ΥΠΟΙΚ 1013501/96/0015/ΠΟΛ.1056/24.2.1999 Συγκεντρωτικές καταστάσεις άρθρου 20 ΚΒΣ

Σχετικά με την υποβολή των συγκεντρωτικών καταστάσεων, παρέχουμε τις ακόλουθες οδηγίες και διευκρινίσεις.

1. Οπως είναι γνωστό, σύμφωνα με την υπ` αριθ. 1027411/842ΔΜ/25.2.1998 ΑΥΟ, ο ΑΦΜ για όλους τους φορολογούμενους από 1.1.1999 καθορίστηκε ως εννεαψήφιος αριθμός από οκταψήφιος. Οι ΑΦΜ που είχαν χορηγηθεί δεν μεταβλήθηκαν, απλά προστέθηκε στην αρχή τους το ψηφίο μηδέν (0).

2. Από τη μεταβολή αυτή του ΑΦΜ δημιουργήθηκε η ανάγκη διόρθωσης των πινάκων των χαρακτηριστικών των αποδεκτών μέσων που χρησιμοποιούνται για την υποβολή των συγκεντρωτικών καταστάσεων σε ψηφιακή μορφή για το ημερολογιακό έτος 1999, δηλαδή των συγκεντρωτικών καταστάσεων που θα υποβληθούν μέχρι 25 Μαϊου 2000. Συνημμένα κοινοποιούμε τους νέους αυτούς πίνακες με τις αντίστοιχες παρατηρήσεις.

3. Ως προς τις συγκεντρωτικές καταστάσεις οι οποίες θα υποβληθούν για το ημερολογιακό έτος 1998, σημειώνουμε ότι αυτές θα υποβληθούν με αναγραφή του οκταψήφιου ΑΦΜ των προσώπων που περιλαμβάνονται σ` αυτές, δηλαδή δεν επέρχεται καμία μεταβολή.

Ειδικά, όμως, για την υποβολή των συγκεντρωτικών καταστάσεων σε μαγνητικά μέσα, λαμβάνοντας υπόψη ότι αρκετές επιχειρήσεις μετέβαλαν το συγκεκριμένο αρχείο από οκτώ σε εννέα ψηφία και για το 1998 γίνεται δεκτό να υποβάλουν τις συγκεντρωτικές καταστάσεις με αναγραφή του ΑΦΜ με εννέα ψηφία, με την προϋπόθεση ότι θα ακολουθήσουν στο σύνολό του τον πίνακα των χαρακτηριστικών των αποδεκτών μαγνητικών μέσων που κοινοποιούνται με την παρούσα εγκύκλιο για το 1999 και εφεξής.

4. Τονίζεται ότι στην ετικέτα των μαγνητικών μέσων πρέπει να σημειώνεται η επωνυμία του επιτηδευματία που υποβάλλει τις συγκεντρωτικές καταστάσεις, ο ΑΦΜ του, το έτος και, ειδικά για τις καταστάσεις του 1998, ιδιαίτερη σημείωση όταν έχουν ακολουθηθεί τα χαρακτηριστικά των αποδεκτών μέσων για το 1999.

5. Ο ΑΦΜ του υπόχρεου για την υποβολή των συγκεντρωτικών καταστάσεων που δεν υποβάλλονται σε μαγνητική μορφή, όπως ορίζεται από το άρθρο 20, παρ. 3 των ΚΒΣ, τίθεται εντύπως ή με σφραγίδα, για την αποφυγή λανθασμένης αναγραφής του. Εχει γίνει δεκτό ότι μπορεί να τίθεται ο ΑΦΜ είτε με ιδιαίτερη σφραγίδα, είτε με την επαγγελματική σφραγίδα, από την οποία να διαβάζεται με ευχέρεια ο ΑΦΜ του υπόχρεου. Επίσης, έχει γίνει δεκτό ότι δεν επιβάλλεται πρόστιμο για χειρόγραφη αναγραφή του ΑΦΜ, πρέπει όμως οι υπάλληλοι που παραλαμβάνουν τις συγκεντρωτικές καταστάσεις να ζητούν να τίθεται η επαγγελματική σφραγίδα, εκτός των ειδικών περιπτώσεων μικροεπιτηδευματιών οι οποίοι στερούνται επαγγελματικής σφραγίδας, όπου όμως πρέπει να επιβεβαιώνεται η ορθή αναγραφή του ΑΦΜ.

Προς απλοποίηση, διευκρινίζεται ότι, στην περίπτωση που τίθεται παλαιά επαγγελματική σφραγίδα με οκτώ ψηφία, να συμπληρώνεται χειρόγραφα στην αρχή του ΑΦΜ το ψηφίο μηδέν (0).

6. Οι επιτηδευματίες με βιβλία Γ` κατηγορίας που ενημερώνουν τα βιβλία τους μηχανογραφικά, υποβάλλουν υποχρεωτικά τις συγκεντρωτικές καταστάσεις σε δισκέτες και λοιπά ηλεκτρομαγνητικά μέσα. Επίσης, μπορούν να υποβάλουν τις συγκεντρωτικές καταστάσεις σε δισκέτες, εφόσον το επιθυμούν και οι λοιποί επιτηδευματίες.

Στην περίπτωση αυτή, οι πιο πάνω επιτηδευματίες έχουν υποχρέωση, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 23, παρ. 1γ` του ΚΒΣ, να διαφυλάσσουν τα ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης των συγκεντρωτικών καταστάσεων μέχρι την εκτύπωση των δεδομένων τους ή, εάν δεν εκτυπωθούν, για όσο χρόνο φυλάσσονται τα φορολογικά στοιχεία, όπως ορίζεται στο άρθρο 21 του ΚΒΣ.

Αυτονόητο είναι ότι οι επιτηδευματίες αυτοί έχουν υποχρέωση να θέτουν στη διάθεση του φορολογικού ελέγχου τα αρχεία των καταστάσεων αυτών, όπως και τα λοιπά βιβλία και στοιχεία.

Επειδή πολλές φορές δημιουργούνται πρακτικά προβλήματα στους επιτηδευματίες αυτούς, για την επίδειξη των παλαιών αρχείων, σκόπιμο είναι, με την υποβολή των καταστάσεων σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα, να εκτυπώνεται ένα αντίτυπο το οποίο να αρχειοθετείται, για να τίθεται στη διάθεση των ελεγκτικών οργάνων ή και του ΚΕΠΥΟ, σε περίπτωση που τα υποβληθέντα ηλεκτρομαγνητικά μέσα κατέστησαν μη αναγνώσιμα.

7. Τέλος, για την υποβολή των ισοζυγίων από επιχειρήσεις με βιβλία Γ` κατηγορίας, ο ΑΦΜ του υπόχρεου θα αναγράφεται με εννέα ψηφία, κατά τα οριζόμενα στην παρ. 5 του παρόντος.