ΘΕΜΑ: Παροχή διευκρινίσεων αναφορικά με τη διανομή πανεπιστημιακών συγγραμμάτων, με βάση τις διατάξεις του ν. 4308/2014 (Ε.Λ.Π.)

ΣΧΕΤ: α) Η με αρ. πρωτ. 1052113 ΕΞ 8.4.2019 επιστολή του Συλλόγου Εκδοτών Επιστημονικών Βιβλίων.

β) Το με αρ. πρωτ. 57472/Ζ1/11.4.2019 έγγραφο του Υπουργείου Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων.

Με την αριθ. 125766/Ζ1/5.8.2016/ ΦΕΚ 2433 Β' Κ.Υ.Α. των Υπουργών Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων και Οικονομικών, καθορίζονται οι προϋποθέσεις και η διαδικασία επιλογής και δωρεάν προμήθειας διδακτικών συγγραμμάτων στους φοιτητές των Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων και των Ανώτατων Εκκλησιαστικών Ακαδημιών.

Συγκεκριμένα, στο ηλεκτρονικό πληροφοριακό σύστημα "Εύδοξος - Ηλεκτρονική Υπηρεσία Ολοκληρωμένης Διαχείρισης Πανεπιστημιακών Συγγραμμάτων", μέσω του οποίου εκτελείται ήδη από το ακαδημαϊκό έτος 2010-2011 η συνολική διαχείριση και διανομή πανεπιστημιακών συγγραμμάτων στους φοιτητές των Πανεπιστημίων, Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων (ΤΕΙ) και Ανωτάτων Εκκλησιαστικών Ακαδημιών (ΑΕΑ), καθώς και του Ελληνικού Ανοικτού Πανεπιστημίου (ΕΑΠ), μεταξύ άλλων καταγράφονται ηλεκτρονικά τα εξής στοιχεία:

• Οι εκδότες και τα συγγράμματά τους που συμμετέχουν στο "Εύδοξος".
• Οι επιλογές συγγραμμάτων των Τμημάτων που συμμετέχουν στο "Εύδοξος".
• Οι επιλογές συγγραμμάτων των φοιτητών βάσει των Τμημάτων στα οποία ανήκουν.
• Τα σημεία διανομής, τα οποία συνεργάζονται με τους εκδότες των αντίστοιχων συγγραμμάτων.
• Οι παραλαβές των συγγραμμάτων από τους φοιτητές από τα σημεία διανομής.

Επίσης, όπως προφορικά διευκρινίστηκε από τον Σύλλογο Εκδοτών Επιστημονικών Βιβλίων, για τη διανομή συγγραμμάτων μέσω εταιρειών ταχυμεταφοράς ακολουθείται η εξής διαδικασία:

Ο εκδότης εκτυπώνει από τον λογαριασμό που τηρεί στο σύστημα "Εύδοξος" (σε pdf), τα πλήρη στοιχεία για κάθε αποστολή, τα οποία επικολλούνται στο φάκελο που περιέχει τα συγγράμματα, ο οποίος στη συνέχεια είτε παραδίδεται στις εγκαταστάσεις της εταιρείας ταχυμεταφοράς, είτε το παραλαμβάνει η εταιρεία ταχυμεταφοράς από την εγκατάσταση του εκδότη.

Κατόπιν, η εταιρεία ταχυμεταφοράς παραδίδει το φάκελο στον δικαιούχο φοιτητή, στο σημείο διανομής - παραλαβής, που έχει προσδιορίσει αρχικά ο φοιτητής κατά τη δήλωση παραλαβής συγγραμμάτων.

Τα συγγράμματα αποστέλλονται μέσω της εταιρείας ταχυμεταφοράς, ως ταχυδρομικές αποστολές χωρίς αξία και παραδίδονται, χωρίς να εισπράττεται κάποιο αντίτιμο από τον φοιτητή.

Κατά την παράδοση από τον «διανομέα» στον δικαιούχο-φοιτητή, ενημερώνεται ηλεκτρονικά το σύστημα «Εύδοξος», μέσω ενός μοναδικού αριθμού (ΠΙΝ) που διαθέτει και πληκτρολογεί ο εκάστοτε φοιτητής, ενώ η εταιρεία ταχυμεταφοράς συλλέγει ηλεκτρονικά, ανά αποστολή, την υπογραφή του παραλήπτη φοιτητή.

Με βάση τα προαναφερόμενα και δεδομένου ότι, όπως επίσης διευκρινίστηκε, όλη η διαδικασία των αποστολών μέσω των εταιρειών ταχυμεταφοράς παρακολουθείται ηλεκτρονικά από το σύστημα "Εύδοξος" και το Ειδικό Σύστημα Παρακολούθησης και Εντοπισμού των Ταχυδρομικών Αποστολών (ΕΣΠΕΤΑ) της εταιρείας ταχυμεταφοράς που προβλέπονται από την Εθνική Επιτροπή Τηλεπικοινωνιών και Ταχυδρομείων (ΕΕΤΤ) για τις εταιρείες ταχυμεταφορών, και λόγω του γεγονότος ότι στο πληροφοριακό σύστημα «Εύδοξος» είναι καταγεγραμμένα όλα τα δεδομένα (ονοματεπώνυμο φοιτητή, κωδικός μητρώου, ημερομηνία παράδοσης, εκπαιδευτικό ίδρυμα, τίτλος συγγράμματος), ώστε να διασφαλίζονται οι διακινήσεις αυτές, ζητείται (από τους εκδοτικούς οίκους) η παραλαβή ή η αποστολή, διακίνηση και διανομή των συγγραμμάτων να γίνεται μόνο βάσει του Συνοδευτικού Δελτίου Ταχυμεταφοράς (ΣΥΔΕΤΑ) και ΕΣΠΕΤΑ (voucher -αποδεικτικό παραλαβής - παράδοσης) της εταιρείας ταχυμεταφορών, χωρίς να απαιτείται η έκδοση δελτίου αποστολής- παραστατικού διακίνησης για έκαστη αποστολή συγγραμμάτων ανά φοιτητή.

Σε σχέση με τα προαναφερόμενα, θέτουμε υπόψη σας τα ακόλουθα:

1. Με την εγκύκλιο ΠΟΛ. 1141/2010 είχαν δοθεί διευκρινίσεις αναφορικά με τη διανομή των πανεπιστημιακών συγγραμμάτων από τους εκδοτικούς οίκους σε προπτυχιακούς φοιτητές, καθώς και σε σπουδαστές των Πανεπιστημίων, Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων (Τ.Ε.Ι.) και Ανώτατων Εκκλησιαστικών Ακαδημιών (ΑΕΑ), καθώς και την τιμολόγηση αυτών από τους προαναφερόμενους εκδοτικούς οίκους προς το Υπουργείο Παιδείας δια Βίου Μάθησης και Θρησκευμάτων.

Ειδικότερα, με βάση την ως άνω εγκύκλιο δεν απαιτούνταν η έκδοση δελτίου αποστολής καθ' όλη τη διαδικασία αποστολής, διακίνησης, διανομής και παραλαβής των πανεπιστημιακών συγγραμμάτων από τους εκδότες-διανομείς, μέσω των εταιρειών ταχυμεταφορών, προς τους τελικούς παραλήπτες-φοιτητές, με παράδοση σε αυτούς σε προεπιλεγμένα σημεία διανομής, δεδομένου ότι η παρακολούθηση της όλης διαδικασίας γίνεται μέσω του συστήματος «Εύδοξος» και των ειδικών εντύπων που εκδίδουν οι εταιρείες ταχυμεταφορών.

2. Με τις διατάξεις του άρθρου 38 του ν. 4308/2014 (Ε.Λ.Π.) από 1.1.2015 καταργείται η υποπαράγραφος Ε1 της παραγράφου Ε' του ν. 4093/2012 (Κ.Φ.Α.Σ.), καθώς και κάθε διάταξη, ερμηνευτική εγκύκλιος ή οδηγία έχει εκδοθεί δυνάμει εκείνης της διάταξης ή του προϊσχύοντος π.δ. 186/1992.

3. Σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παράγραφο 8 του άρθρου 5 του ν. 4308/2014, ο οποίος ισχύει από 1.1.2015 και εξής, καθώς και τις διευκρινίσεις που παρασχέθηκαν με την υποπαράγραφο 5.8.1. της παραγράφου 8 του άρθρου 5 της εγκυκλίου ΠΟΛ. 1003/2014, η οντότητα παρακολουθεί με κατάλληλες δικλίδες τα παραλαμβανόμενα και αποστελλόμενα αποθέματα, είτε έχουν τιμολογηθεί είτε όχι, απαιτείται δε να είναι σε θέση να τεκμηριώνει, οποτεδήποτε στη διάρκεια του χρόνου, τις για οποιοδήποτε σκοπό, διακινήσεις αγαθών, απ' ευθείας ή μέσω τρίτου, με την έκδοση παραστατικού διακίνησης.

Περαιτέρω, οι ως άνω διατάξεις καθορίζουν το υποχρεωτικό περιεχόμενο του παραστατικού διακίνησης, ως εξής:

α) η πλήρης επωνυμία ή το ονοματεπώνυμο, η διεύθυνση και ο Αριθμός Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ.) του εμπλεκόμενου μέρους,

β) η ποσότητα και το είδος των διακινούμενων αγαθών και

γ) η ημερομηνία που έγινε η διακίνηση.

4. Επίσης, με τις διατάξεις της περίπτωσης β' της παραγράφου 7 του άρθρου 5 του ίδιου ως άνω νόμου ορίζεται ότι η οντότητα εφαρμόζει τις κατάλληλες, κατά την κρίση της, δικλίδες, προκειμένου να διασφαλίσει ότι υπάρχει αξιόπιστη και ελέγξιμη αλληλουχία τεκμηρίων (ελεγκτική αλυσίδα) για κάθε συναλλαγή ή γεγονός.

5. Ενόψει των προαναφερομένων και εφόσον κατά τις οικείες διατάξεις προκύπτει το υποχρεωτικό περιεχόμενο του παραστατικού διακίνησης και επιπλέον μέσω της προαναφερόμενης διαδικασίας παρακολουθούνται ηλεκτρονικά οι υπόψη συναλλαγές, με την εφαρμογή του πληροφοριακού συστήματος «Εύδοξος», με το οποίο εξασφαλίζεται ένας αξιόπιστος τρόπος παρακολούθησης των διακινήσεων των συγγραμμάτων και περαιτέρω δημιουργείται μια αξιόπιστη ελεγκτική αλυσίδα, διατηρώντας τα πλήρη στοιχεία των φοιτητών που παραλαμβάνουν τα συγγράμματα, τον τίτλο των συγγραμμάτων καθώς και την ημερομηνία παράδοσης αυτών, δεν απαιτείται η έκδοση παραστατικών διακίνησης (εξαιρουμένης της περίπτωσης που αναφέρεται στην παράγραφο 6 της παρούσης) καθ' όλη τη διαδικασία αποστολής, διακίνησης, διανομής και παραλαβής των πανεπιστημιακών συγγραμμάτων από τους εκδότες-διανομείς, μέσω των εταιρειών ταχυμεταφορών, προς τους τελικούς παραλήπτες-φοιτητές, με παράδοση σε αυτούς σε προεπιλεγμένα σημεία διανομής, συνεκτιμώντας και την πάγια θέση της Διοίκησης, η οποία είχε λάβει υπόψη της την αξιόπιστη διαδικασία καταγραφής όλων των δεδομένων των συναλλαγών.

6. Αντίθετα, για τη διακίνηση πανεπιστημιακών συγγραμμάτων, από τους εκδοτικούς οίκους προς τα σημεία διανομής, χωρίς τη μεσολάβηση εταιρειών ταχυμεταφοράς, εκδίδεται παραστατικό διακίνησης από τον εκδοτικό οίκο προς αυτόν που θα διανείμει τα συγγράμματα, με σκοπό διακίνησης τη «δωρεάν διάθεση προς τους δικαιούχους φοιτητές», κατ' εντολή και λογαριασμό του Υπουργείου Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων.

Τέλος, στην περίπτωση αυτή το παραστατικό διακίνησης ως συνοδευτικό στοιχείο των αποθεμάτων παραμένει στις εγκαταστάσεις του παραλήπτη (σημείο διανομής).

Ο ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΙΩΑΝΝΗΣ ΚΑΤΣΙΠΗΣ