Στο βιβλίο απογραφών ή σε καταστάσεις απο­γραφής, που τηρούνται από τους υπόχρεους απεικόνισης συναλλαγών που εντάσσονται στην τήρηση απλογραφικών βιβλίων, καταχωρούνται τα εμπορεύματα, τα προϊόντα, τα ημιέτοιμα, οι Α' και Β' ύλες, καθώς και τα υλικά συσκευασίας, τα οποία κατέχει ο υπόχρεος απεικόνι­σης συναλλαγών κατά τη λήξη της διαχειριστικής του περιόδου και βρίσκονται σε δικές του εγκαταστάσεις ή σε εγκαταστάσεις τρίτων.

Η καταχώρηση αυτή γίνεται με τον τρόπο που ορίζεται με τις διατάξεις της περί­πτωσης α' της υποπαραγράφου 10.2 της παραγράφου 10 του άρθρου 4 του ΚΦΑΣ.

Συγκεκριμένα, τα αποθέματα καταγράφονται στο βιβλίο ή σε καταστάσεις διακεκριμένα για κάθε αποθηκευτικό χώρο. Τα αποθέματα που βρίσκονται σε τρίτους καταχωρούνται ανά τρίτο χωρίς να απαιτείται καταχώρηση και κατά αποθηκευτικό χώρο τρίτου. Η καταχώρηση, η οποία περιλαμβάνει το είδος, τη μονάδα μέτρησης, την ποσότητα, την κατά μονάδα αξία, στην οποία αποτιμήθηκε κάθε είδος, καθώς και τη συνολική του αξία, γίνεται με μία εγγραφή για ολόκληρη την ποσότητα κάθε εί­δους αγαθού, για κάθε αποθηκευτικό χώρο.

Τα πιο πάνω αναφερόμενα αγαθά που βρίσκονται σε υποκατάστημα ή σε αποθηκευτικό χώρο καταχωρούνται διακεκριμένα στο βιβλίο απογραφών της έδρας και τα δεδομένα των αγαθών αυτών δίνονται άμεσα στον έλεγχο που διενεργείται στο υποκατάστημα ή στον αποθηκευτικό χώρο.

Σύμφωνα με το άρθρο 4 § 20 του ΚΦΑΣ, το βιβλίο απογραφών ενημερώνεται, με την ποσοτική καταχώρηση των αποθεμάτων, μέχρι την 20ή Φεβρουαρίου του επόμενου έτους, η δε αξία τίθεται μέχρι τον χρόνο της εμπρόθεσμης υποβολής, της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος.

Επισημαίνεται ότι, σύμφωνα με το άρθρο 68 του ΚΦΕ, η δήλωση φορολογίας εισοδήματος, για τα νομικά πρόσωπα και τις νομικές οντότητες, υποβάλλεται μέχρι και την τελευταία ημέρα του έκτου μήνα από το τέλος του φορολογικού έτους.