ΥΠΟΙΚ 1049818/100/0015/ΠΟΛ.1115/19.5.1999 Υποβολή φακέλων και δειγμάτων για χορήγηση άδειας καταλληλότητας φ.τ.μ. και συστημάτων με βάση τις νέες τεχνικές προδιαγραφές

1. Οπως είναι γνωστό, σύμφωνα με την υπ` αριθ. 1016031/103/0015Β/ΠΟΛ.1036/ /5.2.1998 ΑΥΟ, που δημοσιεύθηκε στις 16.2.1998 (ΦΕΚ 120/Β`), καθιερώθηκαν οι νέες τεχνικές προδιαγραφές για τις φορολογικές ταμειακές μηχανές (φ.τ.μ.) και συστήματα και προβλεπόταν η έναρξη ισχύος των σχετικών διατάξεών της από τις 1.6.1998, οι οποίες όμως δεν έτυχαν εφαρμογής.

Η προγραμματισμένη όμως και αναμενόμενη σύνδεση της χώρας με την ΟΝΕ, για σταδιακή ένταξή της στο κοινό Ευρωπαϊκό Νόμισμα (ΕΥΡΩ), με συνέπεια την ενεργοποίηση των προβλεπόμενων διαδικασιών για ανάλογη προετοιμασία, επέβαλλε την ανάγκη για έγκαιρη προσαρμογή της σχετικής νομοθεσίας και τεχνολογίας.

Κατόπιν αυτού, αφού έγιναν οι απαραίτητες συμπληρώσεις, εκδόθηκε η υπ` αριθ. 1144860/370/0015/ΠΟΛ.1314/29.12.1998 ΑΥΟ, που δημοσιεύθηκε στις 31.12.1998 (ΦΕΚ 1338/Β`), η οποία στη συνέχεια τροποποιήθηκε, σχετικά μόνο με τον τρόπο αποτύπωσης στα παραστατικά του νομίσματος ΕΥΡΩ, με την υπ` αριθ. 1016480/51/0015/ΠΟΛ.1046/11.2.1999 ΑΥΟ, που δημοσιεύθηκε στις 3.3.1999 (ΦΕΚ 175/Β`).

2. Με βάση τις ισχύουσες πλέον συμπληρωμένες νέες τεχνικές προδιαγραφές, τα μέλη της Επιτροπής ελέγχου καταλληλότητας φ.τ.μ. επεξεργάσθηκαν, αναμόρφωσαν και ολοκλήρωσαν, σε συνεργασία και με τους εκπροσώπους του Συνδέσμου Εισαγωγέων - Κατασκευαστών Ταμειακών Συστημάτων, νέο Πίνακα Τεχνικών Χαρακτηριστικών, αντίγραφο του οποίου σας επισυνάπτουμε για ενημέρωση.

3. Σας στέλνουμε, επίσης, συνημμένα κατάσταση των εγγράφων και πιστοποιητικών που απαιτούνται και πρέπει να συνοδεύουν τον κατατιθέμενο φάκελο - αίτηση του κάθε μοντέλου - δείγματος.

Επισημαίνεται ιδιαιτέρως ότι η σειρά παράθεσής τους στην εν λόγω κατάσταση είναι και η υποχρεωτική σειρά ταξινόμησής τους (τοποθέτησης) στον υποβαλλόμενο φάκελο από τον εκάστοτε ενδιαφερόμενο κατασκευαστή - εισαγωγέα, με σκοπό την γρήγορη αναζήτηση και έλεγχό τους, αλλά και ενιαία εμφάνιση των φακέλων.

Επίσης, όλα τα έγγραφα του φακέλου φέρουν απόλυτη αύξουσα αρίθμηση κάθε σελίδας (φύλλου) και στην αρχή του φακέλου προτάσσεται "Πίνακας Περιεχομένων" (σύμφωνα με τη σχετική "Κατάσταση") με παραπομπή στις αντίστοιχες σελίδες (φύλλα) του φακέλου.

Ο ως άνω φάκελος θα υποβάλλεται σε πρωτότυπο και οκτώ αντίγραφα.

4. Εφιστάται η προσοχή των ενδιαφερομένων στη σωστή επεξεργασία και προέλεγχο των προγραμμάτων του λογισμικού (SOFTWARE) των δειγμάτων φ.τ.μ.

Στην περίπτωση που διαπιστώνεται οποιοδήποτε αδικαιολόγητο πρόβλημα ή λάθος στο SOFTWARE ή HARDWARE της μηχανής ή συστήματος, η διαδικασία ελέγχου θα διακόπτεται και το συγκεκριμένο δείγμα θα παραπέμπεται για επανέλεγχο στο τέλος της υφισταμένης σειράς προτεραιότητας, εκτός εάν η Επιτροπή κρίνει διαφορετικά, μη αποκλειομένης ακόμη και της οριστικής απόρριψής του (δείγματος), στο ενδεχόμενο διαπίστωσης ουσιώδους απόκλισης από τα οριζόμενα από τις, αναφορικά με τις τεχνικές προδιαγραφές, διατάξεις.

5. Ιδιαίτερη σημασία και μέριμνα να δοθεί στην έγκαιρη προετοιμασία και συγκέντρωση των διαφόρων πιστοποιητικών και εγγράφων (συμβάσεις, μεταφράσεις, καταστατικά, ενημερότητες κ.λπ.), με σκοπό την αρτιότητα του φακέλου.

Προς την κατεύθυνση αυτή και για αποφυγή και εξ αυτού του λόγου καθυστερήσεων, με την εκ των υστέρων συμπληρωματική και σταδιακή ολοκλήρωση του φακέλου, καθιερώνεται η ακόλουθη διαδικασία:

Ο "Πρωτότυπος" φάκελος και ένα αντίγραφό του υποβάλλονται (προσκομίζονται) στα γραφεία της 15ης Διεύθυνσης Βιβλίων και Στοιχείων - Τμήμα Γ`, Πανεπιστημίου 20, 2ος όροφος.

Διενεργείται, το αργότερο μέχρι την επομένη της προσκόμισης, σύντομος προέλεγχος των περιεχομένων του και εφόσον διαπιστώνεται η κατ` αρχήν πληρότητά του και μόνο τότε, με μέριμνα της Υπηρεσίας, λαμβάνει αριθμό πρωτοκόλλου και ειδοποιείται (τηλεφωνικά) η ενδιαφερόμενη επιχείρηση, όπως αποστείλει και τα υπόλοιπα επτά αντίγραφα του φακέλου, το αργότερο εντός πέντε ημερών, υποβάλλει το δείγμα της φ.τ.μ. ή συστήματος για έλεγχο στα εργαστήρια του ΕΜΠ και φυσικά ενημερώνεται για τον πιο πάνω αριθμό πρωτοκόλλου.

Η πρωτοκόλληση του κατατεθέντος φακέλου αποτελεί προϋπόθεση αποδοχής και υποβολής του αντίστοιχου δείγματος για έλεγχο στο ΕΜΠ.

Οι αρμόδιοι των εργαστηρίων του ΕΜΠ ενημερώνουν με Fax την Υπηρεσία μας για τα στοιχεία του σχετικού Δελτίου Αποστολής, επιβεβαιώνοντας παραλαβή του δείγματος, αναφέροντας και τον αριθμό πρωτοκόλλου του φακέλου.

Σε περίπτωση που από το διενεργούμενο προέλεγχο διαπιστώνεται ότι ο φάκελος είναι ελλιπής, δεν θα πρωτοκολλείται, αλλά θα επιστρέφεται στην ενδιαφερόμενη επιχείρηση για τη συμπλήρωση και επανυποβολή του.

6. Τέλος, τονίζεται ότι, κατά τη διαδικασία παρουσίασης και ελέγχου του δείγματος ενώπιον της Επιτροπής, οι παριστάμενοι εκπρόσωποι της εκάστοτε ενδιαφερόμενης επιχείρησης πρέπει να είναι καταλλήλως προετοιμασμένοι και ενημερωμένοι, με τεχνική κατάρτιση και εμπειρία, επαρκώς εκπαιδευμένοι στο χειρισμό του συγκεκριμένου ελεγχόμενου μοντέλου και ικανοί να παρέχουν τις απαιτούμενες διευκρινίσεις και πληροφορίες σε σχετικές ερωτήσεις των μελών της Επιτροπής, είτε αυτές αφορούν το καθαρά τεχνικό μέρος του δείγματος (SOFTWARE και HARDWARE), είτε αναφέρονται σε θέματα σχετικά με τα υποβαλλόμενα και συμπεριλαμβανόμενα στο φάκελο έγγραφα - πιστοποιητικά ή την εν γένει υπόσταση και δραστηριοποίηση της επιχείρησης.

7. Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν, σύμφωνα με τα πιο πάνω, να καταθέτουν αιτήσεις - φακέλους και να υποβάλουν αντίστοιχα δείγματα από τις 1 Ιουνίου 1999.