Θέμα: Περί της διαδικασίας επικύρωσης της εκτύπωσης ηλεκτρονικών δημοσίων και ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων και της ισχύος των εκτυπώσεων αυτών κατά την έντυπη διακίνησή τους.

Σχετ.: Η αριθ. ΔΙΔΔΔΗ/Φ.15/Α.Π.: 46005 ΕΞ 2021/ ΥψηΔ 29/12/2021 (ΑΔΑ: 6Δ9Μ46ΜΤΛΠ-Ε3) εγκύκλιος της Διεύθυνσης Διοικητικών Διαδικασιών Δημοσίου της Γενικής Διεύθυνσης Διοικητικών Διαδικασιών Δημοσίου του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

1. Σχετικά με το παραπάνω σε περίληψη θέμα, σας γνωρίζουμε ότι με τις διατάξεις του ν. 4727/2020 (Α’ 184):

α) των άρθρων 13 και 14, καθορίζονται η Έκδοση Ηλεκτρονικών Δημοσίων Εγγράφων, καθώς και το Κύρος και αποδεικτική ισχύς αυτών, αντίστοιχα. Για τη ρύθμιση ειδικότερων ζητημάτων, που αφορούν την έκδοση των ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων, όπως αυτά ορίζονται στο προαναφερθέν άρθρο 13, εκδόθηκε η αριθ. 45180 ΕΞ2021/ΥΨηΔ 21.12.2021 (Β’ 6095, ΑΔΑ:Ψ63846ΜΤΛΠ-Π86) απόφαση του Υπουργού Επικρατείας. Επισημαίνεται ότι στο δεύτερο εδάφιο της παρ. 1 του Άρθρου 1 της εν λόγω απόφασης δίδεται ο ορισμός αυτών, σύμφωνα με τον οποίο «Πρόκειται για τα έγγραφα που συντάσσονται, εκδίδονται και διακινούνται από τους φορείς του δημόσιου τομέα με τη χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (Τ.Π.Ε.), με την επιφύλαξη της παρ. 1 του άρθρου 18 του ν. 4727/2020»,

β) του άρθρου 15, καθορίζονται τα Ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα. Ο ορισμός αυτών περιέχεται στην παρ. 1 του συγκεκριμένου άρθρου, σύμφωνα με τον οποίο πρόκειται για τα έγγραφα «…που εκδίδονται από φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής ή εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας…»,

γ) του άρθρου 29 καθορίζονται η Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων μεταξύ δημοσίων φορέων και φυσικών ή νομικών προσώπων. Ειδικότερα, με τις διατάξεις της παρ. 1 αυτού ορίζεται ότι «Η διακίνηση δημοσίων ή ιδιωτικών εγγράφων μεταξύ αφενός των φορέων του δημόσιου τομέα και αφετέρου των φυσικών ή νομικών προσώπων ή νομικών οντοτήτων, πραγματοποιείται με χρήση ΤΠΕ, ιδίως μέσω ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ή μέσω της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπηρεσίας συστημένης παράδοσης του άρθρου 51 ή μέσω των θυρίδων που τηρούνται στην ΕΨΠ».

Επίσης, στο πρώτο εδάφιο της παρ. 2 του ίδιου άρθρου ορίζεται ρητά ότι οι υπάλληλοι των φορέων του δημόσιου τομέα, επομένως και των υπηρεσιών της ΑΑΔΕ, υποχρεούνται να παραλαμβάνουν τα ηλεκτρονικά δημόσια και ιδιωτικά έγγραφα των άρθρων 13 και 15 του ν. 4727/2020, καθώς και τα έγγραφα που εκδίδονται ή διακινούνται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης (ΕΨΠ).

Στο δεύτερο εδάφιο της ίδιας παραγράφου αναφέρονται περιοριστικά οι περιπτώσεις όπου, μόνο κατ’ εξαίρεση του κανόνα της ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων, γίνονται δεκτά έντυπα έγγραφα ή εκτυπώσεις ηλεκτρονικών εγγράφων ή των εγγράφων που εκδίδονται μέσω της ΕΨΠ.

2. Κατ’ εξουσιοδότηση των παρ. 8 και 9 του άρθρου 107 του ν. 4727/2020 εκδόθηκε η αριθ. 32256 ΕΞ 2021/15.9.2021 απόφαση του Υπουργού Επικρατείας και του Υφυπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης «Διαδικασία επικύρωσης της εκτύπωσης ηλεκτρονικών δημόσιων και ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων και νομική ισχύς» (Β’ 4651). Με την απόφαση αυτή, ρυθμίζεται η διαδικασία επικύρωσης των εκτυπώσεων των ηλεκτρονικών δημοσίων και ηλεκτρονικών ιδιωτικών εγγράφων, από οποιαδήποτε διοικητική αρχή, επομένως και από τις υπηρεσίες της ΑΑΔΕ ή ΚΕΠ ή δικηγόρο. Επίσης, ρυθμίζονται ειδικότερα ζητήματα που αφορούν την ισχύ των εκτυπώσεων αυτών κατά την έντυπη διακίνησή τους. Οδηγίες και διευκρινίσεις για την ορθή εφαρμογή της ως άνω απόφασης δίδονται με τη σχετική αριθ. ΔΙΔΔΔΗ/Φ.15/Α.Π.: 46005 ΕΞ 2021/ ΥΨηΔ 29/12/2021 εγκύκλιο του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

Συνοπτικά:

α) Τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα, τα οποία εκδίδονται, σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις του δεύτερου εδαφίου της παρ. 2 του άρθρου 13 του ν. 4727/2020, όταν εκτυπωθούν, γίνονται αποδεκτά με ισχύ ακριβούς αντιγράφου, υπό την προϋπόθεση ότι η ακρίβεια και η ισχύς της εκτύπωσης, δύναται να επιβεβαιωθούν με χρήση ΤΠΕ, ιδίως στην περίπτωση που αυτά φέρουν μοναδικό αριθμό επαλήθευσης και εφόσον παρέχεται η δυνατότητα επαλήθευσης μέσω πληροφοριακού συστήματος του Δημοσίου (παρ. 4 του άρθρου 14 του ν.4727/2020).

Συνεπώς, οι διοικητικές αρχές, επομένως και οι υπηρεσίες της ΑΑΔΕ, καθώς και τα ΚΕΠ δεν επικυρώνουν αντίγραφα από τα προαναφερόμενα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα, σύμφωνα με τις διατάξεις του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, όπως ισχύει.

Στην περίπτωση που δεν είναι δυνατόν να επιβεβαιωθούν η ακρίβεια και η ισχύς της εκτύπωσης με χρήση ΤΠΕ, κατά τα προαναφερθέντα, τότε απαιτείται η επικύρωση της εκτύπωσης από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ ή δικηγόρο.

β) Τα ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα, όταν εκτυπωθούν, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά, εφόσον φέρουν επικύρωση από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ ή δικηγόρο, η οποία γίνεται εφόσον διαπιστωθεί η ταύτιση του περιεχομένου του εκτυπωμένου εγγράφου με το ηλεκτρονικό ιδιωτικό έγγραφο (παρ. 2 του άρθρου 15 του ν.4727/2020).

Συνεπώς, οι διοικητικές αρχές, επομένως και οι υπηρεσίες της ΑΑΔΕ, καθώς και τα ΚΕΠ επικυρώνουν αντίγραφα από ηλεκτρονικά ιδιωτικά έγγραφα, με βάση τα προαναφερόμενα.

γ) Τα ηλεκτρονικά έγγραφα, που εκδίδονται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης Δημόσιας Διοίκησης (gov.grΕΨΠ), όταν εκτυπωθούν, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά, χωρίς περαιτέρω διατυπώσεις ή διαδικασία επικύρωσης και με ισχύ ακριβούς αντιγράφου, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην περ. β’ της παρ. 3 του άρθρου 27 του ν. 4727/2020.

Συνεπώς, οι διοικητικές αρχές, επομένως και οι υπηρεσίες της ΑΑΔΕ, δεν επικυρώνουν αντίγραφα αυτών, δεδομένου ότι είναι δυνατή η ταύτιση του περιεχομένου τους μέσω της υπηρεσίας επαλήθευσης που παρέχεται από την ΕΨΠ, με τη χρήση του μοναδικού αναγνωριστικού αριθμού επαλήθευσης, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 4 του ίδιου άρθρου.

δ) Η διαδικασία της επικύρωσης των εκτυπώσεων ηλεκτρονικών δημοσίων και ιδιωτικών εγγράφων (όπως αποστολή, στο e-mail του επικυρούντος, του σχετικού ηλεκτρονικού δημοσίου ή ιδιωτικού εγγράφου, εφόσον δεν περιήλθε στην υπηρεσία με χρήση ΤΠΕ, απευθείας από τον εκδότη αυτού, έλεγχος των απαραίτητων στοιχείων του εγγράφου, ταύτιση του περιεχομένου των δυο μορφών του ίδιου εγγράφου και επίθεση της σχετικής επισημειωματικής πράξης επικύρωσης από τον αρμόδιο υπάλληλο) περιγράφεται αναλυτικά στις διατάξεις του Άρθρου 4 της προαναφερθείσας αριθ. 32256 ΕΞ 2021/15.9.2021 απόφασης.

3. Σύμφωνα με τις διατάξεις του πρώτου εδαφίου της παρ. 4 του Άρθρου 3 της αριθ. 32256 ΕΞ 2021/15.9.2021 απόφασης «Όταν ένα ηλεκτρονικό έγγραφο εκτυπωθεί και επικυρωθεί, διακινείται ως έντυπο έγγραφο (έντυπη διακίνηση)». Στις διατάξεις του δεύτερου εδαφίου της ίδιας παραγράφου ορίζεται ρητά ότι «Για την ηλεκτρονική διακίνησή του δεν απαιτείται ουδεμία επικύρωση, καθώς διακινείται ως ηλεκτρονικό έγγραφο με τα χαρακτηριστικά των παρ. 3, 4 και 5 του άρθρου 13 και της παρ. 1 του άρθρου 15 του ν.4727/2020». Συνεπώς, σύμφωνα και με την προτροπή του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, όλες οι διοικητικές αρχές, επομένως και οι υπηρεσίες της ΑΑΔΕ, καθώς και τα ΚΕΠ, «πρέπει να συνδράμουν με κάθε πρόσφορο τρόπο, ώστε τα φυσικά ή νομικά πρόσωπα ή νομικές οντότητες να συναλλάσσονται με ηλεκτρονικό τρόπο με τις υπηρεσίες του δημόσιου τομέα, καθώς η ηλεκτρονική διακίνηση ηλεκτρονικών δημοσίων ή ιδιωτικών εγγράφων απαλλάσσει, μεταξύ άλλων, τους διοικούμενους από την υποχρέωση φυσικής παρουσίας σε διοικητική αρχή ή ΚΕΠ για την επικύρωση αντιγράφων εγγράφων, σύμφωνα με τα προεκτεθέντα».

4. Οι Προϊστάμενοι των Υπηρεσιών της ΑΑΔΕ παρακαλούνται να μεριμνήσουν ώστε να λάβουν γνώση του παρόντος εγγράφου, όλοι οι υπάλληλοι αυτών.

ΜΕ ΕΝΤΟΛΉ ΔΙΟΙΚΗΤΗ
Ο ΠΡΟΪΣΤΆΜΕΝΟΣ ΤΗΣ ΓΕΝΙΚΉΣ ΔΙΕΎΘΥΝΣΗΣ
ΑΝΘΡΏΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΎ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ

ΕΥΘΥΜΙΟΣ ΣΑΪΤΗΣ

Συνημμένα:

• Εγκύκλιος - Διαδικασία επικύρωσης