ΘΕΜΑ : «Οδηγίες για τη συμπλήρωση του υποσυστήματος Οχημάτων του ΟΣΥΔΙΠ»

ΣΧΕΤΙΚΑ : α) Το υπ’ αρ. πρωτ. Δ.Π.Δ.Υ.Κ.Υ.Α.Α.Δ.Ε. Β 1084791 ΕΞ2018/05.06.2018 έγγραφο

β) Το υπ’ αρ. πρωτ. Δ.Π.Κ.Υ.Α.Α.Δ.Ε. Β 1126338 ΕΞ2020/26.10.2020 έγγραφο

γ) Το υπ’ αρ. πρωτ. Δ.Π.Κ.Υ.Α.Α.Δ.Ε. Β 1112034 ΕΞ2021/15.12.2021 έγγραφο

δ) Το με αρ. πρωτ. Ο ΔΤΔ Ε 1117538 ΕΞ 2020 έγγραφο

ε) Το με αρ. πρωτ. Ο ΔΤΔ Ε 1146356 ΕΞ 2020 έγγραφο

στ Το με αρ. πρωτ. ΔΠΚΥ Β 1090631/ 22.09.2022 έγγραφο

Σε συνέχεια των ανωτέρω σχετικών α,β,γ εγγράφων αναφορικά με την υποχρέωση των Υπηρεσιών για την πλήρη αποτύπωση των πάγιων περιουσιακών στοιχείων τους και δεδομένης της δημιουργίας Υποσυστήματος Διαχείρισης Οχημάτων στο υφιστάμενο Σύστημα Διαχείρισης Παγίων (Ο.ΣΥ.ΔΙ.Π.), στο οποίο εντάσσονται όλα τα απαιτούμενα πεδία για τη διαχείριση του στόλου οχημάτων της Α.Α.Δ.Ε., και λαμβάνοντας υπόψη τη Λογιστική Μεταρρύθμιση στο Δημόσιο Τομέα (ΠΔ 52/2018) σύμφωνα με την οποία απαιτείται «η αληθής και εύλογη απεικόνιση όλων των περιουσιακών στοιχείων…και τελικά της καθαρής περιουσίας όλων των οντοτήτων της Γενικής Κυβέρνησης με στόχο την ανάδειξη της χρηματοοικονομικής λογιστικής σε εργαλείο λήψης αποφάσεων για τη διαχείριση της Δημόσιας περιουσίας», παρακαλούμε όπως όλες οι Υπηρεσίες της Αρχής προχωρήσουν στον έλεγχο και την επικαιροποίηση των στοιχείων των οχημάτων τους στο νέο σύστημα.

Η ηλεκτρονική διεύθυνση του συστήματος παραμένει η ακόλουθη: https://assets.aade.int/assets_aade#/login και απαιτείται πρόσβαση στο intranet προκειμένου να είναι προσβάσιμη μέσω ενός εξυπηρετητή (browser) Chrome κατά προτίμηση.

Ως κωδικοί εισόδου χρησιμοποιούνται οι κωδικοί LDAP για τους οποίους υπενθυμίζεται ότι δεν πρέπει να δίνονται σε άλλους χρήστες αλλά αντιθέτως κάθε χρήστης θα πρέπει να συνδέεται με τον δικό του προσωπικό κωδικό. Για την ένταξη νέων χρηστών στο σύστημα, ισχύει η υφιστάμενη διαδικασία.

Επισημαίνεται ότι έχει πραγματοποιηθεί η απαιτούμενη μετάπτωση δεδομένων για τα ήδη καταχωρισμένα οχήματα στο Ο.ΣΥ.ΔΙ.Π. και ως εκ τούτου δεν υφίσταται ανάγκη εκ νέου καταγραφής τους. Ωστόσο, δεδομένης της προσθήκης νέων πεδίων και της ανάγκης για πλήρη αποτύπωση των στοιχείων που ζητούνται, απαιτείται επικαιροποίηση όλων των πεδίων ώστε να εξασφαλισθεί η ορθή και πλήρης αποτύπωση του συνόλου των διαθέσιμων στοιχείων για κάθε όχημα.

Επιπλέον, τονίζεται ο υποχρεωτικός χαρακτήρας της καταγραφής του συνόλου των οχημάτων που έχουν διατεθεί σε κάθε Υπηρεσία είτε είναι σε χρήση είτε παραμένουν ακινητοποιημένα και βρίσκονται στο στάδιο απόσυρσης.

Η επικαιροποίηση των στοιχείων θα πρέπει να πραγματοποιηθεί έως τις 31/05/2023 ενώ στην συνέχεια θα πραγματοποιηθούν δειγματοληπτικοί έλεγχοι τόσο συστημικοί όσο και δια ζώσης.

Διευκρινίζεται ότι όλες οι αλλαγές και οι απαιτούμενες καταχωρίσεις θα πρέπει να αποτυπώνονται στο υποσύστημα σε πραγματικό χρόνο καθώς ανά πάσα στιγμή αντλούνται στατιστικές φόρμες και αναφορές ενώ για οχήματα που δεν έχουν καταχωρισθεί, δεν θα εγκρίνονται σχετικές πιστώσεις από την Διεύθυνση Προϋπολογισμού και Δημοσιονομικών Αναφορών της Γ.Δ.Ο.Υ.

Επιπροσθέτως, εφόσον διαπιστώνεται είτε η μη καταχώριση των απαραίτητων στοιχείων είτε η μη ενημέρωση σε πραγματικό χρόνο στο νέο σύστημα, η Διεύθυνση θα προχωράει σε σχετική επισήμανση προς την κατέχουσα το όχημα Υπηρεσία. Η μη συμμόρφωση με την ως άνω επισήμανση θα οδηγεί σε ανακατανομή του οχήματος χωρίς νέα ενημέρωση της εκάστοτε Υπηρεσίας.

Για την ενημέρωση ως προς τον τρόπο εισαγωγής δεδομένων του υποσυστήματος, κατά την είσοδό σας σε αυτό εμφανίζεται εγχειρίδιο χρήσης στο οποίο αναφέρονται αναλυτικά κάθε διαδικασία ξεχωριστά.

Επιπλέον, θα πραγματοποιηθούν σχετικά σεμινάρια εξ αποστάσεως εκπαίδευσης ως προς τον τρόπο χρήσης του νέου Υποσυστήματος.

ΠΕΔΙΑ ΠΡΟΣ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ

1) Για την ενημέρωση των υφιστάμενων καταχωρίσεων, παρακαλείστε να μεταβείτε στο σχετικό συνημμένο αρχείο με τίτλο ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΠΕΔΙΟΥ ΟΧΗΜΑΤΩΝ όπου θα βρείτε αναλυτικά βήματα για τον τρόπο ενημέρωσης. Το αρχείο υπάρχει διαθέσιμο και στα εγχειρίδια χρήσης του συστήματος.

Στα υφιστάμενα καταχωρισμένα οχήματα, σύμφωνα με τις συνημμένες οδηγίες, πρέπει να ενημερωθούν όλα τα πεδία προκειμένου να ανταποκρίνονται στην υφιστάμενη κατάσταση του οχήματος.

Οι ενημερώσεις θα πραγματοποιηθούν για όλα τα πεδία και θα αφορούν το διάστημα από 01/01/2023 και εφεξής.

2) Με την παραλαβή του παρόντος τόσο οι αναγγελίες διαθέσιμων οχημάτων (για τις Υπηρεσίες που δύνανται να υποβάλλουν αναγγελίες οχημάτων) όσο και τα αιτήματα για τη διάθεση οχημάτων, θα πραγματοποιούνται ηλεκτρονικά, αποκλειστικά μέσω του συστήματος. Διευκρινίζεται ότι αιτήματα τα οποία έχουν υποβληθεί στο παρελθόν δεν θα ληφθούν υπόψη, κατά συνέπεια είναι αναγκαίο οι Υπηρεσίες να τα υποβάλλουν εκ νέου μέσω του συστήματος επιβεβαιώνοντας τη σκοπιμότητά τους.

3) Επιπλέον, κρίνεται απαραίτητη η ενημέρωση και η καταγραφή των διανυθέντων χιλιομέτρων ανά όχημα για το διάστημα που δεν έχει ήδη πραγματοποιηθεί. Παρακαλείστε να μεταβείτε στο σχετικό συνημμένο αρχείο με τίτλο ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΔΙΑΝΥΘΕΝΤΩΝ ΧΙΛΙΟΜΕΤΡΩΝ όπου θα βρείτε αναλυτικά βήματα για τον τρόπο ενημέρωσης. Επισημαίνεται ότι εάν το όχημα δεν έχει διανύσει κανένα χιλιόμετρο για έναν συγκεκριμένο μήνα, θα καταχωρείται η τιμή μηδέν (0). Τα οχήματα για τα οποία δεν καταχωρούνται χιλιόμετρα (μηδενικά ή άλλα) για δύο συνεχόμενους μήνες από 01/01/2023, θα ανακατανέμονται σε άλλες Υπηρεσίες της Αρχής.

4) Στην καρτέλα ΗΜΕΡΟΛΟΓΙΟ ΟΧΗΜΑΤΩΝ ενημέρωση όλων των παρακάτω πεδίων για κάθε όχημα:

i. ΚΤΕΟ

Συμπληρώνονται όλα τα απαραίτητα πεδία σύμφωνα με τις οδηγίες του εγχειριδίου με τίτλο ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΚΤΕΟ.

Οι Υπηρεσίες πρέπει να μεριμνούν για την έγκαιρη έκδοση-ανανέωση δελτίου ΚΤΕΟ καθώς η καθυστερημένη έκδοσή του βαρύνεται με επιπλέον κόστος και με κίνδυνο επιβολής σχετικού προστίμου από τις αρμόδιες Αρχές.

ii. ΚΑΡΤΑ ΚΑΥΣΑΕΡΙΩΝ

Συμπληρώνονται όλα τα απαραίτητα πεδία σύμφωνα με τις οδηγίες του εγχειριδίου με τίτλο ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΚΑΡΤΑΣ ΚΑΥΣΕΡΙΩΝ. Εάν το κόστος της κάρτας καυσαερίων συμπεριλαμβάνεται στο δελτίο ΚΤΕΟ, αναφέρεται ως μηδενικό.

Οι Υπηρεσίες πρέπει να μεριμνούν για την έγκαιρη έκδοση-ανανέωση ΚΑΡΤΑΣ ΚΑΥΣΑΕΡΙΩΝ καθώς η καθυστερημένη έκδοσή της βαρύνεται με επιπλέον κόστος και με κίνδυνο επιβολής σχετικού προστίμου από τις αρμόδιες Αρχές.

iii. ΕΛΑΣΤΙΚΑ

Συμπληρώνονται όλα τα απαραίτητα πεδία σύμφωνα με τις οδηγίες του εγχειριδίου με τίτλο ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΕΛΑΣΤΙΚΩΝ. Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να επιδειχθεί κατά τη συμπλήρωση ημερομηνιών παραγωγής και λήξης ελαστικών. Επισημαίνεται ότι τα ελαστικά αντικαθίστανται είτε λίγο πριν την ημερομηνία λήξης τους είτε νωρίτερα: όταν διανύσουν 40.000χλμ ή όταν υπάρξει κάποια εμφανής φθορά.

iv. ΧΕΙΜΕΡΙΝΑ ΕΛΑΣΤΙΚΑ

Συμπληρώνονται τα απαραίτητα πεδία σύμφωνα με τις οδηγίες του εγχειριδίου με τίτλο ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΧΕΙΜΕΡΙΝΩΝ ΕΛΑΣΤΙΚΩΝ. Η χρήση χειμερινών ελαστικών είναι υποχρεωτική όπου προβλέπεται στον Κ.Ο.Κ. Εάν ωστόσο η Υπηρεσία βρίσκεται σε περιοχή που δεν προβλέπεται στον Κ.Ο.Κ η χρήση χειμερινών ελαστικών, θα συμπληρώσει το αντίστοιχο πεδίο αρνητικά.

v. ΑΝΤΙΟΛΙΣΘΗΤΙΚΕΣ ΑΛΥΣΙΔΕΣ

Σύμφωνα με τις διατάξεις του με αρ. Δ30/Δ5α/73567 Υπουργική Απόφαση (ΦΕΚ Β 1144/ 14.03.2022), κρίνεται απαραίτητος ο εφοδιασμός των οχημάτων με αντιολισθητικές αλυσίδες ή άλλα ανάλογα αντιολισθητικά μέσα. Ως εκ τούτου όλες οι Υπηρεσίες πρέπει να μεριμνήσουν εγκαίρως για την προμήθειά τους. Συμπληρώνονται όλα τα απαραίτητα πεδία σύμφωνα με τις οδηγίες του εγχειριδίου με τίτλο ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΑΝΤΙΟΛΙΣΘΗΤΙΚΩΝ ΑΛΥΣΙΔΩΝ.

vi. ΤΑΚΤΙΚΟ SERVICE

Συμπληρώνονται όλα τα απαραίτητα πεδία σύμφωνα με τις οδηγίες του εγχειριδίου με τίτλο ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΤΑΚΤΙΚΟΥ SERVICE.

Είναι υποχρεωτικό τα τακτικά service να πραγματοποιούνται βάση των οδηγιών του οχήματος κάθε κατασκευαστή.

vii. ΑΛΛΑΓΗ ΛΙΠΑΝΤΙΚΩΝ

Η έγκαιρη αλλαγή λιπαντικών είναι ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΗ. Συμπληρώνονται όλα τα απαραίτητα πεδία σύμφωνα με τις οδηγίες του εγχειριδίου με τίτλο ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΑΛΛΑΓΗΣ ΛΑΔΙΩΝ.

Σε σχέση με το κόστος, επισημαίνεται ότι εφόσον έχει συμπεριληφθεί στην καταχώρηση του τακτικού service, τότε θα καταχωρισθεί ως μηδενικό στην παρούσα εγγραφή.

viii. ΕΚΤΑΚΤΕΣ ΕΠΙΣΚΕΥΕΣ

Συμπληρώνονται όλα τα απαραίτητα πεδία σύμφωνα με τις οδηγίες του εγχειριδίου με τίτλο ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΕΚΤΑΚΤΩΝ ΕΠΙΣΚΕΥΩΝ.

ix. ΟΔΙΚΗ ΒΟΗΘΕΙΑ

Συμπληρώνεται είτε έχει επιπλέον οδική βοήθεια το όχημα είτε όχι. Εφόσον δεν υπάρχει σύμβαση οδικής βοήθειας, συμπληρώνεται αρνητικά το συγκεκριμένο πεδίο.

x. ΣΤΑΘΜΕΥΣΗ

Συμπληρώνεται είτε έχει επιπλέον σύμβαση στάθμευσης σε ιδιωτικό χώρο το όχημα είτε όχι.

Εφόσον δεν υπάρχει σύμβαση στάθμευσης, συμπληρώνεται αρνητικά το συγκεκριμένο πεδίο.

5) Όμοια, βάσει των σχετικών εγχειριδίων χρήσης θα πρέπει να συμπληρωθούν οι καρτέλες ΟΔΗΓΟΙ, ΔΕΛΤΙΟ ΚΙΝΗΣΗΣ, ΧΟΡΗΓΗΣΗ ΚΑΥΣΙΜΩΝ και ΠΡΑΤΗΡΙΑ ΚΑΥΣΙΜΩΝ.

Τέλος, εφόσον διαπιστώνεται η μη συμμόρφωση με τις απαιτούμενες ενέργειες για την ορθή και ασφαλή χρήση και συντήρηση των οχημάτων (πχ αντικατάσταση ελαστικών εντός προβλεπόμενων ημερομηνιών, έκδοση βεβαίωσης ΚΤΕΟ εγκαίρως, προμήθεια αντιολισθητικών αλυσίδων κ.ο.κ.), η Διεύθυνση θα προχωράει σε σχετική επισήμανση προς την κατέχουσα το όχημα Υπηρεσία. Η μη συμμόρφωση με την ως άνω επισήμανση θα οδηγεί σε ανακατανομή του οχήματος χωρίς νέα ενημέρωση της εκάστοτε Υπηρεσίας.

Για οποιεσδήποτε πληροφορίες, κι εφόσον έχει προηγηθεί σχετική ανάγνωση των ατομικών για κάθε διαδικασία εγχειριδίων χρήσης, μπορείτε να απευθύνεστε είτε στο e-mail του Τμήματος Β της Διεύθυνσης Προμηθειών και Κτιριακών Υποδομών: aadesupplies @ aade. gr είτε στα παρακάτω τηλέφωνα: 2128000143, 2128000148, 2128000151.

Παραμένουμε στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση ή πληροφορία.

Ο Προϊστάμενος της Γενικής Διεύθυνσης Οικονομικών Υπηρεσιών

Ιωάννης Καββαδάς

Συνημμένα Έγγραφα: Ενημέρωση καταχωρημένου οχήματος