Επί τήρησης διπλογραφικών βιβλίων, σύμφωνα με το άρθρο 4 § 12 περ. α' του ΚΦΑΣ, η ενημέρωση του ή των ημερολογίων πραγματοποιείται μέχρι το τέλος του επόμε­νου μήνα από την έκδοση ή λήψη του κατά περίπτωση δικαιολογητικού.

Η προθεσμία αυτή δεν μπορεί να υπερβεί την εμπρόθεσμη υποβολή της δήλωσης Φ.Π.Α., ήτοι την 20η ημέρα του μήνα, εφόσον προκύπτει χρεωστικό υπόλοιπο ή την τελευταία ημέρα του μήνα, εφόσον προκύπτει μηδενικό ή πιστωτικό υπόλοιπο (Α.Υ.Ο. ΠΟΛ. 1267/2011, όπως ισχύει, μετά τις τροποποιήσεις της 1129/3-6-2013).

Στην ίδια προθεσμία ενημερώνεται το γενικό καθολικό και τα ανα­λυτικά καθολικά με εξαίρεση αυτά των ασφαλιστικών επιχειρήσεων τα οποία μπορεί να ενημερώνονται μέχρι την εικοστή (20ή) του μεθεπόμενου μήνα.

Επί ταμειακών πράξεων, η ενημέρωση των διπλογραφικών βιβλίων γίνεται από τη διενέργειά τους.

Σημειώνεται ότι, σύμφωνα με το άρθρο 4 § 15 του ΚΦΑΣ, οι συναλλαγές του υποκαταστήματος με εξηρτημένη λογιστική, αντί να καταχωρούνται σε ιδιαίτερα βιβλία ή καταστάσεις, καταχωρούνται στα βιβλία της έδρας και ειδικά οι αγορές, οι πωλήσεις και το ταμείο κάθε υποκαταστήματος παρακολουθούνται χωριστά από τα αντίστοιχα δεδομένα της έδρας ή άλλου υπο­καταστήματος και δίνεται άμεσα στον έλεγχο το υπό­λοιπο ταμείου κάθε υποκαταστήματος για το οποίο δεν τηρούνται βιβλία μέχρι την ημέρα που σύμφωνα με τις διατάξεις της περίπτωσης α' της παραγράφου 12 του άρθρου αυτού έπρεπε να έχει γίνει η ενημέρωση των ημερολογίων.

Σημειώνεται, επίσης, ότι, σύμφωνα με την Εγκ. ΚΦΑΣ ΠΟΛ. 1004/4-1-2013, ο λογαριασμός 94 ενημερώνεται με τα παραστατικά κατά ποσότητα και αξία για τις αγορές και τις πωλήσεις στον χρόνο ενημέρωσης των ημερολογίων δηλαδή μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα και όχι αργότερα από την προθεσμία υποβολής της δήλωσης Φ.Π.Α., ήτοι την 20η ημέρα του μήνα, εφόσον προκύπτει χρεωστικό υπόλοιπο ή την τελευταία ημέρα του μήνα, εφόσον προκύπτει μηδενικό ή πιστωτικό υπόλοιπο (Α.Υ.Ο. ΠΟΛ. 1267/2011, όπως ισχύει, μετά τις τροποποιήσεις της 1129/3-6-2013).

.