YΠOIK 1059586/ΠOΛ. 1163/1993 Αντιμετώπιση θεμάτων που ανακύπτουν κατά την τήρηση, του βιβλίου κίνησης πελατών (πόρτας της παραγρ. 5α` του άρθρου 10 του ΚΒΣ).

Αναφορικά με ορισμένα θέματα που ανακύπτουν κατά την τήρηση του βιβλίου κίνησης πελατών (πόρτας) της παραγράφου 5α` του άρθρου 10 του K.B.Σ. (π.δ. 186/1992) από τους εκμεταλλευτές ξενοδοχείων, ξενώνων κ.λπ., σας γνωρίζουμε τα εξής:

1. Σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου 5α` του άρθρου 10 του K.B.Σ., ο εκμεταλλευτής ξενοδοχείου, ξενώνα, επιπλωμένων διαμερισμάτων και οικιών, καθώς και ο εκμεταλλευτής κάμπινγκ, τηρεί βιβλίο κίνησης πελατών (πόρτας), στο οποίο καταχωρεί: α) το ονοματεπώνυμο του πελάτη, β) την ημερομηνία άφιξης και αναχώρησής του και γ) τον αριθμό του δωματίου. Επίσης, ο εκμεταλλευτής κάμπινγκ, ο οποίος από 1.7.1992 υποχρεώθηκε στην τήρηση του βιβλίου αυτού για πρώτη φορά, καταχωρεί και τον αριθμό των ατόμων που συνοδεύουν κάθε πελάτη, καθώς και το είδος του κατασκηνωτικού μέσου και του μεταφορικού μέσου.

Οπως ερμηνεύτηκαν οι διατάξεις αυτές (Εγκύκλ. 3/1992 παράγρ. 10.5.1.1), στις περιπτώσεις διαμονής πελατών κατ' εντολή τουριστικών γραφείων, τα οποία συμβάλλονται με τα ξενοδοχεία κ.λπ. και καταβάλλουν την αμοιβή, τότε το βιβλίο κίνησης πελατών (πόρτας) πρέπει να αναγράφεται, εκτός από το όνομα του πελάτη, και το όνομα ή η επωνυμία του τουριστικού γραφείου κατ' εντολή του οποίου διαμένει ο πελάτης.

Επειδή, στις περιπτώσεις άφιξης ομάδων πελατών (γκρουπ) για λογαριασμό τουριστικών γραφείων, πρακτορείων κ.λπ. παρουσιάζονται δυσχέρειες για την άμεση καταχώρηση στο βιβλίο πόρτας του ονοματεπώνυμου όλων των ατόμων της ομάδας (γκρουπ) λόγω του μεγάλου αριθμού τους, μπορεί να καταχωρείται στο βιβλίο αυτό μόνο το όνομα ή η επωνυμία του τουριστικού γραφείου ή του πρακτορείου, ο συνολικός αριθμός των ατόμων της ομάδας και οι αριθμοί των δωματίων, στα οποία θα μείνουν τα άτομα της ομάδας, με παράλληλη διατήρηση της ονομαστικής κατάστασης πελατών του τουριστικού γραφείου ή του πρακτορείου που συνοδεύει την ομάδα, η οποία θα επιδεικνύεται σε κάθε φορολογικό έλεγχο.

2. Στις περιπτώσεις μίσθωσης δωματίου ή δωματίων από οικογένειες, στο βιβλίο κίνησης πελατών (πόρτας) ως πελάτης θα καταχωρείται το όνομα του προσώπου με το οποίο συμβάλλεται ο επιτηδευματίας και οι αριθμοί των αντίστοιχων δωματίων, που μισθώνει χωρίς να υπάρχει υποχρέωση αναγραφής και των ονομάτων των λοιπών προσώπων της οικογένειας που συνοδεύουν τον αντισυμβαλλόμενο (πελάτη). Σκόπιμο όμως είναι στην περίπτωση αυτή, για την αποφυγή αμφισβητήσεων, να αναγράφεται και ο αριθμός των ατόμων που συνοδεύουν τον αντισυμβαλλόμενο (πελάτη). H απόδειξη παροχής υπηρεσιών θα εκδίδεται στο όνομα του αντισυμβαλλόμενου (πελάτη), ο οποίος και καταχωρήθηκε στο βιβλίο κίνησης πελατών (πόρτας).

3. Οσον αφορά το χρόνο εκτύπωσης του βιβλίου κίνησης πελατών (πόρτας), όταν αυτό τηρείται μηχανογραφικά, σύμφωνα με την πάγια διοικητική θέση (Εγκ. 1109640/761/0015/ΠOΛ. 1239/13.10.1989, Εγκ. 3/24.11.1992 παράγρ. 17.0) αλλά και από το συνδυασμό των διατάξεων των άρθρων 17 και 24, για το βιβλίο αυτό και για όλα τα βιβλία των ειδικών περιπτώσεων (πρόσθετα βιβλία) όταν τηρούνται μηχανογραφικά, δεν έχουν εφαρμογή οι διατάξεις του άρθρου 24 για το χρόνο ενημέρωσης-εκτύπωσης και πρέπει να ενημερώνονται (πληκτρολόγηση και εκτύπωση) εντός των προθεσμιών της παραγράφου 10 του άρθρου 17 του KBΣ.

Δηλαδή, στην περίπτωση αυτή, η πληκτρολόγηση και η εκτύπωση του βιβλίου κίνησης πελατών γίνεται άμεσα με την άφιξη του πελάτη.

H καταχώρηση μεταβολών κατά τη διάρκεια της διαμονής (αλλαγή δωματίου κ.λπ.), καθώς και της ημερομηνίας αναχώρησης επί μηχανογραφικής τήρησης του βιβλίου κίνησης πελατών, μπορεί να γίνεται είτε με νέα καταχώρηση με μνεία και της παλαιάς (αρχικής) καταχώρησης είτε με καταχώρηση σε ειδικό χώρο (στήλη κ.λπ.) του βιβλίου αυτού.