Θέμα: «Αυτεπάγγελτη αναζήτηση στο Μητρώο Πολιτών».

Κατ’ εφαρμογή του άρθρου 6 π.δ. 497/1991 (Α’ 180) για τα Δημοτολόγια της Χώρας και των άρθρων 40 και 43 ν. 344/1976 (Α’ 143) για το Ειδικό Ληξιαρχείο και για τα Προξενεία, περί της σύνταξης ή μεταγραφής ληξιαρχικών πράξεων που αφορούν σε γεγονότα αστικής κατάστασης Ελλήνων πολιτών εγγεγραμμένων κανονικά στα ισχύοντα Δημοτολόγια της Χώρας, δημιουργείται νέα λειτουργικότητα αυτεπάγγελτης αναζήτησης στοιχείων, μέσω του πληροφοριακού συστήματος «Μητρώο Πολιτών», που αφορούν σε ληξιαρχικές πράξεις, εγγραφές και πιστοποιητικά δημοτολογίου και αποφάσεις Δημάρχου. Η ως άνω νέα λειτουργικότητα καταργεί την υφιστάμενη και χρονοβόρα αναζήτηση ληξιαρχικών πράξεων, πιστοποιητικών δημοτολογίου και αποφάσεων Δημάρχου, η οποία γίνεται πλέον μέσω της οντότητας «πολίτης» στο οικείο υποσύστημα του Μητρώου Πολιτών.

Συγκεκριμένα, με ορισμένα στοιχεία αναζήτησης, ο αρμόδιος υπάλληλος έχει πρόσβαση στην καρτέλα του «πολίτη», όπου εμφανίζονται οι δημοτολογικές εγγραφές και οι ληξιαρχικές πράξεις που έχουν συνδεθεί με το συγκεκριμένο αριθμό αναγνώρισης (id) πολίτη.

Ειδικότερα, για την άντληση πιστοποιητικών δημοτολογίου, συμπεριλαμβανομένου του πιστοποιητικού εγγυτέρων συγγενών και αποφάσεων Δημάρχου, απαραίτητη προϋπόθεση είναι να έχει προηγηθεί η έκδοση και αποθήκευση του συγκεκριμένου πιστοποιητικού ή απόφασης. Σε διαφορετική περίπτωση, ο Δήμος ή το Προξενείο που εγείρει τη διαδικασία της αυτεπάγγελτης αναζήτησης δύναται να επικοινωνεί με τον Δήμο στον οποίο είναι εγγεγραμμένος ο πολίτης, προκειμένου να εκδώσει και να αποθηκεύσει το αιτούμενο πιστοποιητικό.

Επισημαίνεται ότι οι εκάστοτε υπεύθυνοι επεξεργασίας δεδομένων οφείλουν να λαμβάνουν όλα τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα και να τηρούν τις υποχρεώσεις τους σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 «για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ΕΚ» και το ν. 4624/2019 «Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, μέτρα εφαρμογής του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ενσωμάτωση στην εθνική νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/680» (Α’ 137). Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες οφείλουν να εφαρμόζουν το ως άνω νομοθετικό πλαίσιο και δεσμεύονται με αυξημένες υποχρεώσεις εμπιστευτικότητας και τήρησης απορρήτου. Η αυτεπάγγελτη αναζήτηση καταγράφεται στο πληροφοριακό σύστημα με όλες τις λεπτομέρειες, όπως τα στοιχεία του χρήστη, κινήσεις κ.ά., ενώ το Υπουργείο Εσωτερικών δύναται να προβαίνει σε δειγματοληπτικό έλεγχο.

Τέλος, σας ενημερώνουμε ότι το εγχειρίδιο οδηγιών για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση έχει αναρτηθεί στην ιστοσελίδα του Υπουργείου Εσωτερικών (Αστική & Δημοτική Κατάσταση -> Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα "Μητρώο Πολιτών" -> Εκπαιδευτικό Υλικό Μητρώου Πολιτών) και συγκεκριμένα στη διαδρομή https://www.ypes.gr/astiki-dimotikikatastasi/olokliromeno-pliroforiako-sistima-mitroo-politon/ekpaideytiko-yliko.

Παρακαλείσθε για την άμεση εφαρμογή της παρούσας.

Ο Γενικός Γραμματέας Εσωτερικών και Οργάνωσης

Μιχάλης Ι. Σταυριανουδάκης