ΘΕΜΑ: «Ανάρτηση του Ψηφιακού οργανογράμματος από τους φορείς και ορισμός της κατάστασης των θέσεών τους.»

Σε συνέχεια της εγκυκλίου με αρ. πρωτ.: ΔΙΔΔΑ/οικ.36239/22-10-2019 (ΑΔΑ: 6ΔΒΩ465ΧΘΨ-ΜΧ9) που αφορά τη διαδικασία δημιουργίας του Ψηφιακού Οργανογράμματος της Δημόσιας Διοίκησης και Τοπικής Αυτοδιοίκησης σας υπενθυμίζουμε την υποχρέωση ανάρτησης ψηφιακών οργανογραμμάτων που έχουν οι φορείς που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 16 του ν. 4440/2016.

Έχει παρατηρηθεί ότι, ενώ η πλειοψηφία των φορέων έχει ολοκληρώσει τη διαδικασία ανάρτησης της βασικής δομής του οργανογράμματος (δομές και θέσεις), δεν έχει προβεί στον καθορισμό της κατάστασης των θέσεων, ενέργεια η οποία αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι της διαδικασίας. Για το λόγο αυτό θα σας παρακαλούσαμε να εντείνετε τις προσπάθειές σας για ολοκλήρωση τόσο των ψηφιακών οργανογραμμάτων όσο και του ορισμού της κατάστασης των θέσεων προσωπικού με στόχο την ολοκλήρωση της διαδικασίας μέχρι 5 Μαρτίου 2021.

Υπενθυμίζεται ότι:

Η μη ολοκλήρωση της ένταξης των φορέων στην εφαρμογή του Ψηφιακού Οργανογράμματος δεν θα επιτρέπει τη συμμετοχή τους στο Ενιαίο Σύστημα Κινητικότητας, ούτε και την έγκριση οποιουδήποτε αιτήματος για πρόσληψη τακτικού προσωπικού.

Πιο συγκεκριμένα και αναφορικά με τη διαδικασία ορισμού της κατάστασης των θέσεων υπενθυμίζεται ότι αυτή πραγματοποιείται από τον αρμόδιο υπάλληλο (χρήστη) «Διαχειριστής Οργανογράμματος Φορέα», ο οποίος εισέρχεται στην εφαρμογή (https://hr.apografi.gov.gr/login) και πιστοποιείται με τη χρήση των προσωπικών του κωδικών TAXISNET.

Εισερχόμενος στην εφαρμογή ο χρήστης επιλέγει τη μικροεφαρμογή «Διαχείριση Κατάστασης Θέσεων» στην οποία βλέπει εκτός από το σύνολο των θέσεων που είναι αναρτημένες στο Ψηφιακό Οργανόγραμμα του φορέα του και ένα πίνακα με κριτήρια αναζήτησης αυτών που θα τον βοηθήσει στην ολοκλήρωση της εργασίας του.

Από το σημείο αυτό ο χρήστης θα μπορεί να ελέγχει τα στοιχεία της θέσης και να προσδιορίζει την κατάστασή της από τη στήλη με τίτλο «Κατάσταση Θέσης» επιλέγοντας τον σύνδεσμο ο οποίος θα αναφέρει την παρούσα κατάστασή της.

Οι όροι οι οποίοι εμφανίζονται είναι οι ακόλουθοι:

1. «Δεν έχει οριστεί» Το συγκεκριμένο λεκτικό εμφανίζεται μόνο όταν μια θέση δεν έχει οριστεί ποτέ προηγουμένως σε κάποια από τις άλλες καταστάσεις. Συνεπώς ο χρήστης θα δει αυτή την κατάσταση μόνο την πρώτη φορά που θα ασχοληθεί με μια θέση.

2. «Κενή» Ο χρήστης θα επιλέξει την εν λόγω κατάσταση όταν μια θέση είναι κενή. Αυτές θα είναι και οι θέσεις που θα είναι διαθέσιμες για το Ενιαίο Σύστημα Κινητικότητας ή για διορισμό.

Προσοχή: Οι προσωποπαγείς/προσωρινές θέσεις δεν μπορεί να είναι ποτέ κενές.

3. «Καλυμμένη» Ο χρήστης επιλέγει την εν λόγω κατάσταση για να δηλώσει ότι η συγκεκριμένη θέση καλύπτεται ήδη από κάποιο υπάλληλο. Με την επιλογή στο αντίστοιχο πεδίο, εμφανίζονται τα επιπλέον πεδία «Υπάλληλος» και «Διεύθυνση Προσωπικού». Επιλέγοντας το σύνδεσμο «Επιλογή Υπαλλήλου» που βρίσκεται πάνω από το πεδίο «Υπάλληλος» εμφανίζεται η λίστα όλων των υπαλλήλων του φορέα ώστε να επιλέξει τον αντίστοιχο που καλύπτει την εν λόγω θέση.

4. «Δεσμευμένη» Ο χρήστης επιλέγει την εν λόγω κατάσταση για να δηλώσει ότι η συγκεκριμένη θέση είναι δεσμευμένη για κάποιο λόγο. Με την επιλογή της εν λόγω κατάστασης εμφανίζεται ένα νέο πεδίο «Αιτιολογία Δέσμευσης» από το οποίο ο χρήστης επιλέγει τον λόγο για τον οποίο είναι δεσμευμένη η εν λόγω θέση. Οι επιλογές του είναι:

• «Λόγω προκήρυξης για διορισμό» Ο χρήστης επιλέγει την εν λόγω αιτιολογία για όλες τις περιπτώσεις που πρόκειται να διοριστεί κάποιος σε αυτή τη θέση.
• «Λόγω προκήρυξης για μετάταξη» Ο χρήστης επιλέγει την εν λόγω αιτιολογία για την περίπτωση που η θέση πρόκειται να καλυφθεί με τη διαδικασία της μετάταξης.
• «Λόγω ύπαρξης προσωποπαγούς θέσης» Πολλές φορές, συνήθως σε περιπτώσεις μεταφοράς προσωπικού από κατάργηση φορέων, ο νομοθέτης έχει προβλέψει την τακτοποίηση του προσωπικού σε συνιστώμενες προσωποπαγείς θέσεις με ταυτόχρονη δέσμευση κάποιας κενής οργανικής θέσης αντίστοιχου κλάδου ή μη. Για τη συγκεκριμένη περίπτωση ο χρήστης θα επιλέξει το εν λόγω λεκτικό και στο παρακάτω πεδίο «Σχόλια» θα καταγράψει είτε τον κωδικό της προσωποπαγούς θέσης για την οποία δεσμεύεται η οργανική είτε θα την περιγράψει όπως αυτός επιθυμεί.
• «Υποβολή σε ετήσιο προγραμματισμό προσλήψεων» Η εν λόγω αιτιολογία εμφανίζεται μόνο σε θέσεις που έχουν δεσμευθεί αυτόματα από το σύστημα λόγω αιτήματος του φορέα για κάλυψή της στα πλαίσια της εφαρμογής του ετήσιου προγραμματισμού προσλήψεων.
• «Υποβολή σε κινητικότητα» Η εν λόγω αιτιολογία εμφανίζεται μόνο σε θέσεις που έχουν δεσμευθεί αυτόματα από το σύστημα λόγω αιτήματος του φορέα για κάλυψή της στα πλαίσια της εφαρμογής της κινητικότητας.

Προσοχή: Οι δεσμευμένες θέσεις επειδή στην πραγματικότητα είναι κενές θέσεις, που για κάποιο λόγο δεν μπορούν να καλυφθούν, δεν μπορεί να είναι προσωποπαγείς/προσωρινές. Επιπλέον στη φόρμα επιλογής της κατάστασης της θέσης υπάρχει και το πεδίο «Σχόλια» στο οποίο ο χρήστης μπορεί να αναφέρει ό,τι επιθυμεί για τη συγκεκριμένη θέση (βλ. παραπάνω περίπτωση για δεσμευμένες).

5. «Προς Κατάργηση» Η συγκεκριμένη κατάσταση θέσης εμφανίζεται μόνο σε προσωποπαγείς/προσωρινές θέσεις για τις οποίες τα άτομα που τις κάλυπταν έχουν αποχωρήσει από το φορέα και συνεπώς ο χρήστης του συστήματος θα πρέπει να προβεί σε τροποποίηση του οργανογράμματος του φορέα του με σκοπό τη διαγραφή των εν λόγω θέσεων.

Υπενθυμίζεται ότι ο χρήστης στην μικροεφαρμογή «Διαχείριση Κατάστασης Θέσεων» έχει τη δυνατότητα από το πλήκτρο «Εξαγωγή σε excel» να εξάγει όλες τις θέσεις στο αντίστοιχο πρόγραμμα για δική του χρήση.

Τα Υπουργεία παρακαλούνται να κοινοποιήσουν αμελλητί την παρούσα στους εποπτευόμενους από αυτά φορείς.

Οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις παρακαλούνται να κοινοποιήσουν αμελλητί την παρούσα εγκύκλιο στους ΟΤΑ Α’ και Β’ βαθμού της τοπικής αρμοδιότητάς τους.

Η Γενική Γραμματέας

Π. Χαραλαμπογιάννη