ΘΕΜΑ: «Διαδικασία έγκρισης συμμετοχής του προσωπικού του e-ΕΦΚΑ σε επιμορφωτικά προγράμματα του ΙΝΕΠ του ΕΚΔΑΑ»

Α. Μεταβίβαση αρμοδιότητας έγκρισης συμμετοχής σε προγράμματα εκπαίδευσης, ενημέρωσης ή επιμόρφωσης

Σας γνωρίζουμε ότι η αρμοδιότητα του Διοικητή του θ-ΕΦΚΑ να αποφασίζει για τη συμμετοχή του προσωπικού σε προγράμματα εκπαίδευσης, ενημέρωσης ή επιμόρφωσης (Ν.4892/2022, άρθρο 5, παρ.3) μεταβιβάστηκε με την υπ' αριθ. 283903/17.6.2022 απόφασή του (ΦΕΚ 3305/τ.Β728.06.2022) στον/ην Προϊστάμενο/η της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης της Γενικής Διεύθυνσης Διοικητικής Υποστήριξης, Τεχνικών Υπηρεσιών και Στέγασης.

Στην παρούσα εγκύκλιο τροποποιείται η διαδικασία που οφείλει να τηρεί το προσωπικό του ε-ΕΦΚΑ, προκειμένου να λάβει την απαραίτητη έγκριση από τον/ην Προϊστάμενο/η της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης για να συμμετέχει σε επιμορφωτικά προγράμματα που διοργανώνονται από το Εθνικό Κέντρο Δημόσιας Διοίκησης και Αυτοδιοίκησης (ΕΚΔΔΑ), τον εθνικό στρατηγικό φορέα ανάπτυξης του ανθρώπινου δυναμικού της Δημόσιας Διοίκησης και Αυτοδιοίκησης.

Επισημαίνεται η αναγκαιότητα τήρησης των κάτωθι οδηγιών, καθώς οποιαδήποτε συμμετοχή σε επιμορφωτικό πρόγραμμα του Ινστιτούτου Επιμόρφωσης (ΙΝΕΠ) του ΕΚΔΔΑ πραγματοποιείται κατά παράβαση της διαδικασίας ή/και εγκρίνεται από αναρμόδιο όργανο αποτελεί λόγο ακύρωσης της συμμετοχής.

Β. Τροποποίηση των οδηγιών των Εγκυκλίων 21/2017 και 22/2019 σχετικά με την υποβολή αιτήσεων σε πιστοποιημένα προγράμματα επιμόρφωσης του ΙΝΕΠ

Η προβλεπόμενη από τις Εγκ. 21/2017 και 22/2019 διαδικασία υποβολής αιτήσεων και έγκρισης συμμετοχής σε επιμορφωτικά προγράμματα του ΙΝΕΠ τροποποιείται και πλέον περιλαμβάνει τα εξής στάδια:

Βήμα 1ο:

Ο/Η υπάλληλος αναΖητά στον ιστότοπο του ΕΚΔΔΑ (https://www.ekdd.gr, Μενού-Επιμόρφωση-Συμμετοχή στην Επιμόρφωση-Αναζήτηση Προγραμμάτων Επιμόρφωσης) το πρόγραμμα επιμόρφωσης που τον/ην ενδιαφέρει να παρακολουθήσει, λαμβάνοντας υπόψη τις πληροφορίες για τα επιμορφωτικά προγράμματα, σχετικά με την ομάδα-στόχο, τον σκοπό και τις θεματικές ενότητες που διδάσκονται, αλλά και τις ειδικότερες προϋποθέσεις και τα κριτήρια συμμετοχής που έχουν καθοριστεί αφενός με την υπ' αριθ. ΔΙΠΑΑΔ/ΕΚΔΔΑ/Φ.4/12/3607/04.01.2018 (ΦΕΚ 65/τ.Β'/19.01.2018) απόφαση της Υπ. Διοικητικής Ανασυγκρότησης αφετέρου από τις υφιστάμενες συνθήκες του Φορέα.

Συγκεκριμένα και έως την άρση της αναστολής συμμετοχής στο σύστημα κινητικότητας για τους/ις υπαλλήλους του e-ΕΦΚΑ, τα εκπαιδευτικά προγράμματα που επιλέγονται θα πρέπει να είναι είτε γενικού ενδιαφέροντος για κάθε υπάλληλο (π.χ. Βελτίωση Κοινωνικών Ικανοτήτων: Σύγχρονα Περιβάλλοντα και Αντιμετώπιση Εργασιακού Στρες) είτε εξειδικευμένα αλλά άμεσα συναφή με τα υπηρεσιακά του/ης καθήκοντα κατά τη στιγμή που αιτείται τη συμμετοχή του/ης σε αυτά. Τα ευρύτερα προσωπικά ενδιαφέροντα στην παρούσα φάση δεν αποτελούν από μόνα τους κριτήριο επιλογής σε εκπαιδευτικά προγράμματα, λόγω της έλλειψης προσωπικού και των αυξημένων υπηρεσιακών αναγκών.

Βήμα 2ο:

Εφόσον ο/η ενδιαφερόμενος/η επιλέξει το επιμορφωτικό πρόγραμμα που τον/ην ενδιαφέρει να παρακολουθήσει βάσει των παραπάνω κριτηρίων, ενημερώνει τον/ην αρμόδιο/α Προϊστάμενο/η, ώστε να εκφέρει τη σύμφωνη ή μη σύμφωνη γνώμη του/ης για τη συμμετοχή, όσον αφορά τη δυνατότητα απουσίας του/ης τη δεδομένη χρονική στιγμή από τα υπηρεσιακά του/ης καθήκοντα. Η ενημέρωση προτείνεται να πραγματοποιείται μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στο οποίο ο/η ενδιαφερόμενος/η θα γνωστοποιεί στον/ην αρμόδιο/α Προϊστάμενο/η οπωσδήποτε τον τίτλο του επιμορφωτικού προγράμματος και τον ακριβή χρόνο διεξαγωγής του (βλ. Παραρτ., σχετ. 1).

Αρμόδιος/α Προϊστάμενος/η για τη διατύπωση σύμφωνης ή μη σύμφωνης γνώμης απουσίας από την Υπηρεσία λόγω συμμετοχής σε επιμορφωτικό πρόγραμμα του ΙΝΕΠ είναι:

i) για τον/ην υπάλληλο και τον/ην Προϊστάμενο/η Τμήματος ο/η Προϊστάμενος/η της Διεύθυνσης στην οποία υπηρετεί,

ii) για τον/ην Προϊστάμενο/η Διεύθυνσης ο/η Προϊστάμενος/η της Γενικής Διεύθυνσης ή της ΠΥΣΥ ή ο/η Συντονιστής/ρια ΚΕΑΟ,

iii) για τον/ην Προϊστάμενο/η της Γενικής Διεύθυνσης ή της ΠΥΣΥ ή των Αυτοτελών Διευθύνσεων της Διοίκησης ο Διοικητής.

Βήμα 3ο:

Ο/η αρμόδιος/α Προϊστάμενος/η απαντά υποχρεωτικά στον/ην ενδιαφερόμενο/η εκφέροντας τη σύμφωνη ή μη σύμφωνη γνώμη του/ης για τη συμμετοχή λαμβάνοντας υπόψη την ομαλή λειτουργία της Υπηρεσίας. Η απάντηση του/ης αρμόδιου/ας Προϊστάμενου/ης προτείνεται να πραγματοποιείται επίσης μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε περίπτωση αρνητικής απάντησης πρέπει υποχρεωτικά να αναφέρονται οι λόγοι της μη σύμφωνης γνώμης (βλ. Παραρτ., σχετ. 2). Επισημαίνεται ότι πρόκειται για απλή γνωμοδότηση του/ης αρμόδιου/ας Προϊστάμενου/ης και ο/η Προϊστάμενος/η της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης στον/ην οποίο/α έχει μεταβιβαστεί η αποφασιστική αρμοδιότητα έγκρισης δεν δεσμεύεται από αυτή, αλλά δύναται να λάβει και αντίθετη απόφαση αν το είδος του εκπαιδευτικού προγράμματος, η διαθεσιμότητα των εκπαιδευτικών δράσεων, οι υπηρεσιακές ανάγκες κλπ το απαιτούν.

Βήμα 4ο:

Ο/Η ενδιαφερόμενος/η συμπληρώνει την ηλεκτρονική αίτηση προέγκρισης συμμετοχής στην πλατφόρμα ασύγχρονης τηλεκπαίδευσης «ΖΗΝΩΝ» (https://ekp-zinon.efka.gov.gr) (βλ. συνημμένες οδηγίες (1)). Για την υποβολή της αίτησης είναι υποχρεωτικό ο/η ενδιαφερόμενος/η να βεβαιώσει ότι έχει ενημερώσει τον/ην αρμόδιο/α Προϊστάμενο/η και να συμπληρώσει, στο αντίστοιχο υποχρεωτικό πεδίο, εάν υπάρχει η σύμφωνη γνώμη του/ης για τη συμμετοχή. Σε περίπτωση μη σύμφωνης γνώμης συμπληρώνει υποχρεωτικά τους λόγους μη θετικής γνωμοδότησης.

Η ηλεκτρονική αίτηση προέγκρισης συμμετοχής υποβάλλεται από τον/ην ενδιαφερόμενο/η τουλάχιστον ένα (1) μήνα πριν την έναρξη του επιμορφωτικού προγράμματος.

Σημειώνουμε ότι σύμφωνα με την υπ' αριθ. ΔΙΠΑΑΔ/ΕΚΔΔΑ/Φ.4/12/3607/04.01.2018 (ΦΕΚ 65/τ.Β'/19.01.2018) απόφαση της Υπ. Διοικητικής Ανασυγκρότησης, κάθε υπάλληλος δύναται να αιτείται συμμετοχή κατά το μέγιστο σε δύο (2) προγράμματα επιμόρφωσης ανά επιμορφωτική περίοδο (οι επιμορφωτικές περίοδοι κάθε έτους είναι: α) Σεπτέμβριος -Δεκέμβριος και β) Ιανουάριος - Ιούλιος) και να συμμετέχει κατά το μέγιστο σε τρία (3) επιμορφωτικά προγράμματα ανά έτος. Επιπλέον, ο/η υπάλληλος δύναται να υποβάλει αίτηση συμμετοχής σε επιμορφωτικό πρόγραμμα που διεξάγεται σε άλλη Περιφέρεια, μόνο όταν το εν λόγω επιμορφωτικό πρόγραμμα δεν πραγματοποιείται στην Περιφέρεια στην οποία υπηρετεί κατά την εκάστοτε τρέχουσα επιμορφωτική περίοδο. Σε αυτή την περίπτωση η προέγκριση ή απόρριψη του αιτήματος από τον/ην Προϊστάμενο/η της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης θα εξαρτάται και από τον τόπο διεξαγωγής του επιμορφωτικού προγράμματος που επιλέγεται. Δηλαδή εάν το επιμορφωτικό πρόγραμμα διεξάγεται και σε πόλη πλησιέστερη αυτής όπου υπηρετεί ο/η υπάλληλος, τότε οφείλει να αιτηθεί την παρακολούθηση του προγράμματος σε αυτήν.

Βήμα 5ο:

Ο/Η Προϊστάμενος/η της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης εξετάζει το αίτημα επιμόρφωσης και, κατόπιν εντολής του/ης, αποστέλλεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το αρμόδιο Τμήμα της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης σχετική απάντηση προέγκρισης ή απόρριψης του αιτήματος στην οργανική μονάδα όπου υπηρετεί ο/η ενδιαφερόμενος/η, με κοινοποίησή της στον/η ίδιο/α.

Βήμα 6ο:

Εφόσον ο/η ενδιαφερόμενος/η λάβει θετική απάντηση από τον/ην Προϊστάμενο/η της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης για τη συμμετοχή του/ης στο επιμορφωτικό πρόγραμμα προβαίνει στις εξής ενέργειες:

α) i) εάν δεν έχει εγγραφεί στην Ηλεκτρονική. Υπηρεσία Συμμετοχής σε Επιμορφωτικά Προγράμματα του ΕΚΔΔΑ (https://online.ekdd.gr/OnlineWeb/index.jsp), προβαίνει σε εγγραφή ακολουθώντας τις σχετικές οδηγίες που παρέχονται στην ανωτέρω ηλεκτρονική σελίδα (βλ. συνημμένες οδηγίες (2)), ii) εάν είναι ήδη εγγεγραμμένος/η στην παραπάνω ηλεκτρονική υπηρεσία εισέρχεται σε αυτή, για να ελέγξει και να επικαιροποιήσει, εφόσον αυτό απαιτείται, τα προσωπικά του/ης στοιχεία και τα στοιχεία υπηρεσιακής του/ης κατάστασης (βλ. συνημμένες οδηγίες (2)),

β) υποβάλλει την ηλεκτρονική αίτηση συμμετοχής στην Ηλεκτρονική. Υπηρεσία Συμμετοχής σε Επιμορφωτικά Προγράμματα του ΕΚΔΔΑ (https://online.ekdd.gr/OnlineWeb/index.jsp), αναζητώντας και επιλέγοντας το πρόγραμμα επιμόρφωσης για το οποίο έχει προεγκριθεί η συμμετοχή του/ης από τον/ην Προϊστάμενο/η της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης, ακολουθώντας τις σχετικές οδηγίες που παρέχονται στην ανωτέρω ηλεκτρονική σελίδα (https://online.ekdd.gr/OnlineWeb/index.jsp) (βλ. συνημμένες οδηγίες (2)).

Βήμα 7ο:

Εάν ο/η ενδιαφερόμενος/η επιλεγεί να συμμετέχει στο επιμορφωτικό πρόγραμμα ενημερώνεται από το ΙΝΕΠ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, περίπου είκοσι (20) ημέρες πριν την έναρξή του και παράλληλα καλείται να επιβεβαιώσει τη συμμετοχή του/ης εντός χρονικού διαστήματος που ορίζεται από το ΙΝΕΠ (συνήθως εντός πέντε (5) ημερών).

ΠΡΟΣΟΧΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΤΗΣ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ ΣΤΟ ΙΝΕΠ:

• Εάν δεν έχει μεταβληθεί ο χρόνος διεξαγωγής του επιμορφωτικού προγράμματος ή δεν έχει αλλάξει η υπηρεσιακή κατάσταση του/ης υπαλλήλου, σύμφωνα με τα αναγραφόμενα στην αίτησή του/ης για την οποία έχει λάβει προέγκριση, ο/η υπάλληλος προβαίνει απευθείας στην επιβεβαίωση της συμμετοχής του/ης.
• Εάν έχει μεταβληθεί ο χρόνος διεξαγωγής του επιμορφωτικού προγράμματος από τον αναγραφόμενο χρόνο στην αίτηση για την οποία έχει λάβει προέγκριση -κατόπιν επιλογής μετά από επανάληψη του ίδιου προγράμματος- απαιτείται υποχρεωτικά η εκ νέου ενημέρωση του/ης αρμόδιου/ας Προϊστάμενου/ης (Βήμα 2ο ) και η διατύπωση της γνώμης του/ης για τη συμμετοχή (Βήμα 3ο).

α) Εάν ο/η αρμόδιος/α Προϊστάμενος/η εκφέρει σύμφωνη γνώμη, ο/η ενδιαφερόμενος/η προβαίνει απευθείας στην επιβεβαίωση της συμμετοχής του/ης.

β) Εάν ο/η αρμόδιος/α Προϊστάμενος/η διατυπώσει μη σύμφωνη γνώμη, ο/η ενδιαφερόμενος/η αποστέλλει ηλεκτρονικό μήνυμα στο οποίο αναφέρονται οι λόγοι μη σύμφωνης γνώμης στο Τμήμα Υλοποίησης και Υποστήριξης Εκπαιδευτικού Έργου της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης (tm.ypost.ekp@efka.gov.gr). Στη συνέχεια, κατόπιν σχετικής εντολής του/ης Προϊστάμενου/ης της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης, γνωστοποιείται άμεσα στον/ην ενδιαφερόμενο/η εάν δύναται ή μη να επιβεβαιώσει τη συμμετοχή του/ης, με κοινοποίηση της εν λόγω απάντησης και στην οργανική του/ης μονάδα.

• Εάν έχει μεταβληθεί η υπηρεσιακή κατάσταση του/ης υπαλλήλου (π.χ. μετακίνηση σε άλλη οργανική μονάδα, θέση κλπ) και δεν υπάρχει πλέον αντιστοιχία των υπηρεσιακών του/ης στοιχείων με τα αναγραφόμενα στην αίτηση για την οποία έχει λάβει προέγκριση, απαιτείται υποχρεωτικά η ενημέρωση του/ης Προϊστάμενου/ης της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης. Συνεπώς, ο/η ενδιαφερόμενος/η αποστέλλει στο Τμήμα Υλοποίησης και Υποστήριξης Εκπαιδευτικού Έργου της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης ηλεκτρονικό μήνυμα (tm.ypost.ekp@efka.gov.gr), στο οποίο αναφέρει τα στοιχεία της υπηρεσιακής του/ης κατάστασης τα οποία έχουν μεταβληθεί και το πρόγραμμα για το οποίο καλείται να επιβεβαιώσει τη συμμετοχή του/ης. Κατόπιν σχετικής αλληλογραφίας της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης με τον/ην αρμόδιο/α Προϊστάμενο/η του/ης υπαλλήλου εφόσον απαιτείται, γνωστοποιείται άμεσα στον/ην ενδιαφερόμενο/η εάν δύναται ή μη να επιβεβαιώσει τη συμμετοχή του/ης στο ΙΝΕΠ, με κοινοποίηση της εν λόγω απάντησης και στην οργανική του/ης μονάδα.

Βήμα 8ο:

Εφόσον ο/η ενδιαφερόμενος/η επιβεβαιώσει στο ΙΝΕΠ τη συμμετοχή του/ης στο επιμορφωτικό πρόγραμμα και ολοκληρωθεί η διαδικασία επιλογής αναΖητά στην Ηλεκτρονική Υπηρεσία Συμμετοχής σε Επιμορφωτικά Προγράμματα του ΕΚΔΔΑ (https://online.ekdd.gr/OnlineWeb/index.jsp) τα αρχεία: α) ΒΕΒΑΙΩΣΗ ΕΠΙΛΟΓΗΣ και β) ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΑΙΤΗΣΗ, τα οποία εν συνεχεία διαβιβάζει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Τμήμα Υλοποίησης και Υποστήριξης Εκπαιδευτικού Έργου της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης (tm.ypost.ekp@efka.gov.gr), αναφέροντας στο ηλεκτρονικό του/ης μήνυμα υποχρεωτικά την ημερομηνία κατά την οποία έχει λάβει την προέγκριση του/ης Προϊστάμενου/ης της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης. Σε περίπτωση σύμφωνης γνώμης του/ης αρμοδίου/ας Προϊσταμένου/ης για τη μεταβολή του χρόνου συμμετοχής στο επιμορφωτικό πρόγραμμα, βεβαιώνεται επίσης από τον/η ενδιαφερόμενο/η ότι υπάρχει η σχετική θετική γνωμοδότηση (βλ. Παραρτ., σχετ.3).

Βήμα 9ο:

Ο/Η Προϊστάμενος/η της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης εγκρίνει τη συμμετοχή του/ης υπαλλήλου στο ΙΝΕΠ υπογράφοντας στο πεδίο της ηλεκτρονικής αίτησης «Έγκριση Υπηρεσίας». Η υπογεγραμμένη από τον/ην Προϊστάμενο/η της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης αίτηση αποστέλλεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον/ην ενδιαφερόμενο/η για να την προσκομίσει στο ΕΚΔΔΑ κατά την έναρξη του προγράμματος, καθώς και στην οργανική του μονάδα, η οποία τηρεί αντίγραφο αυτής για τη δικαιολόγηση της απουσίας του/ης.

Σε περίπτωση που, κατά την έναρξη του προγράμματος, ο/η ενδιαφερόμενος/η προσκομίσει στο ΕΚΔΔΑ αίτηση η οποία δεν φέρει στο πεδίο «Έγκριση Υπηρεσίας» υπογραφή ή φέρει υπογραφή αναρμοδίου οργάνου και όχι του/ης Προϊστάμενου/ης της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης, το ΕΚΔΔΑ δεν θα κάνει δεκτή τη συμμετοχή του/ης.

Βήμα 10ο:

Μετά την επιτυχή παρακολούθηση και την ολοκλήρωση της αξιολόγησης/αποτίμησης του επιμορφωτικού προγράμματος (βλ. συνημμένες οδηγίες (2)), αναΖητείται στην Ηλεκτρονική. Υπηρεσία Συμμετοχής σε Επιμορφωτικά Προγράμματα του ΕΚΔΔΑ (https://online.ekdd.gr/OnlineWeb/index.jsp) η ΒΕΒΑΙΩΣΗ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ από τον/ην εκπαιδευόμενο/η, η οποία διαβιβάζεται από τον/ην ίδιο/α μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Τμήμα Υλοποίησης και Υποστήριξης Εκπαιδευτικού Έργου της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης (tm.ypost.ekp@efka.gov.gr) (βλ. Παραρτ., σχετ. 4). Η Διεύθυνση Εκπαίδευσης προβαίνει στις απαιτούμενες ενέργειες για τη συμπερίληψη της ΒΕΒΑΙΩΣΗΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ στον προσωπικό υπηρεσιακό φάκελο του/ης υπαλλήλου.

Σημειώνεται ότι η παραπάνω διαδικασία αφορά τα «ανοικτά» επιμορφωτικά προγράμματα του ΙΝΕΠ, στα οποία δύνανται να συμμετέχουν όλοι/ες οι υπάλληλοι της Δημόσιας Διοίκησης και Αυτοδιοίκησης. Στα «κλειστά» επιμορφωτικά προγράμματα, τα οποία αφορούν αποκλειστικά τους/ις υπαλλήλους του e-ΕΦΚΑ, η διαδικασία που ακολουθείται για την επιλογή των συμμετεχόντων/ουσών προσδιορίζεται στην εκάστοτε πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος που απευθύνει η Διεύθυνση Εκπαίδευσης στις υπηρεσίες του Φορέα.

Περαιτέρω πληροφορίες για τη διαδικασία υποβολής και έγκρισης αιτήσεων συμμετοχής σε επιμορφωτικά προγράμματα του ΙΝΕΠ παρέχονται από το Τμήμα Υλοποίησης και Υποστήριξης Εκπαιδευτικού Έργου: τηλ. 210 36 76 834 -2 -1, email: tm.ypost.ekp@efka.gov.gr

Παρακαλούνται οι Προϊστάμενοι/ες των οργανικών μονάδων σε επίπεδο Διεύθυνσης να μεριμνήσουν ώστε να λάβουν γνώση της παρούσης εγκυκλίου ενυπόγραφα όλοι/ες οι υπάλληλοι του Φορέα.

Ο ΔΙΟΙΚΗΤΗΣ ΤΟΥ e-ΕΦΚΑ

ΠΑΝΑΓΙΩΤΗΣ ΔΟΥΦΕΞΗΣ