Θέμα: «Εκκαθάριση αρχείων των υπηρεσιών της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων (Α.Α.Δ.Ε.)»

1.- Όπως επανειλημμένων σας έχουμε γνωρίσει, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 9 του π.δ. 162/1979 (Α'42) «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών» και του άρθρου 6 του π.δ. 276/ 2000 (α'226) «Εκκαθάριση αρχείων των Υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών», εντός του πρώτου τριμήνου κάθε έτους, όλες οι Υπηρεσίες οφείλουν να επιμελούνται την εκκαθάριση των αρχείων τους, από τα έγγραφα και τα λοιπά στοιχεία αδιαβάθμητου υλικού , των οποίων έχει παρέλθει ο χρόνος διατήρησής τους, κατά τα οριζόμενα στις κείμενες διατάξεις και με την επιφύλαξη των οριζομένων στις διατάξεις του άρθρου 7 του π.δ. 276/2000 «Εκκαθάριση παλαιών αρχείων παραγεγραμμένων υποθέσεων και τυχόν ειδικών διατάξεων. Η ανάγκη ετήσιας εκκαθάρισης των αρχείων καθίσταται άκρως απαραίτητη και επιτακτική για τη διευκόλυνση του έργου των υπαλλήλων, τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας των υπηρεσιών, την τήρηση των κανόνων υγιεινής και ασφάλειας, την καλύτερη αξιοποίηση των χώρων εργασίας και κατ’ επέκταση τη μείωση του κόστους μίσθωσης περιττών χώρων.

2.- Σε εφαρμογή των ανωτέρω παρακαλούμε, σε περίπτωση που δεν έχετε ήδη προβεί στις σχετικές ενέργειες , όπως οφείλατε, μέχρι την 31/03/2017, να μεριμνήσετε για την ετήσια εκκαθάριση των αρχείων των υπηρεσιών σας, σύμφωνα με τις προαναφερθείσες διατάξεις. Οι διαδικασίες εκκαθάρισης παρακαλούμε να έχουν ολοκληρωθεί το αργότερο μέχρι την Παρασκευή, 22/09/2017 και στη συνέχεια να ενημερώσετε εγγράφως τη Διεύθυνση Οργάνωσης, μέχρι την Παρασκευή 29/09/2017, στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου k.avloniti@aade.gr ή στο ΦΑΞ 210 32 30 829. Οι Δ.Ο.Υ., τα Τελωνεία, οι Χημικές Υπηρεσίες και οι Υ.Ε.Δ.Δ.Ε. να ενημερώσουν, επίσης και τους Προϊσταμένους των Φορολογικών Περιφερειών, των Τελωνειακών Περιφερειών, το Τμήμα Β' - Σχεδιασμού και Ποιότητας της Διεύθυνσης Σχεδιασμού και Υποστήριξης Εργαστηρίων της Γενικής Διεύθυνσης Γ.Χ.Κ. και τη Διεύθυνση Προγραμματισμού και Αξιολόγησης Ελέγχων και Ερευνών (ΔΙ.Π.Α.Ε.Ε.), αντίστοιχα, αποστέλλοντας σε κάθε περίπτωση συμπληρωμένο τον επισυναπτόμενο Πίνακα Β', με τίτλο: «ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΕΤΗΣΙΑΣ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ ΑΡΧΕΙΟΥ».

3.- Ι. Σχετικά με τη διαδικασία εκκαθάρισης υπενθυμίζεται ότι :

α) Για την εκκαθάριση των αρχείων που αφορούν σε γενικά θέματα κοινά για όλες τις Δημόσιες Υπηρεσίες, ισχύουν οι διατάξεις του π.δ. 162/1979 (Α'42) «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών», όπως τροποποιήθηκε με τις διατάξεις του π.δ. 87/1981 (Α'27) «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των δημοσίων υπηρεσιών και Ν.Π.Δ.Δ.» και για τα θέματα που αφορούν ειδικότερα στην Α.Α.Δ.Ε. ισχύει, κατά το μέρος που την αφορά, το π.δ. 276/ 2000 (Α'226) «Εκκαθάριση των αρχείων του Υπουργείου Οικονομικών», σε συνδυασμό με τις διατάξεις της παρ. 1 του άρθρου 2 και των παρ. 2 έως 5 του άρθρου 41 του ν. 4389/2016 (Α'94).

β) Για τα θέματα που αφορούν στη δημιουργία και τήρηση ηλεκτρονικών αρχείων ισχύουν οι διατάξεις του π.δ. 25/2014 (Α'44) «Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση εγγράφων».

γ) Στις διατάξεις του άρθρου 4 του π.δ. 276/2000 (Α'226), ορίζεται, μεταξύ άλλων, ότι ο Προϊστάμενος κάθε Διεύθυνσης ή Υπηρεσίας ορίζει έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από κάθε Τμήμα, για την εκκαθάριση του άχρηστου προσωρινού αρχειακού υλικού (εγγράφων και λοιπών στοιχείων). Ο/Οι παραπάνω υπάλληλος/οι, αφού εξετάσει/σουν τους φακέλους του αρχείου, αποχωρίζει/ζουν τα έγγραφα και τα λοιπά στοιχεία, τα οποία πρέπει κατά την κρίση του/τους, να καταστραφούν και καταγράφει/φουν σε κατάσταση, τον αριθμό πρωτοκόλλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά στο έγγραφο.

δ) Σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου 2 του άρθρου 7 του π.δ. 162/1979 και των παραγράφων 2 και 3 του άρθρου 5 του π.δ. 276/2000, αντίστοιχα, ύστερα από την εκκαθάριση των αρχείων, καλούνται με έγγραφο «επί αποδείξει» τα Γενικά Αρχεία του Κράτους (Γ.Α.Κ.), προκειμένου να επιλέξουν εντός τακτής προθεσμίας, όχι μικρότερης των εννέα (9) μηνών για τις υπηρεσίες του Νομού Αττικής και του ενός (1) έτους για τις υπηρεσίες των λοιπών νομών, από το προς καταστροφή υλικό, τα τυχόν ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα.

ε) Ύστερα από την επιλογή από τα Γ.Α.Κ. των ιστορικής σημασίας εγγράφων ή από την παρέλευση άπρακτης της τεθείσας προθεσμίας, για την παράδοση του προς καταστροφή υλικού, διαδικασία που δεν μπορεί να παραληφθεί, να απευθύνονται υποχρεωτικά:

αα) στη Διεύθυνση Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού (ΔΙ.Δ.Δ.Υ.) της Γενικής Διεύθυνσης Τελωνείων και Ειδικών Φόρων Κατανάλωσης (Ε.Φ.Κ.) της Α.Α.Δ.Ε., οι υπηρεσίες που εδρεύουν στους νομούς της κατά τόπον αρμοδιότητά της, σύμφωνα με τις διατάξεις της υποπαραγράφου α' της παραγράφου 3 του άρθρου 48 της αριθ. Δ.ΟΡΓ.Α 1036960/10-03-2017 (Β' 968 και 1238) απόφασης του Διοικητή της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων «Οργανισμός Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων (Α.Α.Δ.Ε.)», ββ) στα Τελωνεία Α' Εισαγωγών - Εξαγωγών Θεσσαλονίκης ή Πατρών ή Λάρισας, κατά περίπτωση, οι υπηρεσίες που εδρεύουν στους νομούς της χωρικής αρμοδιότητάς τους, για την άσκηση των αρμοδιοτήτων των Τμημάτων «Διαχείρισης Δημοσίου Υλικού, όπως καθορίζεται στις διατάξεις της υποπαραγράφου (γ) της παραγράφου 6 του άρθρου 49 της ίδιας ως άνω απόφασης.

στ) Κατά τα λοιπά εφαρμόζονται οι διατάξεις των ανωτέρω προεδρικών διαταγμάτων.

ΙΙ. Για διευκόλυνσή σας επισυνάπτεται ο «Πίνακας Α'» στον οποίο περιλαμβάνονται οι ανωτέρω αναφερόμενες υπηρεσίες, για την παραλαβή του προς καταστροφή υλικού από την εκκαθάριση των αρχείων, με τους αντίστοιχους νομούς που ασκούν την αρμοδιότητά τους, καθώς και σχετικά στοιχεία επικοινωνίας με αυτές.

4.- Επειδή παρατηρείται ότι πολλές υπηρεσίες δεν τηρούν, για διάφορους λόγους, την υποχρέωσή τους για την εκκαθάριση των αρχείων τους, παρά τις επανειλημμένες οδηγίες και οχλήσεις, παρακαλούνται οι Προϊστάμενοι:

α) της Γενικής Διεύθυνσης Γ.Χ.Κ.,

β) των Φορολογικών Περιφερειών της Γενικής Διεύθυνσης Φορολογικής Διοίκησης,

γ) των Τελωνειακών Περιφερειών της Γενικής Διεύθυνσης Τελωνείων και Ειδικών Φόρων Κατανάλωσης (Ε.Φ.Κ.) και

δ) της Διεύθυνσης Προγραμματισμού και Αξιολόγησης Ελέγχων και Ερευνών (ΔΙ.Π.Α.Ε.Ε.) να εποπτεύσουν, να συντονίσουν και να παρακολουθήσουν την πορεία και την ολοκλήρωση της διαδικασίας εκκαθάρισης των αρχείων των Υπηρεσιών αρμοδιότητάς τους.

Επίσης, επισημαίνεται ότι σε κάθε περίπτωση που υπηρεσίες της Α.Α.Δ.Ε. πρόκειται να μεταστεγαστούν είναι απαραίτητο να προηγείται η εκκαθάριση του αρχείου τους πριν από τη μεταστέγασή τους, προκειμένου να αποφευχθούν άσκοπα έξοδα μεταφοράς περιττού αρχείου, ώστε να επιτευχθεί εξοικονόμηση πόρων, καθώς και η ορθολογικότερη διαχείριση των εργασιακών χώρων.

5.- Προκειμένου να αποφευχθούν τυχόν δυσλειτουργίες στην ομαλή λειτουργία των υπηρεσιών της Α.Α.Δ.Ε. από την απασχόληση των υπαλλήλων με την εκκαθάριση των αρχείων τους, η οποία καθίσταται άκρως επιτακτική, λαμβανομένης υπόψη της έλλειψης του προσωπικού και του φόρτου της καθημερινής εργασίας, οι Προϊστάμενοι των Γενικών Διευθύνσεων και των Αυτοτελών Υπηρεσιών της Α.Α.Δ.Ε. παρακαλούνται να μεριμνήσουν για την κατά το δυνατόν παροχή κινήτρων στο προσωπικό, ώστε να ολοκληρωθούν έγκαιρα οι εργασίες της εκκαθάρισης των αρχείων των υπηρεσιών, γεγονός που θα συμβάλει, όπως προαναφέρθηκε, στη βελτίωση της τήρηση των κανόνων υγιεινής και ασφάλειας, των συνθηκών εργασίας και της εμφάνισης του εργασιακού περιβάλλοντος, στην εξοικονόμηση χώρων και κατ' επέκταση στην εξοικονόμηση πόρων από τον περιορισμό των μισθωμάτων.

Για διευκόλυνσή σας, το παρόν έγγραφο, είναι καταχωρημένο στην Ηλεκτρονική Βιβλιοθήκη της Α.Α.Δ.Ε., στη διαδρομή: www.aade.gr - Ηλεκτρονική Βιβλιοθήκη - Θέματα Διοικητικά/Οργανωτικά/Στρατηγικού Σχεδιασμού & Οικονομικής Διοίκησης - Οργάνωση Υπηρεσιών - Εγκύκλιος - 2017, (http://www.publicrevenue.gr/elib/navigation?thematic=argupy&type=egk&year=2017).

Τέλος, σας γνωρίζουμε ότι τα στελέχη του Τμήματος Γ'- Ανάλυσης Πολιτικής της Παραγωγικότητας της Διεύθυνσης Οργάνωσης της Γενικής Διεύθυνσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Ανθρώπινου Δυναμικού είναι στη διάθεσή σας, για τυχόν περαιτέρω διευκρινίσεις.

ΜΕ ΕΝΤΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΤΗ
Ο ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ
ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
ΚΑΙ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ
ΝΙΚΟΛΑΟΣ ΠΑΝΑΓΙΩΤΟΠΟΥΛΟΣ

ΠΙΝΑΚΑΣ Α'

ΠΙΝΑΚΑΣ Β'