Θέμα: Διαδικασία Διαχείρισης Αιτημάτων των Υποκειμένων των Δεδομένων περί Άσκησης των Δικαιωμάτων τους που Απορρέουν από το Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ)

Με το παρόν θεσπίζεται «Διαδικασία Διαχείρισης των Αιτημάτων των Υποκειμένων των Δεδομένων περί άσκησης των δικαιωμάτων τους που απορρέουν από το Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (εφεξής ΓΚΠΔ)», σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στην ενωσιακή και εθνική νομοθεσία περί προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα λαμβανομένων υπόψη των διατάξεων περί φορολογικού και τελωνειακού απορρήτου (άρθρο 17 ν. 4174/2013 - Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας-ΚΦΔ και άρθρο 11 παρ.2 ν. 2960/2001 - Εθνικός Τελωνειακός Κώδικας, αντίστοιχα) καθώς και των διατάξεων του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (ν. 2690/1999).

1. ΣΚΟΠΟΣ

Σκοπός του παρόντος εγγράφου είναι η θέσπιση μιας διαδικασίας που θα διασφαλίζει ότι τα αιτήματα των υποκειμένων των δεδομένων (εφεξής ΥΔ) περί άσκησης των δικαιωμάτων τους που απορρέουν από τον ΓΚΠΔ, παραλαμβάνονται, αξιολογούνται και διεκπεραιώνονται από τις υπηρεσίες της ΑΑΔΕ εντός των προθεσμιών που προβλέπονται από τις διατάξεις του ΓΚΠΔ (Άρθρο 12 ΓΚΠΔ).

Στόχος είναι να περιγραφούν λεπτομερώς τα βήματα που θα ακολουθούνται από την παραλαβή κάθε αιτήματος μέχρι τη διεκπεραίωση αυτού, με σκοπό αφενός τη διευκόλυνση του έργου των υπαλλήλων που παραλαμβάνουν, αξιολογούν και διεκπεραιώνουν τα αιτήματα των ΥΔ αφετέρου τη διασφάλιση της ορθής, ενιαίας και έγκαιρης διεκπεραίωσης των αιτημάτων των ΥΔ.

2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ

Η παρούσα διαδικασία εφαρμόζεται στα αιτήματα που υποβάλλονται από τα ΥΔ και αφορούν στην άσκηση των δικαιωμάτων τους που απορρέουν από τις διατάξεις του ΓΚΠΔ.

Ως Υποκείμενα των Δεδομένων (ΥΔ) νοούνται τα εν ζωή φυσικά πρόσωπα, στα οποία αναφέρονται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Υποκείμενο των δεδομένων μπορεί να είναι πολίτης, υπάλληλος της ΑΑΔΕ με οποιαδήποτε σχέση εργασίας ή αντισυμβαλλόμενος αυτής.

Η παρούσα διαδικασία αφορά κάθε αίτημα, το οποίο λαμβάνουν οι υπηρεσίες της ΑΑΔΕ και με το οποίο το ΥΔ ασκεί κάποιο από τα δικαιώματά του που απορρέουν από τις διατάξεις του ΓΚΠΔ.

Για την αποτελεσματική διαχείριση των ως άνω αιτημάτων, ενδέχεται να απαιτείται η συνεργασία περισσοτέρων υπηρεσιών της ΑΑΔΕ ενδεχομένως και τρίτων μερών (π.χ. πάροχοι υπηρεσιών, προμηθευτές, εξωτερικοί συνεργάτες, κ.τ.λ.) που επεξεργάζονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό της ΑΑΔΕ (εκτελούντες την επεξεργασία).

Επισημαίνεται ότι, κατά τη διαχείριση των ανωτέρω αιτημάτων, εφαρμόζονται οι διατάξεις της ενωσιακής και εθνικής νομοθεσία περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (ΓΚΠΔ, ν. 4624/2019) παράλληλα με τις διατάξεις που διέπουν τη λειτουργία και την άσκηση των αρμοδιοτήτων της εκάστοτε υπηρεσίας της ΑΑΔΕ (λ.χ. φορολογική και τελωνειακή νομοθεσία, δημοσιοϋπαλληλικό δίκαιο, διατάξεις του ν. 4270/2014 περί δημοσίου λογιστικού κλπ)._

3. ΣΥΝΤΜΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΟΡΙΣΜΟΙ

3.1 Ορισμοί

Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα είναι κάθε πληροφορία που αφορά σε ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο, το οποίο ονομάζεται «Υποκείμενο των δεδομένων».

Ενδεικτικά παραδείγματα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα αποτελούν: α) τα στοιχεία αναγνώρισης (ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, ΑΔΤ κλπ), β) τα δεδομένα επικοινωνίας (ταχυδρομική διεύθυνση, e-mail, αριθμός τηλεφώνου. κλπ), γ)τα φορολογικά δεδομένα (ΑΦΜ, εισόδημα, φορολογικές δηλώσεις και πράξεις προσδιορισμού φόρου, χρέη κλπ), δ) τα τραπεζικά δεδομένα (αριθμοί και υπόλοιπα τραπεζικών λογαριασμών, δάνεια κλπ), ε) τα φυσικά χαρακτηριστικά, η οικογενειακή κατάσταση, τα δεδομένα εκπαίδευσης και κατάρτισης.

Δεν είναι δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα: α) οι ανώνυμες πληροφορίες, β) τα στατιστικά στοιχεία, γ) οι πληροφορίες για θανόντες και δ) οι πληροφορίες νομικών προσώπων (πχ. ΑΦΜ εταιρείας).

Επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που πραγματοποιείται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή σύνολα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως είναι η συλλογή, η καταχώρηση, η οργάνωση, η διάρθρωση, η αποθήκευση, η προσαρμογή ή η μεταβολή, η ανάκτηση, η αναζήτηση πληροφοριών, η χρήση, η κοινολόγηση με διαβίβαση, η διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, η συσχέτιση ή ο συνδυασμός, ο περιορισμός, η διαγραφή ή η καταστροφή.

Υπεύθυνος Επεξεργασίας είναι οποιοσδήποτε (φυσικό ή νομικό πρόσωπο, δημόσια αρχή, υπηρεσία ή άλλος φορέας) που, μόνος ή από κοινού με άλλον, καθορίζει τους σκοπούς, τον τρόπο και τα μέσα της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. H Α.Α.Δ.Ε έχει την ιδιότητα του Υπεύθυνου Επεξεργασίας όταν καθορίζει τους σκοπούς και τον τρόπο/μέσα επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, τα οποία και επεξεργάζεται στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της με σκοπό την εκπλήρωση της αποστολής της.

3.2 Πίνακας Συντμήσεων

Οι συντμήσεις που χρησιμοποιούνται στο παρόν έγγραφο είναι οι κάτωθι:

ΑΑΔΕ: Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων

ΑΤΥΥΠΔ: Αυτοτελές Τμήμα Υποστήριξης Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων

ΓΚΠΔ: Κανονισμός (ΕΕ) του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της Οδηγίας 95/46/ΕΚ (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων).

ΥΔ: Υποκείμενο των Δεδομένων

ΥΠΔ: Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων

4. ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΤΩΝ ΥΠΟΚΕΙΜΕΝΩΝ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

Ο ΓΚΠΔ δεν προβλέπει συγκεκριμένο τρόπο άσκησης των δικαιωμάτων των ΥΔ, δεν ορίζει ότι τα ΥΔ όταν ασκούν τα δικαιώματά τους που απορρέουν από αυτόν πρέπει να αναφέρουν ρητά τη φράση «άσκηση ή ασκώ το δικαίωμα λ.χ. πρόσβασης του ΓΚΠΔ» ούτε επιτάσσει τα ΥΔ να επικαλούνται ρητά τις διατάξεις του στις οποίες στηρίζεται το δικαίωμα που ασκούν. Συνεπώς οι υπάλληλοι της ΑΑΔΕ πρέπει να είναι σε θέση να αντιληφθούν από τη διατύπωση και το περιεχόμενο κάθε αιτήματος ότι αυτό αφορά στην άσκηση δικαιώματος που απορρέει από το ΓΚΠΔ, ακόμα και αν αυτό δε δηλώνεται ρητά από τον αιτούντα. Για το λόγο αυτό ακολουθεί συνοπτική παράθεση του βασικού περιεχομένου των δικαιωμάτων των ΥΔ.

4.1 Δικαίωμα Ενημέρωσης (Άρθρα 12,13 και 14 ΓΚΠΔ)

Τα ΥΔ έχουν το δικαίωμα να ενημερώνονται σχετικά με τη συλλογή και την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων τους. Οι αρχές της δίκαιης και διαφανούς επεξεργασίας απαιτούν να ενημερώνεται το ΥΔ για την ύπαρξη της πράξης επεξεργασίας και τους σκοπούς της. Έτσι τα ΥΔ δικαιούνται μεταξύ άλλων να λαμβάνουν γνώση σχετικά με τα στοιχεία του υπευθύνου επεξεργασίας, τις κατηγορίες των προσωπικών δεδομένων τους που υφίστανται επεξεργασία, το σκοπό και τη νομική βάση κάθε επεξεργασίας, τις περιόδους τήρησης, τους πιθανούς αποδέκτες ή κατηγορίες αποδεκτών κλπ.

Περαιτέρω, η αρχή της διαφάνειας απαιτεί οποιαδήποτε ενημέρωση απευθύνεται στο κοινό ή στο ΥΔ να είναι συνοπτική, εύκολα προσβάσιμη και εύκολα κατανοητή και να χρησιμοποιείται σαφής και απλή διατύπωση και, επιπλέον, κατά περίπτωση, απεικόνιση. Οι πληροφορίες αυτές μπορούν να παρέχονται σε ηλεκτρονική μορφή, για παράδειγμα, όταν απευθύνονται στο κοινό, μέσω ιστοσελίδας.

Η ΑΑΔΕ, με σκοπό την ικανοποίηση του δικαιώματος ενημέρωσης των ΥΔ, έχει προβεί στην κατάρτιση αφενός εγγράφου για την ενημέρωση των πολιτών σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τους από την ΑΑΔΕ, το οποίο έχει αναρτηθεί στην ιστοσελίδα της ΑΑΔΕ στον ακόλουθο σύνδεσμο https://www.aade.gr/menov/aade/prostasia-dedomenon-prosopikov-haraktira αφετέρου εγγράφου για την ενημέρωση των υπαλλήλων σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τους από την ΑΑΔΕ, το οποίο έχει αναρτηθεί στον εσωτερικό ιστότοπο της ΑΑΔΕ στον ακόλουθο σύνδεσμο http://home.aade.int/post/prostasia-dedomenon.

Εάν το ΥΔ επιθυμεί να λάβει περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων του, μπορεί να απευθυνθεί στις υπηρεσίες της ΑΑΔΕ υποβάλλοντας σχετικό αίτημα. Η υπηρεσία που παραλαμβάνει το αίτημα συντάσσει, στο μέτρο που είναι αρμόδια, σχετική απάντηση λαμβάνοντας υπόψη τα άρθρα 13 και 14 του ΓΚΠΔ, στα οποία οριοθετείται το περιεχόμενο του δικαιώματος ενημέρωσης αλλά και τις διατάξεις των άρθρων 31 και 32 του ν. 4624/2019 σχετικά με τον περιορισμό του δικαιώματος ενημέρωσης των ΥΔ.

Ειδικότερα, η ΑΑΔΕ δεν έχει υποχρέωση ενημέρωσης των ΥΔ στις ακόλουθες περιπτώσεις:

1. Όταν οι πληροφορίες συλλέγονται από το ίδιο το ΥΔ, η ΑΑΔΕ δεν υποχρεούται να χορηγεί στα ΥΔ πληροφορίες που έχουν ήδη (άρθρο 13 παρ 4 ΓΚΠΔ).
2. Όταν οι πληροφορίες συλλέγονται από άλλες πηγές, η ΑΑΔΕ δεν έχει υποχρέωση ενημέρωσης όταν:

• το ΥΔ διαθέτει ήδη τις πληροφορίες (άρθρο 14 παρ 5 περ. α ΓΚΠΔ)
• η παροχή των πληροφοριών αποδεικνύεται αδύνατη (άρθρο 14 παρ 5 περ. β ΓΚΠΔ)
• η παροχή των πληροφοριών θα συνεπαγόταν δυσανάλογη προσπάθεια (άρθρο 14 παρ 5 περ. β ΓΚΠΔ)
• η παροχή των πληροφοριών είναι πιθανόν να καταστήσει αδύνατη ή να βλάψει σε μεγάλο βαθμό την επίτευξη των σκοπών της εν λόγω επεξεργασίας (άρθρο 14 παρ 5 περ. β ΓΚΠΔ)
• η απόκτηση ή η κοινολόγηση προβλέπεται ρητώς από το δίκαιο της Ένωσης ή του κράτους μέλους στο οποίο υπόκειται ο υπεύθυνος επεξεργασίας (άρθρο 14 παρ 5 περ. γ ΓΚΠΔ)
• εάν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πρέπει να παραμείνουν εμπιστευτικά δυνάμει υποχρέωσης επαγγελματικού απορρήτου που ρυθμίζεται από το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους, συμπεριλαμβανομένης της εκ του νόμου υποχρέωσης τήρησης απορρήτου (άρθρο 14 παρ 5 περ. δ ΓΚΠΔ).
• η παροχή των πληροφοριών θα έθετε σε κίνδυνο την ορθή εκτέλεση των καθηκόντων των υπηρεσιών της ΑΑΔΕ (άρθρο 32 παρ. 1 περ. α υποπ. αα του ν. 4624/2019)
• η παροχή των πληροφοριών θα έθετε σε κίνδυνο την εθνική ασφάλεια ή τη δημόσια ασφάλεια (άρθρο 32 παρ. 1 περ. α υποπ. ββ του ν. 4624/2019)
• η παροχή των πληροφοριών θα οδηγούσε στην αποκάλυψη πληροφοριών οι οποίες λόγω της φύσης τους, ιδίως λόγω των υπέρτερων εννόμων συμφερόντων τρίτου, πρέπει να παραμείνουν απόρρητες (άρθρο 32 παρ. 3 του ν. 4624/2019).

Όταν η ΑΑΔΕ προτίθεται να επεξεργαστεί περαιτέρω τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για άλλο σκοπό από εκείνο για τον οποίο τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συλλέχθηκαν, η ΑΑΔΕ παρέχει στο ΥΔ, πριν από την εν λόγω περαιτέρω επεξεργασία, πληροφορίες για τον σκοπό αυτόν και άλλες τυχόν αναγκαίες πληροφορίες (βλ. άρθρα 13 παρ 3 και 14 παρ. 4 ΓΚΠΔ). Στην περίπτωση αυτή σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 31 του ν. 4624/2019 δεν υφίσταται υποχρέωση ενημέρωσης του ΥΔ όταν η παροχή πληροφοριών για την περαιτέρω επεξεργασία:

• θα έθετε σε κίνδυνο την ορθή εκτέλεση των καθηκόντων των υπηρεσιών της ΑΑΔΕ και το συμφέρον της ΑΑΔΕ να μην παράσχει τις πληροφορίες υπερτερεί του συμφέροντος του ΥΔ
• θα έθετε σε κίνδυνο την εθνική ή τη δημόσια ασφάλεια και το συμφέρον της ΑΑΔΕ να μην παράσχει τις πληροφορίες, υπερτερεί του συμφέροντος του ΥΔ
• θα παρεμπόδιζε τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων και το συμφέρον της ΑΑΔΕ να μην παράσχει τις πληροφορίες, υπερτερεί του συμφέροντος του ΥΔ
• θα έθετε σε κίνδυνο την εμπιστευτική διαβίβαση δεδομένων σε δημόσιους φορείς.

Εάν η υπηρεσία της ΑΑΔΕ που χειρίζεται το αίτημα κρίνει ότι δεν είναι υποχρεωμένη να ικανοποιήσει το δικαίωμα ενημέρωσης του ΥΔ, απαντά στο ΥΔ χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και πάντως εντός μηνός από την παραλαβή του αιτήματος, ενημερώνοντάς το σχετικά με το ότι δεν θα ικανοποιήσει το αίτημά του και τους λόγους για τους οποίους δεν το ικανοποιεί.

4.2 Δικαίωμα Πρόσβασης (Άρθρο 15 ΓΚΠΔ)

Τα ΥΔ έχουν το δικαίωμα πρόσβασης σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, τα οποία συλλέχθηκαν και τα αφορούν.

Δεδομένου ότι το ΥΔ όταν ασκεί το δικαίωμα πρόσβασης δεν είναι υποχρεωμένο να αναφέρει ρητά τη φράση «άσκηση ή ασκώ το δικαίωμα πρόσβασης του ΓΚΠΔ», οι υπάλληλοι της ΑΑΔΕ πρέπει να είναι σε θέση να αντιληφθούν από τη διατύπωση του αιτήματος ότι αυτό αφορά στην άσκηση του δικαιώματος πρόσβασης. Αυτό συμβαίνει όταν:

Α) Το ΥΔ ζητά να λάβει:

• επιβεβαίωση σχετικά με το κατά πόσο τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν υφίστανται επεξεργασία.
• αντίγραφο των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που υποβάλλονται σε επεξεργασία.
• τις συμπληρωματικές πληροφορίες που αναφέρονται στο άρθρο 15 παρ. 1 ΓΚΠΔ.

Β) Όταν το αίτημα αφορά στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του ίδιου ΥΔ που το ασκεί και όχι σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τρίτων προσώπων (εκτός αν ασκούν το δικαίωμα πρόσβασης για λογαριασμό των προσώπων αυτών κατόπιν σχετικής εξουσιοδότησης).

Δεδομένου του όγκου των πληροφοριών που επεξεργάζεται η ΑΑΔΕ στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της, οι υπάλληλοί της δύνανται, σε περίπτωση που το αίτημα του ΥΔ δεν αναφέρεται σε συγκεκριμένα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του, να ζητούν από το ΥΔ να προσδιορίσει τις πληροφορίες ή τις δραστηριότητες επεξεργασίας που σχετίζονται με το αίτημα. Αν το ΥΔ αρνείται να παράσχει περισσότερες πληροφορίες τότε το αίτημα του ΥΔ ικανοποιείται με την καταβολή εύλογης προσπάθειας και έρευνας για την ανεύρεση και χορήγηση των δεδομένων που αναφέρονται στο αίτημα.

Ειδικότερα το δικαίωμα πρόσβασης των πολιτών στα διοικητικά έγγραφα (άρθρο 5 ν. 2690/1990)

Υπενθυμίζουμε ότι παράλληλα με τις διατάξεις του ΓΚΠΔ και του ν. 4624/2019 περί προστασίας των δεδομένων τυγχάνουν εφαρμογής και οι διατάξεις του άρθρου 5 ν. 2690/1990 (Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας) σχετικά με το δικαίωμα πρόσβασης των πολιτών στα δημόσια έγγραφα (βλ και άρθρο 42 παρ. 1 του ν. 4624/2019 όπου προβλέπεται ότι η εφαρμογή του άρθρου 5 ν. 2690/1990 παραμένει ανεπηρέαστη).

Σύμφωνα με το άρθρο 5 παρ. 1 ν. 2690/1990 κάθε ενδιαφερόμενος έχει το δικαίωμα, ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση των διοικητικών εγγράφων. Η νομολογία, όπως αυτή εκφράζεται με αποφάσεις του Συμβουλίου της Επικρατείας και των διοικητικών δικαστηρίων, πάγια δέχεται ότι απαιτείται «εύλογο ενδιαφέρον», το οποίο αναφέρεται στη συνδρομή προσωπικής έννομης σχέσης που συνδέει τον αιτούντα με το περιεχόμενο των εγγράφων. Ως ενδιαφέρον, δεν νοείται αυτό κάθε πολίτη για την εύρυθμη άσκηση των γενικών καθηκόντων μίας υπηρεσίας και την τήρηση των νόμων, αλλά εκείνο το οποίο προκύπτει, κατά τρόπο αντικειμενικό, από την ύπαρξη μιας συγκεκριμένης, προσωπικής έννομης σχέσης συνδεομένης με το περιεχόμενο των διοικητικών στοιχείων στα οποία ζητείται η πρόσβαση (βλ. ενδεικτικά ΣτΕ 1214/2000, ΔΕφΑθ 368/2011, Γνμ. ΝΣΚ 92/2005).

Περαιτέρω με το άρθρο 5 παρ. 2 ν. 2690/1990 όποιος έχει ειδικό έννομο συμφέρον δικαιούται, ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση και των ιδιωτικών εγγράφων που φυλάσσονται στις δημόσιες υπηρεσίες και είναι σχετικά με υπόθεσή του η οποία εκκρεμεί σε αυτές ή έχει διεκπεραιωθεί από αυτές. Το κατά τις προηγούμενες παραγράφους δικαίωμα δεν υφίσταται στις περιπτώσεις που το έγγραφο αφορά την ιδιωτική ή οικογενειακή ζωή τρίτου, ή αν παραβλάπτεται απόρρητο το οποίο προβλέπεται από ειδικές διατάξεις. Η αρμόδια διοικητική αρχή μπορεί να αρνηθεί την ικανοποίηση του δικαιώματος τούτου αν το έγγραφο αναφέρεται στις συζητήσεις του Υπουργικού Συμβουλίου, ή αν η ικανοποίηση του δικαιώματος αυτού είναι δυνατόν να δυσχεράνει ουσιωδώς την έρευνα δικαστικών, "διοικητικών," αστυνομικών ή στρατιωτικών αρχών σχετικώς με την τέλεση εγκλήματος ή διοικητικής παράβασης (άρθρο 5 παρ. 3 ν. 2690/1990).

Στο σημείο αυτό πρέπει να επισημανθεί, ότι όταν ο/η αιτών/ούσα ζητά πρόσβαση/αντίγραφο σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα/έγγραφα που δεν τον/την αφορούν, τότε δεν ασκεί το δικαίωμα πρόσβασης που προβλέπεται από τις διατάξεις του άρ. 15 ΓΚΠΔ. Στην περίπτωση αυτή η ικανοποίηση ή μη του αιτήματός του/της πρέπει να κρίνεται με βάση άλλες διατάξεις του ΓΚΠΔ (άρθρο 5 σε συνδ. με άρθρα 6 ή/και 9 ΓΚΠΔ), εφαρμοζομένου του άρθρου 5 ν. 2690/1999 αλλά και της συναφούς εφαρμοστέας νομοθεσίας (π.χ. άρθρο 17 ΚΦΔ περί φορολογικού απορρήτου).

Εφόσον κριθεί ότι το αίτημα δεν μπορεί να ικανοποιηθεί, τότε η υπηρεσία της ΑΑΔΕ που χειρίζεται το εν λόγω αίτημα πρέπει, χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και πάντως εντός μηνός από την παραλαβή του αιτήματος, να ενημερώνει τον/την αιτούντα/ούσα σχετικά με το ότι δεν θα ικανοποιήσει το αίτημά του/της και τους λόγους για τους οποίους δεν το ικανοποιεί, εκτός εάν μέσω της γνωστοποίησης των πραγματικών και νομικών λόγων στους οποίους βασίζεται η άρνηση θα ετίθετο σε κίνδυνο ο σκοπός που επιδιώκεται με την άρνηση της παροχής των πληροφοριών (άρθρο 33 παρ. 2 ν. 4624/2019).

4.3 Δικαίωμα Διόρθωσης (Άρθρο 16 ΓΚΠΔ)

Το ΥΔ έχει δικαίωμα να απαιτήσει από τον υπεύθυνο επεξεργασίας τη διόρθωση ανακριβών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του, την επικαιροποίηση των δεδομένων του και τη συμπλήρωση ελλιπών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα μεταξύ άλλων μέσω συμπληρωματικής δήλωσης.

Το ΥΔ δε χρειάζεται να αναφέρει ρητά ότι ασκεί το δικαίωμα διόρθωσης ή να αναφέρει το άρθρο 16 του ΓΚΠΔ, αρκεί να αμφισβητεί την ακρίβεια ή την πληρότητα των δεδομένων του και να ζητά τη διόρθωση ή τη συμπλήρωσή τους.

Σε περίπτωση άσκησης δικαιώματος διόρθωσης, η αρμόδια για την εξέταση του αιτήματος υπηρεσία της ΑΑΔΕ οφείλει να ερευνήσει αν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του ΥΔ είναι όντως ανακριβή/ελλιπή λαμβάνοντας υπόψη μεταξύ άλλων τους ισχυρισμούς και τα αποδεικτικά μέσα που τυχόν προσκομίσει το ΥΔ, τα στοιχεία (πληροφορίες, έγγραφα κλπ) που τηρούνται στα αρχεία των υπηρεσιών της ΑΑΔΕ (φυσικά και ηλεκτρονικά) αλλά και τις διατάξεις της εφαρμοστέας νομοθεσίας.

Εάν η αρμόδια υπηρεσία της ΑΑΔΕ κρίνει, λαμβάνοντας υπόψη και τις διατάξεις της συναφούς εφαρμοστέας νομοθεσίας (π.χ. φορολογικής, τελωνειακής κλπ), ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του ΥΔ είναι όντως ανακριβή/ελλιπή τότε προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες για τη διόρθωση/συμπλήρωσή τους ενημερώνοντας σχετικά το ΥΔ. Εάν αντιθέτως κρίνει ότι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του ΥΔ είναι ακριβή/πλήρη και δεν χρήζουν διόρθωσης/συμπλήρωσης, τότε ενημερώνει σχετικά το ΥΔ αιτιολογώντας την απόφασή της να μην διορθωθούν/συμπληρωθούν τα δεδομένα του.

4.4 Δικαίωμα Περιορισμού Επεξεργασίας (Άρθρο 18 ΓΚΠΔ)

Το ΥΔ μπορεί να ζητά από τον υπεύθυνο επεξεργασίας τον περιορισμό της επεξεργασίας (άρθρο 18 ΓΚΠΔ) όταν:

• αμφισβητεί την ακρίβεια των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν. Στην περίπτωση αυτή η επεξεργασία περιορίζεται για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται για την επαλήθευση της ακρίβειας των δεδομένων από τον υπεύθυνο επεξεργασίας.
• η επεξεργασία είναι παράνομη και το ΥΔ αντιτάσσεται στη διαγραφή των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ζητεί, αντ' αυτής, τον περιορισμό της χρήσης τους,
• ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεν χρειάζεται πλέον τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για τους σκοπούς της επεξεργασίας, αλλά τα δεδομένα αυτά απαιτούνται από το ΥΔ για τη θεμελίωση, την άσκηση ή την υποστήριξη νομικών αξιώσεων,
• το ΥΔ ασκεί το δικαίωμα αντίρρησης (άρθρο 21 ΓΚΠΔ). Στην περίπτωση αυτή η επεξεργασία περιορίζεται για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται για να εκτιμήσει ο υπεύθυνος επεξεργασίας κατά πόσον υφίστανται νόμιμοι και επιτακτικοί λόγοι για την επεξεργασία, οι οποίοι υπερισχύουν έναντι των συμφερόντων, των δικαιωμάτων και των ελευθεριών του ΥΔ.

Όταν ασκείται το δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας (άρθρο 18 ΓΚΠΔ), ο υπεύθυνος επεξεργασίας μπορεί μόνο να αποθηκεύει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα όχι όμως και να τα χρησιμοποιεί εκτός αν:

• έχει τη συγκατάθεση του ΥΔ ή
• αυτό απαιτείται για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων ή για την προστασία των δικαιωμάτων άλλου φυσικού ή νομικού προσώπου ή για λόγους σημαντικού δημόσιου συμφέροντος της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή κράτους μέλους

Σε περίπτωση που κάποιο ΥΔ υποβάλει σε υπηρεσία της ΑΑΔΕ αίτημα που αφορά στην άσκηση δικαιώματος περιορισμού της επεξεργασίας, το αίτημα αυτό πρέπει να διαβιβάζεται στο ΑΤΥΥΠΔ προς περαιτέρω διαχείριση.

4.5 Δικαίωμα εναντίωσης (Άρθρο 21 ΓΚΠΔ)

Το άρθρο 21 του ΓΚΠΔ δίνει στα ΥΔ το δικαίωμα να αντιτάσσονται στην επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τα αφορούν. Με τον τρόπο αυτό τα ΥΔ μπορούν να εμποδίσουν ή να σταματήσουν την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων. Το ΥΔ έχει δικαίωμα εναντίωσης στις ακόλουθες περιπτώσεις:

• όταν ο υπεύθυνος επεξεργασίας επεξεργάζεται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που του έχει ανατεθεί ή
• η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των έννομων συμφερόντων που επιδιώκει ο υπεύθυνος επεξεργασίας ή τρίτος, και έναντι των συμφερόντων αυτών δεν υπερισχύει το συμφέρον ή τα θεμελιώδη δικαιώματα και οι ελευθερίες του ΥΔ που επιβάλλουν την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Στις περιπτώσεις αυτές το ΥΔ πρέπει να επικαλεστεί και να αποδείξει συγκεκριμένους λόγους για τους οποίους εναντιώνεται στην επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που το αφορούν, οι οποίοι πρέπει να ανάγονται στην ιδιαίτερη κατάστασή του. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεν υποβάλλει πλέον τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε επεξεργασία, εκτός εάν καταδείξει επιτακτικούς και νόμιμους λόγους για την επεξεργασία, οι οποίοι υπερισχύουν των συμφερόντων, των δικαιωμάτων και των ελευθεριών του υποκειμένου των δεδομένων ή για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων.

Περαιτέρω σύμφωνα με το άρθρο 35 ν. 4624/2019 το δικαίωμα εναντίωσης του ΥΔ δεν εφαρμόζεται έναντι δημόσιου φορέα εάν υπάρχει επιτακτικό δημόσιο συμφέρον για την επεξεργασία, το οποίο υπερτερεί των συμφερόντων του ΥΔ ή διάταξη νόμου που επιτάσσει τη διενέργεια της επεξεργασίας.

Εάν ο υπεύθυνος επεξεργασίας κρίνει ότι δεν είναι υποχρεωμένος να ικανοποιήσει το δικαίωμα εναντίωσης του ΥΔ, απαντά στο ΥΔ χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και πάντως εντός μηνός από την παραλαβή του αιτήματος, ενημερώνοντάς το σχετικά με το ότι δεν θα ικανοποιήσει το αίτημά του και τους λόγους για τους οποίους δεν το ικανοποιεί.

Σε περίπτωση που κάποιο ΥΔ υποβάλει σε υπηρεσία της ΑΑΔΕ αίτημα που αφορά στην άσκηση δικαιώματος εναντίωσης, το αίτημα αυτό πρέπει να διαβιβάζεται στο ΑΤΥΥΠΔ προς περαιτέρω διαχείριση.

4.6 Δικαίωμα Διαγραφής ή «δικαίωμα στη λήθη» (Άρθρο 17 ΓΚΠΔ)

Στο άρθρο 17 του ΓΚΠΔ κατοχυρώνεται το δικαίωμα διαγραφής ή «δικαίωμα στη λήθη» του ΥΔ. Έτσι το ΥΔ μπορεί να ζητήσει από τον υπεύθυνο επεξεργασίας τη διαγραφή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν ο δε υπεύθυνος επεξεργασίας υποχρεούται να τα διαγράψει χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, ενδεικτικά για κάποιον από τους ακόλουθους λόγους:

• τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεν είναι πλέον απαραίτητα σε σχέση με τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν ή υποβλήθηκαν κατ' άλλο τρόπο σε επεξεργασία
• το ΥΔ ασκεί το δικαίωμα εναντίωσης του άρθρου 21 ΓΚΠΔ και δεν υπάρχουν επιτακτικοί και νόμιμοι λόγοι για την επεξεργασία
• τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υποβλήθηκαν σε επεξεργασία παράνομα
• τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα πρέπει να διαγραφούν, ώστε να τηρηθεί νομική υποχρέωση του υπευθύνου επεξεργασίας που απορρέει από το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο

Σύμφωνα με το άρθρο 17 παρ. 3 ΓΚΠΔ δικαίωμα διαγραφής δεν υφίσταται όταν η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι απαραίτητη:

• για την άσκηση του δικαιώματος ελευθερίας της έκφρασης και του δικαιώματος στην ενημέρωση
• για τη συμμόρφωση του υπευθύνου επεξεργασίας με έννομη υποχρέωση που απορρέει από το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο
• για την άσκηση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στον υπεύθυνο της επεξεργασίας
• για σκοπούς αρχειοθέτησης προς το δημόσιο συμφέρον, για σκοπούς επιστημονικής ή ιστορικής έρευνας ή για στατιστικούς σκοπούς, εφόσον το δικαίωμα διαγραφής είναι πιθανόν να καταστήσει αδύνατη ή να εμποδίσει σε μεγάλο βαθμό την επίτευξη σκοπών της εν λόγω επεξεργασίας
• για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων

Σύμφωνα με το άρθρο 34 ν. 4624/2019 δεν υφίσταται δικαίωμα διαγραφής (άρθρο 17 ΓΚΠΔ) αλλά αντ' αυτού υφίσταται δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας (άρθρο 18 ΓΚΠΔ):

• Σε περίπτωση μη αυτοματοποιημένης επεξεργασίας, όταν λόγω της ιδιαίτερης φύσης της αποθήκευσης η διαγραφή των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα δεν είναι δυνατή ή είναι δυνατή μόνο με δυσανάλογα μεγάλη προσπάθεια και το συμφέρον του υποκειμένου των δεδομένων για τη διαγραφή δεν θεωρείται σημαντικό. Προϋπόθεση για την αντικατάσταση του δικαιώματος διαγραφής από το δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας στην περίπτωση αυτή είναι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα να μην έχουν υποστεί παράνομη επεξεργασία.
• Σε περίπτωση που τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεν είναι πλέον απαραίτητα σε σχέση με τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν ή υποβλήθηκαν κατ' άλλο τρόπο σε επεξεργασία ή τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υποβλήθηκαν σε επεξεργασία παράνομα και εφόσον ο υπεύθυνος επεξεργασίας έχει λόγους να πιστεύει ότι η διαγραφή θα ήταν επιζήμια για τα έννομα συμφέροντα του ΥΔ.
• Στην περίπτωση που τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεν είναι πλέον απαραίτητα σε σχέση με τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν ή υποβλήθηκαν κατ' άλλο τρόπο σε επεξεργασία και η διαγραφή τους θα ερχόταν σε σύγκρουση με τις νόμιμες ή συμβατικές περιόδους διατήρησης.

Κατόπιν των ανωτέρω εκτιμάται ότι μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις μπορεί να θεμελιωθεί δικαίωμα διαγραφής του ΥΔ έναντι της ΑΑΔΕ ως υπευθύνου επεξεργασίας. Σε περίπτωση δε που κάποιο ΥΔ υποβάλει σε υπηρεσία της ΑΑΔΕ αίτημα που αφορά στην άσκηση δικαιώματος διαγραφής, το αίτημα αυτό θα πρέπει να διαβιβάζεται στο ΑΤΥΥΠΔ προς περαιτέρω διαχείριση.

4.7Δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων (Άρθρο 20 ΓΚΠΔ)

Σύμφωνα με το άρθρο 20 ΓΚΠΔ το ΥΔ έχει το δικαίωμα φορητότητας, έχει δηλαδή το δικαίωμα να ζητήσει και να λάβει από τον υπεύθυνο επεξεργασίας τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν και που του έχει παράσχει, σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα διαλειτουργικό μορφότυπο, και να τα διαβιβάζει σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας.

Από τη φύση του το δικαίωμα αυτό δεν θα πρέπει να ασκείται κατά υπευθύνων επεξεργασίας που επεξεργάζονται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα κατά την άσκηση των δημόσιων καθηκόντων τους. Δεν θα πρέπει συνεπώς να εφαρμόζεται όταν η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι αναγκαία για τη συμμόρφωση με νομική υποχρέωση στην οποία υπόκειται ο υπεύθυνος επεξεργασίας ή για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στον υπεύθυνο επεξεργασίας (βλ άρθρο 20 παρ. 3 ΓΚΠΔ και σκέψη 68 ΓΚΠΔ).

Κατόπιν των ανωτέρω μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις μπορεί να θεμελιωθεί δικαίωμα φορητότητας του ΥΔ έναντι της ΑΑΔΕ ως υπευθύνου επεξεργασίας. Σε περίπτωση δε που κάποιο ΥΔ υποβάλει σε υπηρεσία της ΑΑΔΕ αίτημα που αφορά στην άσκηση δικαιώματος φορητότητας των δεδομένων του, το αίτημα αυτό θα πρέπει να διαβιβάζεται στο ΑΤΥΥΠΔ προς περαιτέρω διαχείριση.

4.8 Δικαίωμα στην ανθρώπινη παρέμβαση (Άρθρο 22 ΓΚΠΔ)

Σύμφωνα με το άρθρο 22 παρ. 1 ΓΚΠΔ το ΥΔ έχει το δικαίωμα να μην υπόκειται σε απόφαση που λαμβάνεται αποκλειστικά βάσει αυτοματοποιημένης επεξεργασίας (συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ), η οποία παράγει έννομα αποτελέσματα που το αφορούν ή το επηρεάζει σημαντικά με παρόμοιο τρόπο. Το ΥΔ έχει, δηλαδή, το δικαίωμα να μην υπόκειται σε απόφαση, η οποία παράγει έννομα αποτελέσματα γι' αυτό ή το επηρεάζει σημαντικά και λαμβάνεται χωρίς να υφίσταται ανθρώπινη επίδραση στο παραγόμενο αποτέλεσμα.

Κατ' εξαίρεση, επιτρέπεται η λήψη απόφασης που παράγει έννομα αποτελέσματα για το ΥΔ ή το επηρεάζει σημαντικά με παρόμοιο τρόπο και λαμβάνεται αποκλειστικά βάσει αυτοματοποιημένης επεξεργασίας, όταν αυτή προβλέπεται ρητά από το δίκαιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή κράτους μέλους μεταξύ άλλων για σκοπούς παρακολούθησης και πρόληψης της απάτης και της φοροδιαφυγής (άρθρο 22 παρ. 2 περ. β και σκέψη 71 ΓΚΠΔ). Στην περίπτωση αυτή η επεξεργασία αυτή θα πρέπει να υπόκειται σε κατάλληλες εγγυήσεις, οι οποίες θα πρέπει να περιλαμβάνουν ειδική ενημέρωση του ΥΔ και το δικαίωμα εξασφάλισης ανθρώπινης παρέμβασης, το δικαίωμα διατύπωσης της άποψης του, το δικαίωμα να λάβει αιτιολόγηση της απόφασης που ελήφθη στο πλαίσιο της εν λόγω εκτίμησης και το δικαίωμα αμφισβήτησης της απόφασης.

Σε περίπτωση που κάποιο ΥΔ υποβάλει σε υπηρεσία της ΑΑΔΕ αίτημα που αφορά στην άσκηση δικαιώματος στην ανθρώπινη παρέμβαση, το αίτημα αυτό πρέπει να διαβιβάζεται στο ΑΤΥΥΠΔ προς περαιτέρω διαχείριση.

5. ΤΗΡΟΥΜΕΝΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ

Βήμα 1: Υποβολή Αιτημάτων ΥΔ

Το ΥΔ καταθέτει, μέσω των διαθέσιμων καναλιών, το αίτημά του σχετικά με τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν, προκειμένου να ασκήσει το αντίστοιχο δικαίωμά/ δικαιώματά του. Τα κανάλια επικοινωνίας μέσω των οποίων το ΥΔ δύναται να αιτηθεί την άσκηση των δικαιωμάτων του στην ΑΑΔΕ είναι τα εξής:

Ο παραλήπτης των αιτημάτων των ΥΔ διαφέρει ανάλογα με το κανάλι επικοινωνίας που θα επιλέξει το ΥΔ. Συγκεκριμένα εάν το ΥΔ επιλέξει ως κανάλι επικοινωνίας την ιστοσελίδα της ΑΑΔΕ, το αίτημα παραλαμβάνουν οι υπάλληλοι του ΑΤΥΥΠΔ. Στις υπόλοιπες περιπτώσεις το ΥΔ μπορεί να απευθυνθεί δια της φυσικής του παρουσίας ή ταχυδρομικώς είτε στο ΑΤΥΥΠΔ είτε σε άλλη υπηρεσία της ΑΑΔΕ (κεντρική, περιφερειακή ή ειδική αποκεντρωμένη).

Σημειώνεται επίσης ότι σε περίπτωση τηλεφωνικής επικοινωνίας του ΥΔ με τις υπηρεσίες της ΑΑΔΕ με σκοπό την υποβολή αιτήματος σχετικά με δικαίωμα που απορρέει από τις διατάξεις του ΓΚΠΔ, το ΥΔ θα πρέπει να παραπέμπεται σε ένα από τα υπόλοιπα κανάλια λήψεως αιτημάτων.

Βήμα 2: Ταυτοποίηση του ΥΔ

Κατά τη λήψη του αιτήματος, ο υπάλληλος της υπηρεσίας που παραλαμβάνει το αίτημα οφείλει να προχωρήσει στην ταυτοποίηση του ΥΔ που έχει καταθέσει το αίτημα. Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει τον διαδικασία/μέσα ταυτοποίησης του ΥΔ ανάλογα με τον τρόπο που επιλέγει για να υποβάλει το αίτημά του:

Σε περίπτωση που, αφού εξαντληθεί κάθε προσπάθεια ταυτοποίησης του ΥΔ, συμπεριλαμβανομένης και της προσπάθειας για παροχή από αυτό πρόσθετων πληροφοριών για την επιβεβαίωση της ταυτότητάς του, δεν καταστεί δυνατό να επαληθευτεί η ταυτότητα του ΥΔ τότε το αίτημα του ΥΔ δεν ικανοποιείται (αρ. 12 παρ. 2 ΓΚΠΔ).

Βήμα 3: Παραλαβή Αιτημάτων των ΥΔ

3.1 Παραλαβή αιτήματος ΥΔ μέσω της ιστοσελίδας της ΑΑΔΕ

Όταν το ΥΔ υποβάλλει το αίτημά του μέσω της φόρμας υποβολής αιτημάτων της ιστοσελίδας της ΑΑΔΕ με επιλογή ως κατηγορία θέματος «Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα-GDPR» αυτό προωθείται στο ΑΤΥΥΠΔ μέσω της εφαρμογής του RMS. Το αίτημα εισερχόμενο στην εφαρμογή του RMS λαμβάνει ημερομηνία εισαγωγής στο σύστημα και μοναδικό κωδικό αριθμό αιτήματος. Πρόσβαση στο αίτημα του ΥΔ μέσω της εφαρμογής RMS έχει ο Προϊστάμενος του ΑΤΤΥΠΔ και ΥΠΔ της ΑΑΔΕ, ο οποίος χρεώνει το αίτημα σε υπάλληλο του τμήματος για τις ενέργειές του σύμφωνα με τα βήματα της παρούσας διαδικασίας διαχείρισης αιτημάτων ΥΔ που ακολουθούν.

3.2 Παραλαβή αιτήματος ΥΔ μέσω ταχυδρομείου ή κατόπιν υποβολής του σε υπηρεσία της ΑΑΔΕ από το ΥΔ

Όταν το ΥΔ υποβάλλει το αίτημά του απευθείας ή μέσω ταχυδρομείου σε υπηρεσία της ΑΑΔΕ, ο υπάλληλος που ασκεί καθήκοντα γραμματέα της υπηρεσίας πρωτοκολλεί το αίτημα του ΥΔ σύμφωνα μ τα οριζόμενα στον Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας.

Στη συνέχεια ο υπάλληλος παραδίδει το αίτημα στον Προϊστάμενο της υπηρεσίας, ο οποίος χρεώνει το αίτημα σε υπάλληλο της υπηρεσίας για τις ενέργειές του σύμφωνα με τα βήματα της παρούσας διαδικασίας διαχείρισης αιτημάτων ΥΔ που ακολουθούν.

Εφόσον ζητηθεί από το ΥΔ, χορηγείται σε αυτό βεβαίωση καταχώρησης του αιτήματός του, η οποία περιλαμβάνει τα στοιχεία που καταχωρούνται στο πρωτόκολλο της υπηρεσίας που το παρέλαβε.

Βήμα 4: Αξιολόγηση Αιτημάτων των ΥΔ

4.1 Προσδιορισμός υπηρεσίας/ιών της ΑΑΔΕ που είναι αρμόδια/ιες για τη διαχείριση του αιτήματος

4.1.1 Παραλαβή αιτήματος ΥΔ από ΑΤΤΥΠΔ

Πρώτο βήμα της αξιολόγησης του αιτήματος του ΥΔ αποτελεί η επισκόπηση του περιεχομένου του, η αναγνώριση του ότι αυτό αφορά σε αίτημα περί άσκησης δικαιώματος του ΥΔ που απορρέει από το ΓΚΠΔ και ποιου και ο προσδιορισμός της/των υπηρεσίας/ιών της ΑΑΔΕ που είναι αρμόδια/ες για τη διεκπεραίωσή του.

Εάν από την πρώτη επισκόπηση του περιεχομένου του αιτήματος προκύπτει, ότι το αίτημα δεν αφορά σε άσκηση δικαιώματος ΥΔ που απορρέει από τις διατάξεις του ΓΚΠΔ, το ΑΤΥΥΠΔ διαβιβάζει το αίτημα στην υπηρεσία της ΑΑΔΕ που είναι καθ' ύλην και κατά τόπον αρμόδια για τη διεκπεραίωσή του.

Εάν αντίθετα το ΑΤΥΥΠΔ κρίνει ότι το υποβληθέν αίτημα αποτελεί αίτημα ΥΔ περί ασκήσεως δικαιωμάτων του που απορρέουν από το ΓΚΠΔ, αξιολογεί περαιτέρω το περιεχόμενο και το διεκπεραιώνει, σύμφωνα με τα βήματα που ακολουθούν, αφού ενδεχομένως ζητήσει και πληροφορίες από τις αρμόδιες υπηρεσίες της ΑΑΔΕ.

Εάν το ΑΤΥΥΠΔ κρίνει ότι το αίτημα του ΥΔ πρέπει να ικανοποιηθεί προβαίνει κατά περίπτωση στις απαραίτητες ενέργειες για την ικανοποίησή του, εκτός εάν η ικανοποίησή του προϋποθέτει ενέργειες που εμπίπτουν στην καθ' ύλην και κατά τόπον αρμοδιότητα μίας ή περισσοτέρων υπηρεσιών της ΑΑΔΕ, οπότε το διαβιβάζει στην/ις αρμόδια/ιες υπηρεσία/ες της ΑΑΔΕ για τις δικές της/τους ενέργειες παρέχοντας σχετικές οδηγίες, όπου αυτό παρίσταται αναγκαίο.

4.1.2 Παραλαβή αιτήματος ΥΔ από λοιπές υπηρεσίες της ΑΑΔΕ

Πρώτο βήμα της αξιολόγησης του αιτήματος του ΥΔ αποτελεί η επισκόπηση του περιεχομένου του, η αναγνώριση του ότι αυτό αφορά σε αίτημα περί άσκησης δικαιώματος του ΥΔ που απορρέει από το ΓΚΠΔ και ποιο και ο προσδιορισμός της/των υπηρεσίας/ιών της ΑΑΔΕ που είναι αρμόδια/ες για τη διεκπεραίωσή του.

Εάν από την πρώτη επισκόπηση του περιεχομένου του αιτήματος προκύπτει, ότι αυτό αφορά σε άσκηση δικαιώματος διαγραφής (άρθρο 17 ΓΚΠΔ), περιορισμού της επεξεργασίας (άρθρο 18 ΓΚΠΔ), φορητότητας (άρθρο 20 ΓΚΠΔ), εναντίωσης (άρθρο 17 ΓΚΠΔ), του δικαιώματος στην ανθρώπινη παρέμβαση (άρθρο 22 ΓΚΠΔ) ή ότι η διαχείρισή του απαιτεί εξειδικευμένη γνώση σε θέματα προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, η υπηρεσία υποδοχής του αιτήματος το διαβιβάζει στο ΑΤΥΥΠΔ.

Εάν δεν συντρέχει καμία από τις ανωτέρω περιπτώσεις και η υπηρεσία υποδοχής κρίνει ότι η διεκπεραίωση του αιτήματος εμπίπτει στην καθ' ύλην και κατά τόπον αρμοδιότητά της, τότε αξιολογεί περαιτέρω το περιεχόμενο και προχωρά στη διεκπεραίωση αυτού άλλως το διαβιβάζει για διεκπεραίωση στην καθ' ύλην και κατά τόπο αρμόδια υπηρεσία της ΑΑΔΕ.

4.2 Αξιολόγηση του περιεχομένου του αιτήματος

4.2.1 Αξιολόγηση διαθέσιμων πληροφοριών

Για την περαιτέρω αξιολόγηση του αιτήματος, η υπηρεσία υποδοχής του ή η υπηρεσία στην οποία αυτό διαβιβάζεται λόγω αρμοδιότητας (εφεξής υπηρεσία που διαχειρίζεται το αίτημα), εξετάζει εάν οι διαθέσιμες πληροφορίες είναι επαρκείς για την περαιτέρω διαχείρισή του. Η ανωτέρω υπηρεσία, κρίνοντας το κατά πόσον οι διαθέσιμες πληροφορίες επαρκούν για τη διεκπεραίωση του αιτήματος, οφείλει, μεταξύ άλλων, να αναζητήσει και τις πληροφορίες που διατίθενται μέσω των πληροφοριακών συστημάτων ή βρίσκονται στο φυσικό αρχείο άλλων υπηρεσιών της ΑΑΔΕ επικοινωνώντας σχετικά με αυτές. Σε περίπτωση που οι διαθέσιμες πληροφορίες κριθούν ως ελλιπείς, η υπηρεσία που διαχειρίζεται το αίτημα ζητά πρόσθετες πληροφορίες από το ΥΔ.

Εάν οι διαθέσιμες πληροφορίες κριθούν ελλιπείς και δεν καταστεί εφικτό να συμπληρωθούν επαρκώς από πληροφορίες που διατίθενται στο ηλεκτρονικό ή φυσικό αρχείο των υπηρεσιών της ΑΑΔΕ ή παρέχονται από το ΥΔ ή δεν καταστεί δυνατή η επικοινωνία της υπηρεσίας που διαχειρίζεται το αίτημα με το ΥΔ παρά το γεγονός ότι καταβλήθηκε κάθε εύλογη προς τούτο προσπάθεια ή καταστεί μεν εφικτή η επικοινωνία με το ΥΔ αλλά αυτό αρνείται να χορηγήσει τις απαραίτητες πληροφορίες/διευκρινίσεις ή χορηγεί συμπληρωματικές πληροφορίες/διευκρινίσεις που όμως δεν επαρκούν για την περαιτέρω διαχείριση του αιτή ματος, τότε το αίτημα απορρίπτεται ως αόριστο, τίθεται στο αρχείο και η υπηρεσία που διαχειρίζεται το αίτημα εντός μηνός από την παραλαβή του ενημερώνει σχετικά το ΥΔ αιτιολογώντας την απόφασή της.

Εάν οι διαθέσιμες πληροφορίες κριθούν επαρκείς ή συμπληρωθούν κατά τα ανωτέρω, η υπηρεσία που το διαχειρίζεται προχωρά στη διεκπεραίωση αυτού σύμφωνα με τα βήματα που ακολουθούν.

4.2.2 Αξιολόγηση ικανοποίησης ή μη του αιτήματος

Οι υπηρεσίες της ΑΑΔΕ που διαχειρίζονται αιτήματα ΥΔ απαλλάσσονται από την υποχρέωση να τα διεκπεραιώνουν όταν αυτά είναι προδήλως αβάσιμα ή υπερβολικα ιδίως λόγω του επαναλαμβανόμενου χαρακτήρα τους (άρθρο 12 παρ. 5 ΓΚΠΔ).

Ως αίτημα επαναλαμβανόμενο κατά τρόπο καταχρηστικό θεωρείται αυτό που αφορά σκοπό που έχει ήδη ικανοποιηθεί ή έχει ήδη απορριφθεί βάσει προηγούμενου αιτήματος, είτε αφορά σκοπό σαφώς άσχετο με το αίτημα αλλά και την ιδιότητα του αιτούντος. (βλ. ΑΠΔΠΧ 24/2010).

Στις περιπτώσεις αυτές η υπηρεσία που διαχειρίζεται το αίτημα ενημερώνει το ΥΔ για την μη ικανοποίηση του αιτήματός του εντός του ορισμένου, από τον ΓΚΠΔ, χρονικού πλαισίου των τριάντα (30) ημερών (άρθρο 12 παρ. 3) αιτιολογώντας την απόφασή της αυτή και το θέτει στο αρχείο.

Βήμα 5: Διεκπεραίωση Αιτημάτων και Ενημέρωση του ΥΔ

5.1 Προθεσμία ικανοποίησης αιτήματος ΥΔ

Σύμφωνα με τις διατάξεις του ΓΚΠΔ ο υπεύθυνος επεξεργασίας παρέχει στο ΥΔ πληροφορίες για τις ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν κατόπιν του αιτήματός του εντός μηνός από την παραλαβή του αιτήματος. Η προθεσμία αυτή μπορεί να παραταθεί κατά δύο ακόμα μήνες, εφόσον αυτό απαιτείται λόγω της πολυπλοκότητας του αιτήματος και του αριθμού των αιτημάτων (Βλ. άρθρο 12 παρ. 3 ΓΚΠΔ).

Σε περίπτωση που το αίτημά του δεν δύναται να ικανοποιηθεί εντός του ορισμένου, από τον ΓΚΠΔ, χρονικού πλαισίου των τριάντα (30) ημερών, η υπηρεσία που διαχειρίζεται το αίτημα είναι υπεύθυνη να ενημερώσει σχετικά το ΥΔ, εντός της ανωτέρω προθεσμίας, ενημερώνοντάς το και για την παράταση των δύο μηνών για την ικανοποίησή του αιτήματός του. Η εν λόγω ενημέρωση πρέπει να περιέχει επίσης τεκμηριωμένους τους λόγους για τους οποίους καθυστερεί η ικανοποίηση του αιτήματος του υποκειμένου των δεδομένων.

5.2.1 Ικανοποίηση αιτήματος ΥΔ

Η υπηρεσία που διαχειρίζεται το αίτημα του ΥΔ, αφού αναλύσει όλες τις διαθέσιμες πληροφορίες, τόσο αυτές που έχουν ως πηγή το ΥΔ όσο και αυτές που έχουν προέλθει από το αρχείο (φυσικό και ηλεκτρονικό) της ΑΑΔΕ και κρίνει ότι το αίτημα του ΥΔ πρέπει να ικανοποιηθεί, προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες για την ικανοποίηση του αιτήματος και συντάσσει, όπου παρίσταται αναγκαίο, απάντηση προς το ΥΔ.

Σε κάθε περίπτωση, η απάντηση που θα δοθεί στο ΥΔ σχετικά με την ικανοποίηση (ή μη) του αιτήματός του πρέπει να είναι τεκμηριωμένη. Η απάντηση στο ΥΔ επικοινωνείται από την αρμόδια υπηρεσία στο ΥΔ μέσω του καναλιού επικοινωνίας που έχει επιλέξει. Ενδεικτικά:

• Με επιστολή στην ταχυδρομική του διεύθυνση του ΥΔ
• Ηλεκτρονικά, είτε σε περίπτωση που το έχει ζητήσει το υποκείμενο των δεδομένων είτε σε περίπτωση που το αίτημα έχει υποβληθεί με ηλεκτρονικά μέσα.

Η Αναπληρώτρια Προϊσταμένη
του Αυτοτελούς Τμήματος Υποστήριξης
Υπευθύνου Προστασίας Δεδομένων
ΣΟΦΙΑ ΠΑΠΠΑ