ΥΠΟΙΚ 1046323/326/0015/ΠΟΛ: 1167/29-5-2002

ΘΕΜΑ: Υποχρεωτική τήρηση θεωρημένου ισοζυγίου "Γενικού - Αναλυτικών Καθολικών" και δυνατότητα ενταμίευσης των δεδομένων των ημερολογίων πρωτογενών εγγραφών σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα - υποχρέωση ενταμίευσης των δεδομένων της μηνιαίας κατάστασης του βιβλίου αποθήκης ή του βιβλίου αποθήκης σε CD ROM - απαλλαγή από την θεώρηση των βιβλίων πρακτικών Γενικών Συνελεύσεων, Διοικητικού Συμβουλίου, βιβλίου μετόχων και του βιβλίου πρακτικών διαχείρισης (άρθρο 7 παρ. 5 του π.δ. 186/1992).

ΑΠΟΦΑΣΗ

Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ

Έχοντας υπόψη:

1. Τις διατάξεις των περιπτώσεων γ` (υποπερίπτωση γστ`) και στ` του άρθρου 38 του Π.Δ. 186/1992 (ΦΕΚ 84 Α΄).

2. Τη με αριθμ. 1100383/1330/A0006/31-10-2001 (ΦΕΚ 1485 Β`) κοινή απόφαση του Πρωθυπουργού και του Υπουργού Οικονομικών περί "καθορισμού αρμοδιοτήτων των Υφυπουργών Οικονομικών".

3. Το νέο οργανωτικό πλαίσιο ελέγχου του Υπουργείου Οικονομικών (Εθνικό Ελεγκτικό Κέντρο, Ελεγκτικά Κέντρα, ΣΔΟΕ, ΤΑΧΙS, ESCORT).

4. Την ανάγκη περαιτέρω διεύρυνσης του μέτρου περιορισμού των θεωρούμενων βιβλίων και στοιχείων, η οποία θεώρηση συνεπάγεται ιδιαίτερα μεγάλο κόστος για τις Δ.Ο.Υ., αλλά και για τις επιχειρήσεις, στα πλαίσια απλοποίησης των φορολογικών διαδικασιών και των νέων συνθηκών που έχουν διαμορφωθεί τόσο στον τομέα οργάνωσης των φορολογικών υπηρεσιών όσο και των επιχειρήσεων.

5. Τέλος, ότι η απόφαση δεν προκαλεί δαπάνη σε βάρος του Κρατικού Προϋπολογισμού.

Αποφασίζουμε

1. Από 1.9.2002 οι επιτηδευματίες που τηρούν βιβλία τρίτης κατηγορίας με μηχανογραφικό τρόπο στην έδρα τους, υποχρεούνται να εκτυπώνουν μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις, θεωρημένο ισοζύγιο των λογαριασμών όλων των βαθμίδων στο οποίο θα εμφανίζονται α) τα προοδευτικά αθροίσματα χρέωσης και πίστωσης των λογαριασμών καθώς και των υπολοίπων αυτών μέχρι το τέλος του προηγούμενου μήνα, β) τα σύνολα των κινήσεων του μήνα, γ) τα συνολικά, αθροίσματα χρέωσης και πίστωσης των λογαριασμών καθώς και τα υπόλοιπά τους (χρεωστικά και πιστωτικά), μέχρι το τέλος του μήνα που αφορούν, με ταυτόχρονη κατάργηση:

α)της τήρησης του ισοζυγίου του Γενικού Καθολικού. (’ρθρο 24 παρ. 1),

β)της θεώρησης των ημερολογίων πρωτογενών εγγραφών και του ημερήσιου φύλλου συναλλαγών και

γ)της υποχρέωσης εκτύπωσης των ημερολογίων και του ημερήσιου φύλλου συναλλαγών τα δεδομένα των οποίων φυλάσσονται, σε περίπτωση μη εκτύπωσής τους σε αθεώρητα έντυπα, με τη χρήση ηλεκτρομαγνητικών μέσων αποθήκευσης, με την υποχρέωση της εκτύπωσης αυτών εντός 3 ημερών όταν ζητηθεί από το φορολογικό έλεγχο.

1.1. Το ισοζύγιο "Γενικού - Αναλυτικών Καθολικών" φυλάσσεται στον οριζόμενο για τα βιβλία χρόνο που προβλέπεται από τις διατάξεις της παραγρ. 2 του άρθρου 21 του Κ.Β.Σ.

1.2. Επί μη τήρησης η πλημμελούς τήρησης η επί μη διαφύλαξης αυτού έχουν εφαρμογή οι αντίστοιχες κυρώσεις που επιβάλλονται για τα ημερολόγια, τα δεδομένα των οποίων διασφαλίζει το ισοζύγιο.

2. Από 1.9.2002 οι επιτηδευματίες οι οποίοι τηρούν το βιβλίο αποθήκης με μηχανογραφικό τρόπο υποχρεούνται αντί της εκτύπωσης της μηνιαίας κατάστασης του βιβλίου αποθήκης που ορίζεται από τις διατάξεις της παραγρ. 1 του άρθρου 24 ή του θεωρημένου βιβλίου αποθήκης να αποθηκεύουν τα δεδομένα αυτών σε οπτικό δίσκο (CD - ROM τεχνολογίας WORM) ο οποίος σημαίνεται (θεωρείται) και προστατεύεται από επιπλέον προσπάθειες εγγραφής, ώστε να διασφαλίζονται οι πληροφορίες που περιέχονται σ` αυτόν ως ακολούθως:

2.1. Αρμόδια Υπηρεσία για την διαδικασία σήμανσης των οπτικών δίσκων (CD - ROM) είναι η Δ.Ο.Υ. στην οποία υπάγεται η επιχείρηση για την θεώρηση Βιβλίων και Στοιχείων.

2.2. Ως σήμανση νοείται η επικόλληση επί του οπτικού δίσκου (CD - ROM) κυκλικής ετικέτας, η οποία πριν από κάθε χρησιμοποίηση πρέπει να θεωρείται (διάτρηση από τα ειδικά μηχανήματα της Δ.Ο.Υ.) στην αρμόδια Δ.Ο.Υ.

2.3. Για τη διαδικασία θεώρησης (σήμανσης) εφαρμόζεται αναλογικά η διαδικασία θεώρησης Βιβλίων και Στοιχείων και ειδικότερα:

2.3.1. Στο σημείωμα θεώρησης Κ.Β.Σ. (έντυπο Β1) και στον πίνακα που αναφέρεται στα έντυπα που χρησιμοποιούνται για τα βιβλία (πίνακας β) αναγράφεται ως είδος "ετικέτες σήμανσης CD - ROM μηνιαίας κατάστασης βιβλίου αποθήκης"ή "ετικέτες σήμανσης CD - ROM βιβλίου αποθήκης" ακολούθως στις στήλες από ............. έως .............., ο αύξων αριθμός του πρώτου και του τελευταίου CD όπως αυτός προκύπτει από τις θεωρούμενες ετικέτες σήμανσης. Η αρίθμηση των CD είναι ενιαία τουλάχιστον ανά διαχειριστική περίοδο.

2.3.2. Για τη σήμανση των οπτικών δίσκων (CD - ROM) χρησιμοποιούνται ειδικές αυτοκόλλητες ετικέτες σχήματος κυκλικού δακτυλίου αντίστοιχου προς τις διαστάσεις του οπτικού δίσκου. Οι ετικέτες επικολλούνται μετά την διάτρηση τους στην άνω επιφάνεια του οπτικού δίσκου από τον επιτηδευματία και στην συνέχεια η επικόλληση αυτών ελέγχεται από τον υπεύθυνο για την θεώρηση υπάλληλο του Κ.Β.Σ. Κάθε προσπάθεια αποκόλλησης της ετικέτας, θεωρείται ως προσπάθεια αλλοίωσης του περιεχομένου του οπτικού δίσκου.

2.3.3. Στη μία άκρη της ετικέτας τίθεται, πριν τη θεώρηση, η σφραγίδα με τα πλήρη στοιχεία της επιχείρησης (επωνυμία, Α.Φ.Μ. κ.λπ.) ο τίτλος "Μηνιαία Κατάσταση Βιβλίου Αποθήκης" ΚΑΤ.Β.ΑΠ ή "Βιβλίο αποθήκης" Β.ΑΠΟΘ., ο αύξων αριθμός της ετικέτας καθώς και η πράξη θεώρησης η οποία υπογράφεται από τον Προϊστάμενο της Δ.Ο.Υ. ή τον εξουσιοδοτημένο προς τούτο υπάλληλο και σφραγίζεται με την υπηρεσιακή σφραγίδα της Δ.Ο.Υ.

Η αυτοκόλλητη ετικέτα που εκτυπώνεται από το υποσύστημα Κ.Β.Σ. (TAXIS) για τη θεώρηση, όπως καθορίστηκε η διαδικασία αυτή από την Α.Υ.Ο. 1027421/ΠΟΛ.1078/3-3-98 (ΦΕΚ 193 Β), θα επικολλάται επί του οπτικού δίσκου. Σε περίπτωση που δεν είναι εφικτό κάτι τέτοιο, λόγω χώρου, αυτή θα επικολλάται στο αντίστοιχο σημείωμα θεώρησης, κατ` αναλογία των οριζομένων στην προαναφερόμενη Υπουργική Απόφαση.

2.4. Τα δεδομένα της μηνιαίας κατάστασης του βιβλίου αποθήκης ή του βιβλίου αποθήκης τα οποία απομνημονεύονται είναι αυτά τα οποία ορίζονται με τις κατ` ιδίαν διατάξεις του Κ.Β.Σ. με επιπλέον αναγραφή για κάθε μήνα του αριθμού των μερίδων των κινηθέντων ειδών που περιλαμβάνονται.

Σε κάθε οπτικό δίσκο απομνημονεύονται τα δεδομένα ενός μόνο μήνα δηλαδή για κάθε μήνα υπάρχει και ένας τουλάχιστον οπτικός δίσκος, στο οποίο εγγράφονται τα δεδομένα μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα από εκείνον που αφορούν. Επί μη επιτυχημένης εγγραφής του CD θα αρχειοθετείται το κατεστραμμένο CD και θα γίνεται νέα εγγραφή σε άλλο θεωρημένο CD.

2.5. Τα δεδομένα της μηνιαίας κατάστασης του βιβλίου αποθήκης ή το βιβλίο αποθήκης των υποκαταστημάτων που βρίσκονται πάνω από 50 χλμ. και σε άλλο νομό από την έδρα, μπορεί να καταγράφονται μόνο στον οπτικό δίσκο που τηρείται στην έδρα με την προϋπόθεση ότι υπάρχει απευθείας σύνδεση μεταξύ κεντρικού και υποκαταστήματος και είναι δυνατή άμεσα η ανάγνωση και η εκτύπωση του περιεχομένου του οπτικού δίσκου μέχρι και το μήνα που είναι εγγεγραμμένος.

2.6. Οι οπτικοί δίσκοι φυλάσσονται στον χρόνο διαφύλαξης των βιβλίων και τα στοιχεία επί του σκληρού δίσκου παραμένουν αναλλοίωτα μέχρι το κλείσιμο του ισολογισμού .

2.7. Στο λογισμικό που χρησιμοποιεί η επιχείρηση θα πρέπει να προστεθεί και δυνατότητα ανάγνωσης των αποθηκευμένων δεδομένων του CD (μηνιαίας κατάστασης βιβλίου αποθήκης ή βιβλίου αποθήκης) και εκτύπωσης αυτών (όλων ή μερικών) όταν ζητείται από τον έλεγχο.

2.8. Επί μη τήρησης ή πλημμελούς τήρησης, επί μη διαφύλαξης του οπτικού δίσκου ή μη ανάγνωσης αυτού, αλλοίωσης του περιεχομένου του έχουν εφαρμογή οι αντίστοιχες κυρώσεις που επιβάλλονται για την μηνιαία κατάσταση του βιβλίου αποθήκης ή για το βιβλίο αποθήκης, την τήρηση των οποίων υποκαθιστούν οι οπτικοί δίσκοι.

3. Απαλλάσσουμε από 1.7.2002: α)τις Ανώνυμες Εταιρείες από την θεώρηση των βιβλίων πρακτικών γενικών συνελεύσεων των μετόχων, πρακτικών του διοικητικού συμβουλίου και του βιβλίου μετόχων, β) τις Εταιρείες Περιορισμένης Ευθύνης από την θεώρηση του βιβλίου πρακτικών συνελεύσεων και του βιβλίου διαχείρισης.

4. Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Ο ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣ

ΑΠΟΣΤΟΛΟΣ ΦΩΤΙΑΔΗΣ