ΥΠΟΙΚ 1016070/196/Δ0006/ΠΟΛ.1044/12.2.1999 Παροχή οδηγιών για την ομαλή και απρόσκοπτη λειτουργία του συστήματος έκδοσης από τις ΔΟΥ Αποδεικτικών Φορολογικής Ενημερότητας, ύστερα από τηλεφωνικές αιτήσεις πολιτών (με τη διαδικασία των διατάξεων του άρθρου 22 του Ν.2539/1997) και παρακολούθηση της ροής των σχετικών διαδικασιών αυτού

1. Σε συνέχεια της υπ` αριθ. 1025954/682/0006Γ/ΠΟΛ.1121/28.11.1998 εγκυκλίου, με την οποία σας δόθηκαν σχετικές οδηγίες για την εφαρμογή του συστήματος της έκδοσης Αποδεικτικών Φορολογικής Ενημερότητας, ύστερα από τηλεφωνικές αιτήσεις πολιτών (μέσω του Τηλ. 1502), σας κοινοποιούμε για ενημέρωσή σας το υπ` αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ.29/ΟΙΚ.1367/21.1.1999 έγγραφο του Υπουργείου Εσωτερικών Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, με το οποίο επισημαίνονται οι αναγκαίες ενέργειές σας για την ομαλή και απρόσκοπτη λειτουργία του παραπάνω συστήματος και την αντιμετώπιση των τυχόν δυσλειτουργιών που δυσχεραίνουν την αποτελεσματικότητά του και παρακαλούμε:

α) Να μεριμνήσετε όπως το Fax που υπάρχει σε κάθε ΔΟΥ να είναι διαθέσιμο ολόκληρο το εικοσιτετράωρο, για τη λήψη των παραπάνω τηλεφωνικών αιτήσεων, δεδομένου ότι η Υπηρεσία του ΟΤΕ (Τηλ. 1502) εξυπηρέτησης των πολιτών διαθέτει αυτοματοποιημένο ηλεκτρονικό σύστημα που διαβιβάζει τηλεφωνικές αιτήσεις και μετά το πέρας της εργασίας των Υπηρεσιών σας.

β) Να φροντίζετε για την εξασφάλιση της καλής λειτουργίας του Fax, με την απαραίτητη τροφοδοσία του σε χαρτί και μελάνι. Σε περίπτωση βλάβης της συσκευής Fax, να ειδοποιείτε σχετικά την παραπάνω Υπηρεσία του ΟΤΕ (1502), στα τηλέφωνα 82.10.698 και 88.39.019, προκειμένου να διευθετηθεί το ζήτημα της διαβίβασης των τηλεφωνικών αιτήσεων των πολιτών.

γ) Να συμπληρώνετε και αποστέλλετε στη Διεύθυνση Σχέσεων Κράτους - πολίτη του Υπουργείου Εσωτερικών Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης (οδός Βασ. Σοφίας 15, 106 74, Αθήνα), ανά τρίμηνο, τον ειδικό γραμμογραφημένο πίνακα (υπόδειγμα του οποίου σας επισυνάπτουμε, επίσης, στο παρόν), με τα στοιχεία κίνησης των εισερχόμενων στην Υπηρεσία σας τηλεφωνικών αιτήσεων και των αντίστοιχων εξερχόμενων Αποδεικτικών Φορολογικής Ενημερότητας. Τα στοιχεία του παραπάνω πίνακα θα βοηθήσουν στην παρακολούθηση της ροής της διαδικασίας και στον εντοπισμό των προβλημάτων λειτουργίας του συστήματος, για τη βελτίωση αυτού.

2. Το Υπουργείο Εσωτερικών Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, στο οποίο κοινοποιείται το παρόν, πληροφορούμε ότι, όπως διαπιστώσαμε (έπειτα από σχετική έρευνά μας), δεν υφίσταται ανάγκη εγκατάστασης και λειτουργίας δεύτερης συσκευής Fax σε κάθε ΔΟΥ, για την αποκλειστική εξυπηρέτηση του συστήματος των τηλεφωνικών αιτήσεων πολιτών, καθόσον ο όγκος των εισερχόμενων αιτήσεων ανά ημέρα σε κάθε ΔΟΥ είναι πολύ μικρός.

Τηλεφωνικές αιτήσεις

ΔΙΣΚΠΟ/Φ.29/ΟΙΚ.1367/21.1.1999

Από τις 2.2.1998 ξεκίνησε και λειτουργεί με επιτυχία στη χώρα μας, σε πανελλαδικό επίπεδο, το μέτρο των τηλεφωνικών αιτήσεων των πολιτών. Το μέτρο αυτό θεσμοθετήθηκε με την παρ. 1 του άρθρου 22 του Ν.2539/ 4.12.1997 (ΦΕΚ 244/Α`).

Μέχρι σήμερα και χωρίς να παύσουν να ισχύουν οι άλλες διαδικασίες έκδοσης, εκδίδονται με τη διαδικασία της τηλεφωνικής αίτησης πιστοποιητικά που εκδίδουν οι Δήμοι, τα Στρατολογικά Γραφεία, οι ΔΟΥ, οι Υπηρεσίες Ποινικού Μητρώου, οι Υπηρεσίες έκδοσης διαβατηρίων των Νομαρχιακών Αυτοδιοικήσεων, το ΤΣΜΕΔΕ και τα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της χώρας.

Σημαντικό ρόλο στη λειτουργία του συστήματος έχει η λειτουργία του Fax κάθε Υπηρεσίας. Μετά την καταγραφή της τηλεφωνικής αίτησης από την Υπηρεσία εξυπηρέτησης πολιτών (1502) του ΟΤΕ, που δέχεται κλήσεις από όλη τη χώρα, είναι προφανώς απαραίτητη η ανοιχτή γραμμή Fax, προκειμένου να διαβιβασθεί η τηλεφωνική αίτηση στην αρμόδια Υπηρεσία. Αν η λειτουργία του Fax είναι προβληματική, δημιουργείται σοβαρή δυσλειτουργία στην αποστολή των τηλεφωνικών αιτήσεων από την Υπηρεσία του 1502, που επιβαρύνει άμεσα την αποτελεσματικότητα του μέτρου.

Η τηλεφωνική αίτηση για την έκδοση ενός πιστοποιητικού διαφέρει στον τρόπο διεκπεραίωσής της, αλλά έχει την ίδια ισχύ και σημασία για τη διοικητική διαδικασία. Ετσι, η προθεσμία διεκπεραίωσής της είναι ίδια με την προθεσμία που ισχύει για τις προθεσμίες διεκπεραίωσης των αιτήσεων των πολιτών για πιστοποιητικά.

Για τους λόγους αυτούς, επισημαίνουμε τα εξής:

α) Οι αρμόδιες Υπηρεσίες πρέπει να έχουν μόνιμα διαθέσιμο ένα Fax για τη λήψη των τηλεφωνικών αιτήσεων, το οποίο είναι σκόπιμο να λειτουργεί ολόκληρο το εικοσιτετράωρο, δεδομένου ότι η Υπηρεσία του 1502, διαθέτοντας αυτοματοποιημένο ηλεκτρονικό σύστημα, διαβιβάζει τηλεφωνικές αιτήσεις και τις ώρες που δεν λειτουργούν οι Δημόσιες Υπηρεσίες.

β) Οπως γίνεται αντιληπτό, πρέπει να υπάρχει επιμέλεια καλής λειτουργίας του Fax (τροφοδοσία του σε χαρτί και μελάνι). Εφόσον η συσκευή Fax παρουσιάσει βλάβη, θα πρέπει να ειδοποιηθεί η Υπηρεσία του 1502, προκειμένου να διευθετηθεί το ζήτημα διαβίβασης των τηλεφωνικών αιτήσεων και να μην μεταβιβαστεί η δυσλειτουργία στους πολίτες που ζητούν να εξυπηρετηθούν από το μέτρο της τηλεφωνικής αίτησης.

γ) Είναι απαραίτητο να υπάρχει επικοινωνία με την Υπηρεσία του 1502 στα τηλέφωνα 82.10.698 και 88.39.019, προκειμένου να αποφεύγονται προβλήματα και δυσλειτουργίες στη διεκπεραίωση των τηλεφωνικών αιτήσεων, δεδομένου ότι οι πολίτες επιλέγουν αυτή τη διαδικασία για διευκόλυνσή τους και πληρώνουν ειδικά για τη χρήση αυτής της Υπηρεσίας.

δ) Μετά την αναπροσαρμογή των Τιμολογίων ΟΤΕ και ΕΛΤΑ, το κόστος της τηλεφωνικής αίτησης, το οποίο χρεώνεται στο λογαριασμό τηλεφώνου του ενδιαφερόμενου, θα ανέρχεται στις 500 δρχ. και το κόστος της συστημένης επιστολής ανέρχεται στις 500 δρχ.

ε) Παρακαλούμε να αποστέλλετε συμπληρωμένο στην Υπηρεσία μας, ανά τρίμηνο, το υπόδειγμα πίνακα που επισυνάπτεται και αφορά την κίνηση των εισερχόμενων τηλεφωνικών αιτήσεων και αντίστοιχα εξερχόμενων πιστοποιητικών. Ο πίνακας αυτός θα μπορούσε να αποτελέσει ένα ξεχωριστό πρωτόκολλο των τηλεφωνικών αιτήσεων και θα χρησιμεύσει στην παρακολούθηση της ροής της διαδικασίας, τόσο από την Υπηρεσία μας, όσο και από την Υπηρεσία σας, με στόχο τον εντοπισμό προβλημάτων για τη βελτίωση του όλου συστήματος.

Παρακαλούνται οι αποδέκτες του Παραρτήματος Α` του πίνακα αποδεκτών, να μεριμνήσουν για την ενημέρωση των Περιφερειακών Υπηρεσιών του Φορέα τους, αποστέλλοντάς τους το παρόν έγγραφο.