YΠOIK 1083657/ΠOΛ. 1226/1993: Αντιμετώπιση ορισμένων θεμάτων που ανακύπτουν κατά την τήρηση βιβλίων τρίτης κατηγορίας (σελίδα 633).

Με αφορμή σχετικά ερωτήματα ενδιαφερομένων επιχειρήσεων και φορέων, λόγω γενικότερου ενδιαφέροντος διευκρινίζονται τα εξής:

I. Περιγραφή τίτλων λογαριασμών, τήρηση βιβλίων κωδικής αρίθμησης

Σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου 8 του άρθρου 18 του K.B.Σ. (π.δ. 186/1992 ΦEK 84 A`) επιτρέπεται η χρήση κωδικών αριθμών για τους τίτλους των λογαριασμών, εφόσον τηρείται θεωρημένο βιβλίο κωδικής αρίθμησης ή οι κωδικοί καταχωρούνται σε άλλο θεωρημένο βιβλίο.

2. Με την παράγραφο 18.7 της ερμηνευτικής εγκυκλίου του K.B.Σ. (Εγκ. 3/1992, 1118148/936/1992), έγινε δεκτό ότι δεν απαιτείται η τήρηση βιβλίου κωδικής αρίθμησης για τους κωδικούς αριθμούς των λογαριασμών για την τήρηση των βιβλίων με βάση το Γ.Λ.Σ. Δηλαδή, δεν απαιτείται η τήρηση βιβλίου κωδικής αρίθμησης για τους λογαριασμούς των οποίων οι τίτλοι εμφανίζονται στο σχέδιο λογαριασμών του Γ.Λ.Σ. (π.δ. 1123/1980). Το αυτό ισχύει και για τους λογαριασμούς (κωδικούς) που χορηγούνται από το κατά νόμο αρμόδιο όργανο (E.Σ.Y.Λ.).

Ενόψει των ανωτέρω και σύμφωνα με την Γνωμ. 151/1993 του Εθνικού Συμβουλίου Λογιστικής (E.Σ.Y.Λ.) μπορεί στο ημερολόγιο να εμφανίζονται μόνο οι αναλυτικοί λογαριασμοί της τελευταίας βαθμίδας και οι εγγραφές τους, που θα περιλαμβάνουν τα δεδομένα που προβλέπονται από την παρ. 1.103 (περ. 1-3) του Γ.Λ.Σ. με την προϋπόθεση ότι θα καταχωρούνται πλήρως οι κωδικοί και οι τίτλοι των αναλυτικών λογαριασμών ώστε να προσδιορίζονται οι λογαριασμοί των προηγούμενων βαθμίδων (πρωτοβάθμιοι, δευτεροβάθμιοι), των οποίων η καταχώρηση το Hμερολόγιο μπορεί να παραλείπεται.

Διευκρινίζεται ότι, αντί της πλήρους καταχώρισης των τίτλων των αναλυτικών λογαριασμών της τελευταίας βαθμίδας μπορεί να καταχωρούνται πλήρως μόνο οι κωδικοί, με την προϋπόθεση ότι θα τηρείται θεωρημένο βιβλίο κωδικής αρίθμησης κατά το ανωτέρω, στο οποίο απέναντι από κάθε κωδικό, αναγράφεται ο τίτλος του λογαριασμού.

II. Ενημέρωση λογαριασμών τελευταίας βαθμίδας (αναλυτικών) και προηγυομένων βαθμίδων (περιληπτικών) - τρόπος τήρησης καθολικών

1. Σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου 1 του άρθρου 7 του K.B.Σ., ο επιτηδευματίας της τρίτης κατηγορίας τηρεί τα βιβλία του κατά τη διπλογραφική μέθοδο με οποιοδήποτε λογιστικό σύστημα, σύμφωνα με τις γενικά παραδεκτές αρχές της λογιστικής.

2. H ενημέρωση των λογαριασμών της τελευταίας βαθμίδας (αναλυτικών) γίνεται με αναλυτική καταχώριση (ανά παραστατικό), σύμφωνα με τα ειδικότερα οριζόμενα στην παρ. 1.103 του Γ.Λ.Σ. (περίπτ. 1-3) και στις διατάξεις του άρθρου 18 το K.B.Σ.

3. Ενόψει των ανωτέρω και σύμφωνα με την περιπτ. 4 της παρ. 1.103 του Γ.Λ.Σ. η ενημέρωση των περιληπτικών λογαριασμών, δηλαδή των λογαριασμών των προηγουμένων βαθμίδων (π.χ. πρωτοβάθμιων και δευτεροβάθμιων στην περίπτωση που η τελευταία βαθμίδα είναι οι τριτοβάθμιοι), μπορεί να γίνεται μόνο με τη συνολική κίνηση της χρεώσεως και της πιστώσεως των λογαριασμών τους, της τελευταίας βαθμίδας, με την προϋπόθεση ότι η ενημέρωση θα γίνεται με οποιονδήποτε τρόπο τουλάχιστον σε μηνιαία βάση.

Για τους παραπάνω περιληπτικούς λογαριασμούς είναι απαραίτητη η τήρηση καθολικών, τα οποία θα ενημερώνονται εντός των προβλεπομένων προθεσμιών των άρθρων 17 και 24 του KBΣ και θα φυλάσσονται σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 21 του ίδιου κώδικα.

III. Τήρηση γεν. καθολικού πρωτοβάθμιων λογαριασμών Αναλυτικής Λογιστικής (Λογ. 90-99).

1. Oι πρωτοβάθμιοι λογαριασμοί 90-99 ενημερώνονται σύμφωνα με τα ειδικότερα οριζόμενα στην παρ. 5.210 περίπτ. 3 του Γ.Λ.Σ. Σχετικά με τους παραπάνω λογαριασμούς, καθόσον αφορά στην τήρηση γενικού καθολικού για τους λογαριασμούς αυτούς διευκρινίζεται ότι οι σχετικές διατάξεις του KBΣ (θεώρηση, τήρηση, φύλαξη κ.λ.π.) έχουν ανάλογη εφαρμογή, όπως και για τους λοιπούς πρωτοβάθμιους λογαριασμούς.

καθόσον αφορά στο χρόνο ενημέρωσης των λογαριασμών αυτών, σύμφωνα με την αριθμ. 1389/1990 Γνωμ. του EΣYΛ (Εγκ. YΠ. Oικ. 1033737 / 232 / 0015 / ΠOΛ. 1155/5.3.1993) μπορεί να γίνεται τουλάχιστον στο τέλος της χρήσης.

I.V. κωδικοποίηση των μερίδων του βιβλίου αποθήκης

1. Σε περίπτωση που δεν υπάρχει υποχρέωση τήρησης αναλυτικής λογιστικής (ομάδα 9) το βιβλίο αποθήκης μπορεί να τηρείται εξωλογιστικά, σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις του άρθρου 8 του KBΣ. Πέρα από την πλήρη περιγραφή του είδους, η κωδικοποίηση μπορεί να γίνεται σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης, με πρόταξη στον χρησιμοποιούμενο κωδικό του κωδικού αριθμού του πρωτοβάθμιου λογαριασμού (20-28), του οποίου η μερίδα αποθήκης αποτελεί τελευταίο όριο ανάλυσης.

2. Τέλος, σε περίπτωση υποχρεωτικής τήρησης και της αναλυτικής λογιστικής (ομάδα 9), τότε οι μερίδες αποθήκης τηρούνται στην αναλυτική λογιστική (λογαριασμός 94 'αποθέματα'), σύμφωνα με τα όσα ειδικότερα ορίζονται στην παράγραφο 5.215 του Γ.Λ.Σ. και στην εγκύκλιό μας 1033737/ 232/ΠOΛ. 1155/5.3.1993.