ΠΟΛ.1051/21-03-06: Ηλεκτρονική αποθήκευση δεδομένων για τη χορήγηση έκπτωσης με εκπτωτικά κουπόνια

Με αφορμή ερωτήματα σχετικά με το αντικείμενο του θέματος σας γνωρίζουμε τα ακόλουθα:

1. Με την εγκύκλιό μας Ε.13474/91 ΠΟΛ. 321/25.11.1987 είχαν παρασχεθεί οδηγίες για την ορθή και ομοιόμορφη αντιμετώπιση των περιπτώσεων χορήγησης έκπτωσης σε λιανικές πωλήσεις, κυρίως από καταστήματα τύπου super market, μέσω της διάθεσης στους καταναλωτές ανώνυμων εκπτωτικών κουπονιών που εκδίδονται από επιχειρήσεις για λόγους προώθησης των προϊόντων τους στα οποία αναγράφεται το είδος του προϊόντος για το οποίο γίνεται η προσφορά και το ποσό της έκπτωσης.

2. Σύμφωνα με την προαναφερθείσα εγκύκλιο, τα καταστήματα τελικής διάθεσης των προϊόντων (κυρίως super market) οφείλουν να διενεργούν τις λιανικές πωλήσεις στην πραγματική τιμή διάθεσης των προϊόντων, δηλαδή στην τιμή που προκύπτει μετά την αφαίρεση της αξίας (έκπτωση) που αναγράφεται στο κουπόνι από την αρχική τιμή του προϊόντος, κρατώντας το εκπτωτικό κουπόνι που προσκομίζει ο καταναλωτής. Στη συνέχεια ο κάθε προμηθευτής εκδίδει πιστωτικό τιμολόγιο προς τον κάθε επιτηδευματία- τελικό πωλητή που διενήργησε τις σχετικές πωλήσεις (αλυσίδα super market ή μεμονωμένο κατάστημα κ.λ.π.), με την αξία που προκύπτει από την άθροιση των αξιών που αναγράφονται στα κουπόνια έκπτωσης που τον αφορούν και που έχει συγκεντρώσει ο κάθε επιτηδευματίας- τελικός πωλητής κατά τα ανωτέρω, από την πώληση των συγκεκριμένων ειδών. Τα εκπτωτικά κουπόνια φυλάσσονται για όσο χρόνο προβλέπουν οι σχετικές διατάξεις του άρθρου 21 του Π.Δ. 186/1992 (Κ.Β.Σ.).

3. Εν όψει των ανωτέρω, λαμβάνοντας υπόψη τις τεχνολογικές εξελίξεις και τις ανάγκες του σύγχρονου εμπορίου και για λόγους διευκόλυνσης των συναλλασσομένων επιτηδευματιών και των ελεγκτικών επαληθεύσεων με απώτερο σκοπό το όφελος των τελικών καταναλωτών (αγορά με μειωμένες τιμές), παρέχεται η δυνατότητα καταστροφής των εκπτωτικών κουπονιών μετά τη χρήση και ακύρωσή τους, με την προϋπόθεση ότι ο επιτηδευματίας- τελικός πωλητής θα δημιουργεί αναλυτικό ηλεκτρονικό αρχείο με τα απαραίτητα δεδομένα και πληροφορίες που αφορούν τις διενεργηθείσες συναλλαγές με εκπτωτικά κουπόνια, ώστε να δικαιολογείται στη συνέχεια η έκδοση του πιστωτικού τιμολογίου από τον προμηθευτή.

4. Πιο συγκεκριμένα το αναλυτικό ηλεκτρονικό αρχείο που θα δημιουργείται ανά προμηθευτή πρέπει να περιέχει τα ακόλουθα δεδομένα ανά συναλλαγή:

α) Το γραμμικό κωδικό του κάθε χρησιμοποιημένου και ακυρωμένου κουπονιού,

β) Το γραμμικό κωδικό του είδους στο οποίο αναφέρεται το χρησιμοποιημένο και ακυρωμένο κουπόνι,

γ) Το ποσό της έκπτωσης κάθε κουπονιού,

δ) Τα στοιχεία της απόδειξης λιανικής πώλησης στην οποία έγινε χρήση του κουπονιού και παρασχέθηκε η έκπτωση, δηλαδή τον αριθμό και την ημερομηνία αυτής καθώς και τον αριθμό μητρώου του φορολογικού μηχανισμού του Νόμου 1809/1988 ή εναλλακτικά, αντί του αριθμού μητρώου του φορολογικού μηχανισμού, τον αριθμό του ταμείου, με την προϋπόθεση ότι θα υπάρχει ως αναπόσπαστο τμήμα του κάθε ηλεκτρονικού αρχείου, στο τέλος αυτού, κατάσταση αντιστοίχησης του αριθμού ταμείου και του αριθμού μητρώου του φορολογικού μηχανισμού που χρησιμοποιεί το συγκεκριμένο ταμείο, ανά εγκατάσταση, εφόσον πρόκειται για αρχείο που αφορά περισσότερες εγκαταστάσεις του ίδιου επιτηδευματία (έδρα, υποκαταστήματα),

ε) Τη συνολική αξία της χορηγηθείσας έκπτωσης, όπως προκύπτει από την άθροιση των αξιών που αναγράφονται στα κουπόνια που περιέχονται στο συγκεκριμένο ηλεκτρονικό αρχείο.

5. Το ως άνω αναλυτικό ηλεκτρονικό αρχείο θα αποστέλλεται από τον τελικό πωλητή στον προμηθευτή με οποιοδήποτε πρόσφορο τρόπο (π.χ. ηλεκτρονικό μήνυμα, ηλεκτρομαγνητικό μέσο, οπτικό δίσκο, εκτυπωμένες καταστάσεις κ.λ.π.), προκειμένου να εκδοθεί στη συνέχεια το πιστωτικό τιμολόγιο.

6. Τα ως άνω ηλεκτρονικά αρχεία θα φυλάσσονται σε οποιαδήποτε μορφή από τους προμηθευτές στους οποίους αποστέλλονται για την έκδοση του σχετικού πιστωτικού τιμολογίου, για όσο χρόνο προβλέπεται από τις οικείες διατάξεις του άρθρου 21 του Π.Δ. 186/1992 (Κ.Β.Σ.), οι οποίοι οφείλουν να τα θέτουν στη διάθεση των ελεγκτικών οργάνων μαζί με αρχείο γραμμικών κωδικών των προϊόντων και των κουπονιών σε οποιοδήποτε φορολογικό έλεγχο.

7. Οι διατάξεις της εγκυκλίου Ε.13474/91/ΠΟΛ. 321/25.11.1987 εξακολουθούν να ισχύουν για τις περιπτώσεις που δεν γίνεται ηλεκτρονική αποθήκευση δεδομένων για τη χορήγηση έκπτωσης με εκπτωτικά κουπόνια.