Ο υπόχρεος απεικόνισης συναλλαγών που τηρεί διπλογραφικά βιβλία τηρεί επίσης βιβλίο απογραφών στο οποίο μετά από καταμέ­τρηση καταγράφονται και αποτιμώνται όλα τα στοιχεία της επαγγελματικής του περιουσίας που κατέχει κατά τη λήξη της διαχειριστικής του περιόδου. Την ίδια υπο­χρέωση έχουν στο τέλος κάθε έτους και τα νομικά πρό­σωπα του άρθρου 101 του ν. 2238/1994 που έχουν τεθεί σε εκκαθάριση που διαρκεί πέραν του έτους. Για την αποτίμηση των στοιχείων της απογραφής εφαρμόζονται υποχρεωτικά οι κανόνες αποτίμησης του π.δ. 1123/1980.

Η ποσοτική καταχώριση των αποθεμάτων στο βι­βλίο απογραφών ή σε καταστάσεις επί τήρησης διπλογραφικών βιβλίων γίνεται μέχρι την 20ή ημέρα του μεθεπόμενου μήνα από τη λήξη της διαχειριστικής περιόδου, σύμφωνα με το άρθρο 4 § 12 περ. γ' του ΚΦΑΣ.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Με την εγκύκλιο ΠΟΛ. 1003/2015 (4.4.5) παρέχεται η δυνατότητα "οι ρυθμίσεις της παραγράφου 4 του άρθρου 4, όπως και της σχετικής παραγράφου 2 του άρθρου 6, να εφαρμοστούν και για τον προσδιορισμό της ποσότητας των αποθεμάτων της 31ης Δεκεμβρίου 2014". Στο άρθρο 6 παρ. 2 των ΕΛΠ αναφέρεται σχετικά ότι:  "Ο προσδιορισμός της ποσότητας αποθεμάτων, όπου συντρέχει περίπτωση, διενεργείται σε κατάλληλο χρόνο που διασφαλίζει την αξιοπιστία των δεδομένων σε σχέση με την ημερομηνία αναφοράς των χρηματοοικονομικών καταστάσεων της οντότητας."

Επομένως, βάσει των ανωτέρω, οι επιχειρήσεις έχουν τη δυνατότητα να προσδιορίσουν την ποσότητα των αποθεμάτων πριν την ημερομηνία αναφοράς των χρηματοοικονομικών καταστάσεων.

Τελικά, η ποσοτική ενημέρωση της απογραφής και η αποτίμηση μπορούν να καταχωρηθούν στον ίδιο χρόνο και όχι υποχρεωτικά η ποσοτική ενημέρωση  στις 20/2/15. Άρα  οι καταχωρήσεις μπορούν να γίνουν στο χρόνο σύνταξης των χρηματοοικονομικών καταστάσεων (Ισολογισμού κ.λπ.) και σε κάθε περίπτωση όχι πέραν του χρόνου υποβολής των δηλώσεων.