Μεταφορά αρμοδιοτήτων, υπηρεσιακών μονάδων, θέσεων προσωπικού και εποπτευόμενων φορέων» (Α’ 130),

ια) του π.δ. 79/2023 «Διορισμός Υπουργών, Αναπληρωτών Υπουργών και Υφυπουργών» (Α’ 131),

ιβ) του π.δ. 2/2024 «Διορισμός Υπουργών και Υφυπουργών» (Α’ 2),

ιγ) της υπό στοιχεία 118944 ΕΞ 2019/23-10-2019 απόφασης του Υπουργού Επικράτειας «Λειτουργία Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης» (Β’ 3990),

ιδ) της υπό στοιχεία 3981 ΕΞ 2020/25-2-2020 απόφασης του Υπουργού Επικράτειας «Παροχή Υπηρεσίας Αυθεντικοποίησης Χρηστών oAuth2.0 σε Πληροφοριακά Συστήματα τρίτων Φορέων» (Β’ 762),

ιε) της υπό στοιχεία 29810 ΕΞ 2020/23-10-2020 απόφασης του Υπουργού Επικράτειας «Διαδικασία αυθεντικοποίησης υπαλλήλων του δημοσίου τομέα σε ψηφιακές δημόσιες υπηρεσίες» (Β’ 4798), ιστ) της υπό στοιχεία 38428 ΕΞ 2021 απόφασης του Υπουργού Επικράτειας «Κανόνες για την παροχή ψηφιακών δημόσιων υπηρεσιών» (Β’ 5231),

ιζ) της υπό στοιχεία 5620 ΕΞ 2021/26-2-2021 απόφασης του Υπουργού Επικράτειας «Ρύθμιση ειδικότερων θεμάτων για την υποβολή αιτήσεων και την έκδοση εγγράφων μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr -ΕΨΠ) καθώς και για τη χρήση των θυρίδων φορέων και χρηστών που τηρούνται σε αυτή» (Β’ 849), όπως τροποποιήθηκε με την υπό στοιχεία 36126 ΕΞ 2022/5-9-2022 όμοια απόφαση (Β’ 4693),

ιη) Της υπό στοιχεία 24596/ΕΞ2023/18-5-2023 κοινής απόφασης των Υπουργών Ψηφιακής Διακυβέρνησης και Επικρατείας «Αντικατάσταση της υπ’ αρ. 6810/ΕΞ 2021 κοινής υπουργικής απόφασης "Λειτουργία Εθνικού Μητρώου Επικοινωνίας (Ε.Μ.Επ.)" (Β’ 988)» (Β’ 3399),

ιθ) της υπ’ αρ. 246/8-3-2021 κοινής απόφασης των Υπουργών Προστασίας του Πολίτη, και Επικράτειας «Τήρηση Θυρίδων της Ελληνικής Αστυνομίας στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ).)» (Β’ 968),

κ) της υπό στοιχεία 36995 ΕΞ 2022/15-9-2022 κοινής απόφασης των Υπουργών Εξωτερικών και Επικράτειας «Τήρηση θυρίδων του Υπουργείου Εξωτερικών στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov.grΕΨΠ)» (Β’ 4894),

2. Το υπ’ αρ. 8287 αίτημα προς το Κέντρο Διαλειτουργικότητας με ημερομηνία υποβολής 29/11/2023 για την εύρεση Στοιχείων Διαβατηρίων (ΕΛ.ΑΣ.).

3. Την ανάγκη απλούστευσης και ψηφιοποίησης των διαδικασιών υποβολής αίτησης για τη δήλωση απώλειας διαβατηρίου μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.grΕΨΠ).

4. Το γεγονός ότι με την έκδοση της παρούσας δεν προκαλείται δαπάνη σε βάρος του κρατικού προϋπολογισμού, αποφασίζουμε:

Άρθρο 1

Σκοπός και πεδίο εφαρμογής

Η παρούσα απόφαση ρυθμίζει τη διαδικασία δήλωσης απώλειας ελληνικού διαβατηρίου με ηλεκτρονικό τρόπο, μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr - ΕΨΠ).

Άρθρο 2

Χρήστες της εφαρμογής

Χρήστες της εφαρμογής είναι:

1. Φυσικά πρόσωπα («δηλούντες/δηλούσες») που κατέχουν ελληνικό διαβατήριο και επιθυμούν να υποβάλλουν ηλεκτρονική δήλωση για την απώλεια του,

2. εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι («υπάλληλοι») της Ελληνικής Αστυνομίας και των προξενικών αρχών του Υπουργείου Εξωτερικών, που παραλαμβάνουν στις Θυρίδες των Υπηρεσιών τους τις ηλεκτρονικές δηλώσεις απώλειας, με σκοπό τη διεκπεραίωσή τους.

Άρθρο 3

Διαδικασία ηλεκτρονικής υποβολής δήλωσης απώλειας διαβατηρίου

1. Η δήλωση απώλειας διαβατηρίου δύναται να υποβάλλεται ηλεκτρονικά από φυσικό πρόσωπο, είτε για τον εαυτό του ατομικά, είτε για ανήλικα πρόσωπα, επί των οποίων ασκεί τη γονική μέριμνα, ή την επιμέλεια αυτών (γονείς/κηδεμόνες ή άλλο φυσικό πρόσωπο στο οποίο έχει ανατεθεί η επιμέλεια των ανηλίκων προσώπων), και επέχει τη θέση υπεύθυνης δήλωσης του άρθρου 8 του ν. 1599/1986 (Α’ 75).

2. Για την υποβολή της δήλωσης απαιτείται η προηγούμενη αυθεντικοποίηση του φυσικού προσώπου/χρήστη σύμφωνα με το άρθρο 24 του ν. 4727/2020.

3. Ο δηλών/η δηλούσα, μετά την αυθεντικοποίηση, επιβεβαιώνει τα στοιχεία που ανακτώνται από την εφαρμογή μέσω διαλειτουργικότητας, καταχωρίζει κωδικό μιας χρήσης («one-time password»), που λαμβάνει στον πιστοποιημένο στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας αριθμό σύνδεσης κινητής τηλεφωνίας που κατέχει, επιβεβαιώνει ή καταχωρίζει τα πεδία, που απαιτούνται για τη δήλωση απώλειας του διαβατηρίου του ιδίου/της ιδίας ή του ανήλικου προσώπου επί του οποίου ασκεί τη γονική μέριμνα ή την επιμέλεια όπως, κατ’ ελάχιστον, τα ακόλουθα:

α. Τα προσωπικά του/της στοιχεία, ιδίως όνομα, επώνυμο, όνομα και επώνυμο πατρός/μητρός, ημερομηνία γέννησης, τόπος γέννησης, τόπος κατοικίας, οδός, αριθμός, Ταχυδρομικός Κώδικας,

β. τα στοιχεία επικοινωνίας, ιδίως διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τηλέφωνο επικοινωνίας,

γ. τα στοιχεία του ανήλικου προσώπου επί του οποίου ασκεί την γονική μέριμνα ή επιμέλεια, ιδίως όνομα, επώνυμο, όνομα πατέρα/μητέρας και ημερομηνία γέννησης για την περίπτωση που δηλώνει απώλεια διαβατηρίου για λογαριασμό του,

δ. τα στοιχεία διαβατηρίου, ιδίως αριθμός, ημερομηνία έκδοσης, ημερομηνία λήξης ισχύος,

ε. τα στοιχεία δήλωσης απώλειας διαβατηρίου, ιδίως τόπος απώλειας, χρονικό διάστημα απώλειας, συνθήκες απώλειας,

στ. τα στοιχεία της αρμόδιας αστυνομικής ή προξενικής αρχής που υποβάλλεται η δήλωση σύμφωνα με τα οριζόμενα στο π.δ. 25/2022 και υποβάλλει τη δήλωση της απώλειας του διαβατηρίου.

4. Η υποβαλλόμενη δήλωση απώλειας διαβατηρίου, φέρει τα χαρακτηριστικά ασφαλείας της παρ. 3 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020 και συγκεκριμένα μοναδικό κωδικό αριθμό σε αλφαριθμητική μορφή και σε μορφή QR και εγκεκριμένη ή προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και γίνεται υποχρεωτικά αποδεκτή από όλους τους φορείς του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα, καθώς και από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες:

i) Ως ηλεκτρονικό έγγραφο διακινούμενο με χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ), χωρίς να απαιτείται ηλεκτρονική υπογραφή ή άλλη ηλεκτρονική σφραγίδα και με ισχύ πρωτότυπου εγγράφου.

ii) Ως έντυπο έγγραφο, εφόσον εκτυπωθεί από τη διαδικτυακή εφαρμογή της ΕΨΠ, χωρίς περαιτέρω διατυπώσεις ή διαδικασία επικύρωσης και με ισχύ αντιγράφου, σύμφωνα με την παρ. 3 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020.

5. Μετά την υποβολή της στην ΕΨΠ, η δήλωση αποστέλλεται στη Θυρίδα της Διεύθυνσης Διαβατηρίων και Εγγράφων Ασφαλείας του Αρχηγείου της Ελληνικής Αστυνομίας και ακολουθούνται όσα ορίζονται:

i. Στην υπό στοιχεία 5620 ΕΞ 2021 απόφαση του Υπουργού Επικράτειας (Β’ 849), όπως ισχύει και

ii. στην υπό στοιχεία 246 ΕΞ 2021 κοινή απόφαση των Υπουργών Προστασίας του Πολίτη και Επικράτειας (Β’ 968).

Αντίγραφό της αποθηκεύεται στην προσωπική θυρίδα του/της δηλούντος/-ούσας.

6. Παράλληλα η δήλωση απώλειας κοινοποιείται:

α. Αν η απώλεια λάβει χώρα στο εσωτερικό, στη Θυρίδα της Αστυνομικής Αρχής στην εδαφική αρμοδιότητα της οποίας έλαβε χώρα η απώλεια,

β. αν η απώλεια λάβει χώρα στο εξωτερικό, στη Θυρίδα της Προξενικής Αρχής στην εδαφική αρμοδιότητα της οποίας έλαβε χώρα η απώλεια,

γ. αν η απώλεια λάβει χώρα σε άγνωστο προς τον πολίτη τόπο, στη Θυρίδα της αρμόδιας Αστυνομικής ή Προξενικής Αρχής του τόπου κατοικίας του φυσικού προσώπου που υποβάλει τη δήλωση.

7. Η υποχρέωση της παρ. 1 του άρθρου 4 του π.δ. 25/ 2022 για ενημέρωση της Διεύθυνσης Διαβατηρίων και Εγγράφων Ασφαλείας του Αρχηγείου της Ελληνικής Αστυνομίας από τις αρμόδιες Αστυνομικές και Προξενικές Αρχές, πληρούται με την ηλεκτρονική υποβολή δήλωσης απώλειας του παρόντος άρθρου.

8. Το διαβατήριο το οποίο δηλώνεται ως απολεσθέν μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής της παρούσας, θεωρείται αυτοδικαίως άκυρο από την υποβολή της σχετικής δήλωσης και δε δύναται να επανέλθει σε ισχύ. Σε περίπτωση ανεύρεσης οι πολίτες υποχρεούνται να ενημερώσουν την κατά τόπο αρμόδια Αστυνομική/Προξενική Αρχή.

Άρθρο 4

Ειδικές ρυθμίσεις για τη λειτουργία της εφαρμογής

1. Η εφαρμογή διαλειτουργεί μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης (Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.) με τα απαραίτητα μητρώα του δημοσίου για την άντληση στοιχείων ταυτοποίησης των χρηστών.

2. Η διαλειτουργικότητα της παρ. 1 πραγματοποιείται σύμφωνα με το ισχύον Πλαίσιο Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, την πολιτική ορθής χρήσης διαδικτυακών υπηρεσιών και τις διατάξεις περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

3. Η Ελληνική Αστυνομία έχει την υποχρέωση να εκδώσει οδηγίες για την ασφαλή διαχείριση και χρήση των Θυρίδων από το προσωπικό της.

4. Το Υπουργείο Εξωτερικών έχει την υποχρέωση να εκδώσει οδηγίες για την ασφαλή διαχείριση και χρήση των Θυρίδων από το προσωπικό του.

Άρθρο 5

Επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα -

Τεχνικά και Οργανωτικά Μέτρα

1. Το Υπουργείο Προστασίας του Πολίτη ορίζεται ως ανεξάρτητος υπεύθυνος επεξεργασίας, κατά την έννοια της παρ. 7 του άρθρου 4 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων - ΓΚΠΔ), για τους σκοπούς της λειτουργίας της εφαρμογής της παρούσας.

2. Το Υπουργείο Εξωτερικών ορίζεται ως ανεξάρτητος υπεύθυνος επεξεργασίας, κατά την έννοια της παρ. 7 του άρθρου 4 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων - ΓΚΠΔ), για τους σκοπούς της λειτουργίας της εφαρμογής της παρούσας.

3. Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης ορίζεται ως ανεξάρτητος υπεύθυνος επεξεργασίας, κατά την έννοια της παρ. 7 του άρθρου 4 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων - ΓΚΠΔ), για τους σκοπούς της λειτουργίας της εφαρμογής της παρούσας.

4. Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης έχει την υποχρέωση λήψης και διαρκούς τήρησης των κατάλληλων και αναγκαίων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων ασφάλειας των διακινούμενων δεδομένων, πληροφοριών και εγγράφων και κατ’ ελάχιστον, της καταγραφής και παρακολούθησης των προσβάσεων, της διασφάλισης ιχνηλασιμότητας και της προστασίας των διακινούμενων δεδομένων από κάθε παραβίαση, καθώς και από σκόπιμη ή τυχαία απειλή

Άρθρο 6

Έναρξη Ισχύος

Η ισχύς της παρούσας απόφασης αρχίζει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Αθήνα, 1 Απριλίου 2024

Οι Υπουργοί

Εξωτερικών ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΓΕΡΑΠΕΤΡΙΤΗΣ

Προστασίας του Πολίτη ΜΙΧΑΗΛ ΧΡΥΣΟΧΟΪΔΗΣ

Ψηφιακής Διακυβέρνησης ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΠΑΠΑΣΤΕΡΠΟΥ